Ustawiam procesy, automatyzuję sprzedaż i dowożę wynik
Jestem Mateusz Matuszczak. Pracuję z mikro i MŚP, które mają sprzedaż, ale brakuje im systemu: procesów, automatyzacji i kontroli liczb (marża, koszty realizacji, KPI). Robię to operacyjnie — wdrażam, testuję i stabilizuję.
To nie jest “doradztwo w powerpoint” — to operacja i liczby
Wchodzę do firmy i porządkuję sprzedaż: BaseLinker, Allegro, integracje, magazyn, dokumenty, automaty. Działam w realnych ograniczeniach: ludzie, czas, chaos, sezonowość.
3 filary, które robią różnicę w mikro i MŚP
Najpierw porządek i standard, potem automatyzacja, na końcu kontrola liczb i iteracja. Dzięki temu wzrost sprzedaży nie powoduje wzrostu chaosu.
Proces (end-to-end)
Buduję flow realizacji: od złożenia zamówienia, przez kompletację, dokumenty, aż po wysyłkę i obsługę posprzedażową. Każdy krok ma zasady i odpowiedzialność.
- Statusy + reguły przejść
- SLA wysyłek + alerty opóźnień
- Checklisty pakowania i kontroli błędów
Automatyzacja
Tam gdzie ludzie “klikają”, tam rosną koszty i błędy. Automatyzuję powtarzalne czynności, zostawiając człowiekowi wyjątki i decyzje.
- Etykiety kurierskie i dokumenty
- Faktury / wydruki / statusy
- Komunikacja i szablony wiadomości
Liczby (KPI i marża)
Dopiero dane pokazują, czy firma rośnie “zdrowo”. Wdrażam raporty i KPI, żeby decyzje były oparte o wynik, a nie o intuicję.
- Marża po kanałach i produktach
- Koszt obsługi zamówienia
- Zwroty, reklamacje, anulacje
Case studies (problem → działanie → efekt)
Poniżej trzy typowe scenariusze. Zakresy są realistyczne dla rynku mikro i MŚP.
Problem
Stany magazynowe rozjeżdżają się między kanałami, pojawiają się anulacje, a pracownicy “gaszą pożary” ręcznymi poprawkami.
- Braki i anulacje w szczycie
- Ręczne korekty stanów
- Niepewność przed kampaniami
Działanie → efekt
Porządek w SKU, mapowaniach, regułach synchronizacji i rezerwacji. Alerty na wyjątki.
- Mapowanie SKU i wariantów
- Reguły rezerwacji i blokady
- Efekt: -35–60% anulacji z powodu braków
- Efekt: stabilniejsze SLA i mniej “ręcznych akcji”
Krok po kroku — bez lania wody
Najpierw diagnoza i quick wins, potem stabilny workflow, na końcu raportowanie i iteracja. Celem jest system, który działa, gdy Ty nie patrzysz.
Audit operacji
Mapa procesu, wąskie gardła, koszty “klikania”, błędy, problemy danych. Ustalamy KPI.
- SLA, błędy, czas obsługi
- Stan magazynu, mapowania
- Integracje i wyjątki
Quick wins (7–14 dni)
Najpierw rzeczy, które od razu zdejmują presję: automaty, statusy, proste walidacje.
- Automaty: dokumenty/etykiety
- Reguły statusów
- Naprawa krytycznych integracji
Workflow + standard
Proces end-to-end: role, odpowiedzialności, checklisty, “co robimy gdy…”.
- Przepływ zamówień
- Checklisty i walidacje
- Kontrola jakości wysyłek
Dane: SKU i stany
Porządek w katalogu produktów i synchronizacji. Mniej anulacji i ręcznych korekt.
- Mapowanie wariantów
- Reguły rezerwacji
- Alerty na wyjątki
Raporty i KPI
Dashboard pod decyzje: marża, koszty, SLA, zwroty, reklamacje, wydajność zespołu.
- Marża per kanał/produkt
- Koszt obsługi zamówienia
- Zwroty i reklamacje
Utrzymanie i skala
Iteracja procesu, wdrożenia pod nowe kanały, sezonowość, większy wolumen.
- Peak-ready plan
- Nowe integracje
- Optymalizacja kosztów
Z czym pracuję i co spinam w całość
Najczęściej BaseLinker jako serce operacji, plus kanały sprzedaży, kurierzy, księgowość, ewentualnie ERP/WMS. Celem jest spójny przepływ danych i minimum ręcznej pracy.
Kanały sprzedaży
Allegro, sklepy, marketplace, social.
- Allegro (Smart/SLA)
- Shoper / Woo / Presta
- Empik / Kaufland / Amazon
Logistyka
Kurierzy + automaty etykiet.
- InPost / DPD / DHL
- UPS / FedEx
- Agregatory (np. Furgonetka)
Księgowość
Dokumenty bez klikania.
- Wfirma / iFirma
- Fakturowanie + wydruki
- Porządek w zwrotach
Dane i raporty
KPI, marża, koszty.
- Raporty sprzedaży i stanów
- KPI: SLA, błędy, zwroty
- Dash pod decyzje
“Klikanie” vs system operacyjny
To jest różnica między firmą, która ledwo domyka paczki, a firmą, która skaluje bez dokładania chaosu.
| Obszar | Bez systemu | Po wdrożeniu |
|---|---|---|
| Workflow | brak reguł każdy robi po swojemu | standard statusy + odpowiedzialność |
| Dokumenty i etykiety | pół-automat dużo ręcznej roboty | automaty generowanie w tle |
| Stany magazynowe | rozjazdy anulacje i braki | spójność reguły + alerty |
| Kontrola kosztów | nie wiadomo marża “na oko” | KPI marża / koszt obsługi |
| Skala | więcej zamówień = więcej chaosu | skala większy wolumen bez bólu |
Czy wdrożenie się opłaca? Policzymy “na serwetce”
Wpisz przybliżone wartości. Kalkulator pokaże, ile roboczogodzin możesz odzyskać miesięcznie i jak szybko inwestycja się zwraca.
Dane wejściowe
Wpisz orientacyjnie — to ma dać pogląd, nie księgową precyzję.
Wynik
Tu pojawi się wynik po kliknięciu “Policz ROI”.
Wybierz model: wdrożenie lub wynajem e-commerce managera
Poniższe ceny są orientacyjne (żeby dać punkt odniesienia). Finalna wycena zależy od liczby kanałów, integracji, jakości danych i skomplikowania procesu.
Audit + Quick Wins
- Audit workflow i integracji
- Plan wdrożenia + priorytety
- Quick wins (7–14 dni)
- Checklisty + proste walidacje
BaseLinker Operacyjnie (A→Z)
- Statusy i reguły end-to-end
- Automaty: dokumenty, etykiety, komunikacja
- Mapowania SKU + stany
- Testy na realnych zamówieniach
- Szkolenie + instrukcje
Wynajem E-commerce Managera
- Miesięczny plan działań
- Monitoring SLA i błędów
- Optymalizacja kosztów
- Rozwój kanałów i integracji
- Raport KPI + rekomendacje
Chcesz konkretną wycenę? Kliknij “Wyceń” — mail od razu ma gotowy szablon danych.
Najczęstsze pytania (operacyjnie)
Ile trwa wdrożenie?
Zwykle 2–4 tygodnie na stabilny workflow (zależnie od kanałów i integracji), a potem iteracja pod realny ruch. Quick wins dają efekt szybciej (7–14 dni).
Czy muszę mieć BaseLinker?
Nie zawsze. Jeśli już masz — naprawiamy konfigurację i dostosowujemy pod proces. Jeśli nie masz — sprawdzamy, czy to najlepsze narzędzie dla Twojego modelu operacyjnego.
Jakie dane są potrzebne do audytu?
Wystarczy: liczba zamówień/dzień, kanały sprzedaży, kurierzy, sposób magazynowania, problemy “na dziś” oraz (opcjonalnie) zrzuty z ustawień workflow/statusów.
Co jeśli mam ERP/WMS?
Projektujemy przepływ danych: co jest “źródłem prawdy” dla stanów i cen, jak działają rezerwacje, oraz gdzie mają powstawać dokumenty. Integracja przez API jest często możliwa.
Chcesz uporządkować operację i zobaczyć liczby?
Zróbmy krótką konsultację. Dostaniesz listę 3 największych wąskich gardeł + plan “quick wins”.
Wdrażam procesy i automatyzacje, które dowożą wynik na liczbach
Jestem Mateusz Matuszczak. Pomagam firmom, które sprzedają, ale czują, że operacja nie wyrabia: rośnie wolumen, rośnie chaos, a wynik w P&L nie nadąża. Buduję “system operacyjny sprzedaży”: workflow, automaty, integracje, KPI.
Operacyjnie, nie teoretycznie
Nie sprzedaję “konsultingu w próżni”. Wchodzę w proces, porządkuję przepływ pracy i dopinam wdrożenia tak, żeby zespół miał mniej wyjątków, a Ty — kontrolę nad liczbami.
Jak myślę o e-commerce
Wynik to nie tylko marketing i sprzedaż — to też operacja, dane i standard pracy.
- Najpierw stabilność procesu (SLA, błędy, wyjątki)
- Potem automatyzacje i “odciążenie” zespołu
- Na końcu KPI i kontrola P&L per kanał/SKU
W czym najczęściej pomagam
Gdy firma rośnie szybciej niż proces — pojawiają się “pożary”, które zjadają marżę.
- Chaos w stanach i anulacje
- Wąskie gardło w realizacji zamówień
- Brak kontroli kosztów operacyjnych i zwrotów
Fakty, które mają znaczenie w operacji
Tu chodzi o przewidywalność procesu: mniej wyjątków, mniej błędów, więcej kontroli i jasne KPI.
Jak pracuję (w praktyce)
Zaczynam od tego, co realnie blokuje wynik. Najpierw zdejmujemy presję z zespołu, potem stabilizujemy workflow, a na końcu dokładamy raporty i kontrolę marży.
Gdzie uciekają pieniądze: czas obsługi, błędy, anulacje, zwroty, koszty dostaw, SLA.
Automaty i walidacje, które od razu ograniczają ręczne klikanie i błędy.
Statusy, reguły, role, checklisty — żeby proces działał bez “gaszenia”.
Dashboard pod decyzje: marża/kanał/SKU, koszt obsługi, SLA, zwroty, reklamacje.
Liczby (realistyczne zakresy)
Poniższe wartości są typowe w projektach, gdzie operacja była wąskim gardłem. Dostosujemy je do Twojego modelu (kanały, magazyn, zespół, integracje).
*Efekty zależą od branży i jakości danych. Zwykle najpierw oszczędzamy czas i błędy, potem dokładamy KPI i marżę.
Jak wygląda współpraca “po ludzku”
Bez lania wody. Jasne kroki, odpowiedzialność i komunikacja oparta o liczby.
Prosty plan
Najpierw priorytety: 2–3 działania, które robią największą różnicę.
- backlog zadań i kolejność
- co robimy teraz, co później
- jasne KPI “po co”
Testy i wyjątki
Wdrożenie ma działać na realnych zamówieniach, nie na idealnym scenariuszu.
- testy: zwroty, braki, anulacje
- walidacje danych
- obsługa wyjątków w procesie
Dokumentacja
Żeby proces nie był “w głowie jednej osoby”.
- instrukcje i checklisty
- role i odpowiedzialność
- dashboard KPI do kontroli
Co realnie zmieniam u klientów
Zamiast opisywać “funkcje” — opisuję zmianę w firmie: problem → wdrożenie → efekt.
Zamówienia rosły, ale zespół nie wyrabiał
Najczęściej problemem nie jest “brak ludzi”, tylko brak workflow i automatyzacji. Po wdrożeniu rośnie przepustowość bez dokładania chaosu.
- automaty: etykiety / dokumenty / statusy
- checklisty i walidacje danych
- człowiek obsługuje wyjątki, nie rutynę
Stany się rozjeżdżały → anulacje i nerwy
Stabilizacja stanów to zwykle: źródło prawdy + reguły rezerwacji + alerty. To jest fundament pod kampanie i skalowanie.
- mapowania SKU + warianty
- reguły rezerwacji i synchronizacji
- mniej anulacji i ręcznych korekt
Sprzedaż była, ale wynik uciekał w kosztach
Firmy często nie widzą kosztu obsługi, zwrotów i błędów. Po wdrożeniu KPI decyzje są na liczbach: co skalować, co uciąć, co poprawić.
- dashboard marża/kanał/SKU
- KPI: SLA, zwroty, reklamacje, anulacje
- kontrola P&L zamiast “przeczucia”
Cytaty, które słyszę najczęściej
“Pierwszy raz mamy proces, który działa tak samo niezależnie od tego, kto jest na zmianie. Wysyłki przestały być loterią, a problemy nie wracają co tydzień.”
“Najbardziej doceniam to, że to nie była ‘ładna konfiguracja’, tylko temat dopięty do końca: testy na realnych zamówieniach, checklisty i reguły na wyjątki.”
“Odzyskaliśmy czas: mniej ręcznego klikania, mniej poprawek i mniej telefonów ‘co z paczką’. W końcu mamy też liczby, a nie tylko ‘wydaje mi się’.”
Najczęstsze pytania
Krótko: jak wygląda wdrożenie, ile trwa i co jest potrzebne na start.
Ile trwa wdrożenie i kiedy są pierwsze efekty?
Czy muszę mieć BaseLinker?
Co jest potrzebne na start?
Co jeśli mam ERP/WMS?
Chcesz uporządkować operację i zobaczyć liczby?
Napisz krótko: kanały, wolumen zamówień, marża i największy problem (stany / realizacja / integracje / KPI). Wrócę z propozycją pierwszego ruchu i priorytetów.
Jeśli wolisz: wyślij 5–6 zdań i trzy liczby (sprzedaż, marża, koszt obsługi/Ads). Odpowiem w modelu: diagnoza → pierwszy ruch → KPI.