S1
B2C: płatność online → FV automatem
Płatność potwierdzona → automat generuje FV B2C i ustawia status „FV – WYSTAWIONA”.
- B2C
- online
- automat
TL;DR
Automatyczne faktury B2B vs B2C w 9 zasadach
Cel nie jest „wystawić FV”. Cel jest: FV zgodna z segmentem i modelem płatności + minimum wyjątków.
Model
- B2B rozpoznajesz po NIP i spójnych danych firmy (nie tylko po treści „Firma”).
- B2C to domyślny przypadek: brak NIP lub NIP niepoprawny → nie generuj FV B2B.
- Najpierw segment (B2B/B2C), potem decyzja: FV po płatności vs FV po wysyłce vs FV z terminem.
- B2B z terminem nie może wpadać do statusu „OPŁACONE” tylko dlatego, że jest „zatwierdzone”.
- Pobranie (COD) to osobny scenariusz: FV po wysyłce albo po rozliczeniu — zależnie od Twojego modelu.
- Braki w danych (NIP, adres, nazwa) → status WERYFIKACJA FV (STOP).
- Terminy płatności w B2B ustawiasz regułą: np. 7/14/30 dni, lub zależnie od kontrahenta.
- Włącz KPI: % ręcznych FV, % FV w STOP, średni czas do FV, przyczyny błędów NIP.
- Operator nie „wystawia FV” — operator realizuje statusy, a FV robi automat.
Powiązane wdrożenia
Jeśli FV blokują wysyłkę lub masz ryzyka w płatnościach: podepnij to pod
blokady wysyłki i reguły ryzyka oraz
tagowanie zamówień (B2B/B2C/VIP/ryzyko).
Reguły
Logika rozróżniania B2B vs B2C: NIP, dane i kanał
Najbardziej niezawodny model to: NIP + komplet danych firmowych + reguła kanału. „Checkbox FV” bez walidacji zwykle kończy się STOP-em lub korektą.
B2B
Kiedy uznać zamówienie za B2B
reguła minimalna (bez ryzyka)
Warunki
- NIP obecny i ma poprawny format (min. długość / bez liter / bez „000…”).
- Nazwa firmy uzupełniona (nie „—”, nie „osoba prywatna”).
- Adres firmowy kompletny (miasto, kod, ulica).
✅
Efekt
Automat może bezpiecznie generować FV B2B bez ręcznej weryfikacji.
B2C
Kiedy traktować jako B2C
domyślny przypadek
Warunki
- Brak NIP lub NIP oczywiście błędny (np. za krótki, „123”, tekst w polu).
- Brak nazwy firmy lub dane wyglądają jak osoba prywatna.
- Kanał sprzedaży typowo B2C (np. marketplace), a brak twardych danych B2B.
⚠
Pułapka
Nie próbuj „domyślać” B2B bez NIP — to generuje błędne FV i korekty.
Praktyczna zasada
Jeśli nie możesz zwalidować B2B regułą (dane niepełne) — to nie jest B2B „na 70%”. To jest
WERYFIKACJA FV.
Mapa
Flow faktury: segment → płatność → dokument
Minimalny schemat, który da się utrzymać przy skali. Największa pułapka: mieszanie terminów B2B z płatnościami B2C.
Etap
Zdarzenie
Decyzja
Status docelowy
E1
Wejście zamówienia
Segmentuj: B2B/B2C + typ płatności
SEGMENT OK
E2
Płatność online (B2C/B2B)
FV po płatności (jeśli tak ustawiasz)
FV – WYSTAWIONA
E3
Przelew/termin (B2B)
FV z terminem (np. 14 dni) + rozrachunek
FV – TERMIN
X
Brak/błąd NIP, konflikt danych, nietypowa płatność
STOP: nie generuj FV
WERYFIKACJA FV (STOP)
Case
Scenariusze płatności: online, przelew, termin, pobranie
Każdy scenariusz musi kończyć się jasnym statusem: FV wystawiona / FV termin / STOP.
S2
B2B: przelew z góry → FV jak B2C, ale z danymi firmowymi
Jeśli B2B zapłacone online/przelewem z góry: FV może powstać po płatności — klucz to poprawne dane i NIP.
- B2B
- zapłacone
- NIP
S3
B2B: termin płatności (np. 14 dni)
Segment B2B + metoda „termin” → FV z terminem płatności + status „FV – TERMIN”. Pułapka: wrzucanie do „OPŁACONE” tylko dlatego, że zamówienie jest zaakceptowane.
- termin
- rozrachunki
- kontrola
S4
Pobranie (COD): B2C/B2B jako osobna reguła
COD powinno mieć własny status i logikę FV (po wysyłce albo po rozliczeniu). Pułapka: FV „zapomniane” przy dużym wolumenie pobrań.
- COD
- osobny
- flow
Automaty
Automaty w BaseLinkerze: minimalny zestaw, który rozdziela B2B/B2C
Najpierw tag/segment, potem automat faktury. Jeden automat na wyjątki (STOP) jest obowiązkowy.
A0
Automat segmentacji: ustaw tag B2B / B2C
Warunek: NIP + dane firmowe → tag „B2B”. W przeciwnym razie tag „B2C”. (Dodatkowo: kanał/źródło jako doprecyzowanie.)
- tag
- segment
- start
A1
B2C: „PŁATNOŚĆ POTWIERDZONA” → FV B2C
Warunki: tag „B2C” + płatność OK. Akcja: generuj FV + status „FV – WYSTAWIONA”.
- B2C
- FV
- status
A2
B2B: „ZAMÓWIENIE ZAAKCEPTOWANE” → FV z terminem
Warunki: tag „B2B” + metoda „termin”. Akcja: FV z terminem (np. 14 dni) + status „FV – TERMIN”.
- B2B
- termin
- rozrachunki
🧯
Automat STOP: brak/błąd NIP, konflikt danych → WERYFIKACJA FV
Warunki: B2B bez NIP, NIP błędny, brak nazwy firmy, braki w adresie, nietypowa płatność. Akcja: przerzuć do „WERYFIKACJA FV (STOP)” i nie generuj dokumentów.
- STOP
- wyjątki
- jakość
Uwaga
Jeżeli w Twojej firmie FV ma powstawać dopiero po wysyłce (nie po płatności) — zmień tylko „moment” automatu. Segmentacja i STOP zostają bez zmian.
Ops
Statusy i wyjątki: minimalny zestaw dla faktur B2B/B2C
Statusy sterują procesem. Jeśli STOP nie istnieje — wyjątki wchodzą na produkcję i rozwalają automaty.
Minimalne statusy
- SEGMENT – DO WERYFIKACJI (opcjonalnie, gdy dane są niepewne)
- SEGMENT OK (B2B/B2C rozpoznane, gotowe do FV)
- FV – DO WYSTAWIENIA (wejście do automatu FV)
- FV – WYSTAWIONA (FV wygenerowana, zamknięte)
- FV – TERMIN (FV wygenerowana z terminem płatności)
- WERYFIKACJA FV (STOP) (brak NIP, błędne dane, konflikt płatności)
Najczęstszy błąd
„WERYFIKACJA FV” jako status, ale bez wymuszenia — operatorzy przerzucają dalej „żeby poszło”. To psuje automaty i kończy się korektami.
B2B
Terminy płatności: 7/14/30 dni i logika rozrachunków
Terminy płatności w B2B to nie „opis na fakturze”. To część kontroli cashflow i ryzyka.
1
Model prosty: jeden termin dla całego B2B
np. zawsze 14 dni
Jak ustawić
Tag B2B + metoda „termin” → FV z terminem + status „FV – TERMIN”. Najważniejsze: nie mieszaj tego z „OPŁACONE”.
✅
Plus
Szybkie wdrożenie i niski koszt utrzymania reguł.
2
Model kontrahenta: różne terminy per firma
np. VIP 30 dni, standard 14 dni
Jak ustawić
Wymaga dodatkowego pola (np. tag „B2B-30” / „B2B-14” lub mapowania po kontrahencie). Bez danych → STOP.
⚠
Pułapka
Bez spójnej bazy kontrahentów robisz „ręczny cennik” terminów.
Kontrola ryzyka
Jeśli dopuszczasz termin płatności, to równolegle ustaw reguły ryzyka (limity kwotowe, blokady wysyłki, status STOP dla niepewnych danych).
KPI
KPI faktur: czy segmentacja działa
Jeśli KPI stoją w miejscu, problemem nie są ludzie — tylko reguły segmentacji, dane wejściowe lub statusy.
K1
% FV ręcznych
Ile faktur wymaga ręcznego generowania lub ręcznej poprawy danych.
- automaty
- trend
- jakość
K2
% zamówień w STOP
Ile wpada do „WERYFIKACJA FV” i dlaczego (NIP, dane, płatność).
- STOP
- przyczyna
- naprawa
K3
Czas do FV
Od zdarzenia (płatność/akceptacja/wysyłka) do wygenerowania FV.
- czas
- SLA
- operacje
K4
Błędy segmentacji
Ile razy B2B trafiło do B2C (lub odwrotnie) — to Twój koszt ukryty.
- segment
- koszt
- kontrola
Plan
Checklista wdrożenia (bez chaosu)
Wdrożenie zacznij od minimum: segmentacja + 2 automaty FV + STOP. Dopiero potem rozbudowa per kontrahent.
Szybki start
- Zdefiniuj: kiedy wystawiasz FV (po płatności, po wysyłce, po akceptacji).
- Zdefiniuj: jakie płatności oznaczają termin w B2B.
- Zbuduj automat segmentacji: tag B2B / B2C.
- Dodaj status WERYFIKACJA FV (STOP) + automat, który tam wrzuca wyjątki.
- Ustaw automat FV dla B2C (płatność OK) i automat FV dla B2B (termin / zapłacone).
- Przetestuj 10 zamówień: B2C online, B2B z NIP, B2B termin, brak NIP, błędny NIP, COD.
- Włącz KPI i sprawdzaj trend co tydzień: STOP, ręczne FV, czas do FV.
Minimalny standard jakości
Jeśli Twoje dane wejściowe są słabe (NIP w komentarzu, nazwa firmy w polu imię/nazwisko), automatyzacja będzie produkować STOP. Najpierw uporządkuj mapowanie pól z kanałów sprzedaży.
FAQ
Najczęstsze pytania o faktury B2B/B2C w BaseLinkerze
Czy sam NIP wystarczy do rozpoznania B2B?
W praktyce:
nie zawsze. NIP bywa wpisany błędnie albo w złym polu. Bez minimum danych firmowych (nazwa, adres) lepiej wrzucić do
WERYFIKACJA FV niż generować błędną fakturę.
Jak obsłużyć B2B z terminem płatności, żeby nie mylić z „opłacone”?
Rozdziel statusy: „FV – TERMIN” vs „FV – WYSTAWIONA”. Nie używaj statusu „OPŁACONE” jako statusu procesowego dla zamówień na termin — bo to miesza rozrachunki.
Co z pobraniami (COD)?
COD to osobny scenariusz. Zdecyduj: FV po wysyłce czy po rozliczeniu pobrania i ustaw automat tylko dla COD. Nie mieszaj COD ze standardem online.
Jak szybko ograniczyć ręczne poprawki faktur?
Wprowadź status STOP + KPI przyczyn STOP. Najczęściej poprawa mapowania danych (gdzie wpada NIP/nazwa firmy) daje największy efekt bez rozbudowy automatyzacji.
faktury • B2B • B2C • NIP • terminy • płatności • automatyzacja
Chcesz wdrożyć automatyczne FV B2B/B2C bez ręcznej weryfikacji?
Podeślij: kanały sprzedaży, przykładowe 10 zamówień (B2B/B2C/termin/COD) oraz aktualne statusy. Dostaniesz: reguły segmentacji, statusy STOP, automaty FV, logikę terminów płatności i KPI kontroli.
Szybki start (checklista)
- 1Zdefiniuj moment FV + terminy
- 2Ustaw tagowanie B2B/B2C
- 3Dodaj STOP na wyjątki NIP/danych
- 4Włącz KPI i tnij przyczyny STOP
Jeśli rośnie „WERYFIKACJA FV”, to nie jest problem ludzi — tylko danych wejściowych i reguł segmentacji.