C1
Standard: płatność online → wysyłka
OPŁACONE → e-mail z ETA. WYSŁANE → e-mail + SMS z trackingiem. Zero innych „po drodze”, jeśli nie niosą wartości.
- standard
- ETA
- tracking
TL;DR
Automatyczna komunikacja w 9 zasadach (e-mail/SMS po statusach)
Cel nie jest „wysłać wiadomość”. Cel jest: mniej pytań, mniej reklamacji, więcej spokoju.
Model
- Powiadomienia zawsze wynikają ze statusu (status = zdarzenie biznesowe).
- Jeden status powinien uruchamiać maks. 1 e-mail i opcjonalnie 1 SMS.
- E-mail = szczegóły, SMS = krótki trigger (tracking/akcja/termin).
- Wiadomość musi mieć: co się stało + co dalej + kiedy + link.
- Split, opóźnienie, weryfikacja danych → osobny status i osobny template (anti-chaos).
- Nie wysyłaj „Twoje zamówienie w realizacji” 3 razy różnymi słowami.
- Dodaj stopkę: jak sprawdzić status + jak zmienić dane + jak zgłosić problem.
- Wprowadź KPI: ile ticketów „gdzie paczka”, ile klików w tracking, ile reply na maila.
- Operator zmienia status, a komunikację robi automat — zawsze tak samo.
Powiązane wdrożenia
Jeśli komunikacja ma się spiąć z wysyłką i ryzykiem, połącz to z:
blokadami wysyłki i regułami ryzyka oraz z
automatycznym tagowaniem (VIP/ryzyko/split).
Anti-chaos
Zasady anti-chaos: jak nie zamienić automatyzacji w spam
Największy błąd to „jak się da, to wyślij”. W komunikacji liczy się moment i sens.
1
Moment ma być jednoznaczny
status nie może znaczyć 3 rzeczy
Przykład
„WYSŁANE” = nadano i jest tracking. Jeśli nie ma trackingu → to nie jest „WYSŁANE”.
✅
Efekt
Klient dostaje wiadomość tylko wtedy, gdy może coś z nią zrobić (tracking działa).
2
Treść ma prowadzić do akcji
informacja bez „co dalej” jest bezużyteczna
Minimalny skład
Co się stało → Co zrobimy → Kiedy → Jak sprawdzić → Jak się skontaktować.
⚠
Pułapka
„Zamówienie w realizacji” bez terminu zwiększa liczbę pytań, nie zmniejsza.
Złota reguła
Jeśli po wysłaniu komunikatu klient i tak musi pisać „co dalej?” — to komunikat jest źle zaprojektowany.
Mapa
Mapa komunikacji: statusy → e-mail/SMS
Minimalny zestaw powiadomień, który robi różnicę. Dalsze „upiększanie” zwykle dokłada hałas.
Status
Moment
Komunikat
Kanał
S1
OPŁACONE
Potwierdzenie + co dalej + czas realizacji
E-mail (SMS opcjonalnie)
S2
W REALIZACJI (opcjonalnie)
Tylko jeśli masz realny ETA / etap produkcyjny
E-mail (rzadko)
S3
WYSŁANE (tracking jest)
Tracking + instrukcja odbioru/zmiany terminu
E-mail + SMS
X
WERYFIKACJA / OPÓŹNIENIE / SPLIT
Wyjątek + jasno: co blokuje i kiedy wracamy
E-mail (SMS tylko gdy pilne)
Wskazówka
Jeżeli masz dużo pytań „gdzie paczka” — największy efekt daje powiadomienie
WYSŁANE z trackingiem + SMS. Reszta to dodatki.
Case
Scenariusze komunikacji: standard, pobranie, split, opóźnienie
Poniżej najczęstsze sytuacje i jak je zamknąć w statusach i jednym komunikacie.
C2
Pobranie (COD): ważne doprecyzowanie
OPŁACONE może nie wystąpić. Dodaj komunikat „PRZYJĘTE”/„POTWIERDZONE” + potem WYSŁANE z trackingiem.
- COD
- inny flow
- jasność
C3
Split: kilka paczek
Osobny status „SPLIT – INFO” i template: ile paczek, co idzie teraz, co później + jak śledzić. Pułapka: wysyłanie 3 trackingów bez kontekstu.
- split
- kontekst
- mniej ticketów
C4
Opóźnienie / brak towaru
Status „OPÓŹNIENIE – ETA” + template z nowym terminem i opcją decyzji (czekam / anuluję / zamiana). Pułapka: „przepraszamy” bez alternatywy.
- opóźnienie
- ETA
- opcje
Automaty
Automaty w BaseLinkerze: jak spiąć wysyłkę komunikacji
Najprościej: automat reaguje na status i wysyła e-mail/SMS. Drugi automat pilnuje, żeby status nie był ustawiony „na pusto”.
A1
OPŁACONE → e-mail potwierdzający + ETA
Warunek: płatność potwierdzona. Akcja: e-mail „Potwierdzenie + czas realizacji + link do statusu”.
- ETA
- standard
A2
WYSŁANE (tracking istnieje) → e-mail + SMS
Warunek: numer listu / tracking jest uzupełniony. Akcja: e-mail + SMS z linkiem do śledzenia.
- tracking
- SMS
- spadek ticketów
A3
Wyjątek → template wyjątku (split/opóźnienie)
Warunek: status SPLIT lub OPÓŹNIENIE. Akcja: e-mail wyjaśniający + konkretne opcje.
- wyjątki
- opcje
- kontrola
🧯
STOP: „WYSŁANE” bez trackingu → weryfikacja
Jeśli ktoś ustawi WYSŁANE bez numeru listu: automat przerzuca do „WERYFIKACJA TRACKINGU (STOP)”. Dzięki temu nie wysyłasz klientowi „wysłane” bez śledzenia.
- STOP
- jakość
- anti-chaos
Wskazówka operacyjna
Jeśli dziś masz ręczne wysyłanie trackingów — zacznij od automatu „WYSŁANE → SMS + e-mail”. To zwykle daje największy zwrot w 1 dzień.
Copy/Paste
Szablony anty-chaos: gotowe treści e-mail i SMS
Poniżej gotowe konstrukcje. Zmieniasz tylko nawiasy {…}. Unikaj „lania wody”.
E
E-mail: OPŁACONE / POTWIERDZONE
krótko + konkret + ETA
Temat
Potwierdzenie zamówienia {NR_ZAM} – realizacja {ETA}
Treść
Cześć {IMIĘ},
Potwierdzamy zamówienie {NR_ZAM}. Planowany czas realizacji: {ETA}.
Co dalej:
Jeśli chcesz poprawić dane do wysyłki lub masz pytanie — odpisz na tę wiadomość.
Pozdrawiamy,
{NAZWA_SKLEPU}
Potwierdzamy zamówienie {NR_ZAM}. Planowany czas realizacji: {ETA}.
Co dalej:
- Gdy paczka zostanie nadana, dostaniesz e-mail i SMS z trackingiem.
- Status zamówienia sprawdzisz tutaj: {LINK_STATUS}
Jeśli chcesz poprawić dane do wysyłki lub masz pytanie — odpisz na tę wiadomość.
Pozdrawiamy,
{NAZWA_SKLEPU}
S
SMS: WYSŁANE
tylko trigger + link
Treść SMS
{NAZWA_SKLEPU}: Zamówienie {NR_ZAM} wysłane. Śledzenie: {LINK_TRACKING}
✅
Dlaczego działa
Minimalny tekst, maksymalna użyteczność. Bez „pozdrawiamy” i ozdobników.
E
E-mail: SPLIT (kilka paczek)
kontekst + plan + co teraz
Temat
Zamówienie {NR_ZAM} wysyłamy w {ILE_PACZEK} paczkach
Treść
Cześć {IMIĘ},
Twoje zamówienie {NR_ZAM} wyślemy w {ILE_PACZEK} paczkach.
Paczka #1: {CO_TERAZ} – nadanie: {ETA1}
Paczka #2: {CO_POZNIEJ} – nadanie: {ETA2}
Tracking do każdej paczki dostaniesz po nadaniu (e-mail + SMS).
Status zamówienia: {LINK_STATUS}
Pozdrawiamy,
{NAZWA_SKLEPU}
Twoje zamówienie {NR_ZAM} wyślemy w {ILE_PACZEK} paczkach.
Paczka #1: {CO_TERAZ} – nadanie: {ETA1}
Paczka #2: {CO_POZNIEJ} – nadanie: {ETA2}
Tracking do każdej paczki dostaniesz po nadaniu (e-mail + SMS).
Status zamówienia: {LINK_STATUS}
Pozdrawiamy,
{NAZWA_SKLEPU}
E
E-mail: OPÓŹNIENIE (ETA + decyzja klienta)
„co proponujemy” zamiast „przepraszamy”
Temat
Aktualizacja zamówienia {NR_ZAM} – nowy termin: {NOWE_ETA}
Treść
Cześć {IMIĘ},
W zamówieniu {NR_ZAM} pojawiło się opóźnienie. Nowy termin nadania: {NOWE_ETA}.
Co możesz wybrać:
Odpowiedz na tę wiadomość, wybierając jedną opcję (lub kliknij link).
Pozdrawiamy,
{NAZWA_SKLEPU}
W zamówieniu {NR_ZAM} pojawiło się opóźnienie. Nowy termin nadania: {NOWE_ETA}.
Co możesz wybrać:
- ✅ Czekam do {NOWE_ETA}
- 🔁 Zmiana na produkt alternatywny: {LINK_ALTERNATYWA}
- ❌ Anuluję i proszę o zwrot: {LINK_ANULACJA}
Odpowiedz na tę wiadomość, wybierając jedną opcję (lub kliknij link).
Pozdrawiamy,
{NAZWA_SKLEPU}
Tip
Szablony trzymaj w wersji „krótkiej”. Jeśli musisz dopisać regulamin — dodaj link, nie ścianę tekstu.
STOP
Wyjątki: kiedy NIE wysyłać automatu
Najlepszy automat to taki, który umie się zatrzymać. Inaczej będziesz automatyzował błędy.
Statusy wyjątków
- WERYFIKACJA TRACKINGU (STOP) – „wysłane” bez numeru listu
- WERYFIKACJA ADRESU (STOP) – brak kodu, brak ulicy, podejrzane dane
- SPLIT – INFO – wysyłka w kilku paczkach (osobny template)
- OPÓŹNIENIE – ETA – brak towaru / produkcja / termin
Dlaczego to działa
Bez STOP wysyłasz klientowi komunikaty, których potem musisz się „odkręcać” w supportcie.
KPI
KPI komunikacji: czy automaty realnie odciążają support
Komunikacja jest dobra wtedy, gdy zmniejsza liczbę kontaktów „o status”. Mierz prosto.
K1
Ticket rate „gdzie paczka”
Ile zapytań o tracking / status na 100 zamówień.
- support
- trend
- efekt
K2
CTR tracking
Ile osób klika w link do śledzenia (z maila/SMS).
- tracking
- kliki
- UX
K3
% zamówień w STOP
Ile procesów zatrzymujesz, żeby nie wysłać błędnego komunikatu.
- STOP
- jakość
- kontrola
K4
Reply rate na e-mail
Czy szablony prowadzą do akcji, czy generują „a co to znaczy?”.
- copy
- jasność
- anti-chaos
Plan
Checklista wdrożenia (szybko i bez spamu)
Najpierw 2 komunikaty (OPŁACONE + WYSŁANE). Potem wyjątki (split/opóźnienie). Na końcu dopieszczanie.
Szybki start
- Ustal 2 statusy komunikacyjne: OPŁACONE/POTWIERDZONE oraz WYSŁANE.
- Dodaj warunek jakości: WYSŁANE tylko z trackingiem (inaczej STOP).
- Wstaw szablon e-mail „OPŁACONE” z ETA i linkiem do statusu.
- Wstaw szablon e-mail + SMS „WYSŁANE” z trackingiem.
- Dodaj statusy wyjątków: SPLIT – INFO, OPÓŹNIENIE – ETA.
- Przetestuj 10 zamówień: standard, COD, split, brak trackingu, opóźnienie.
- Po tygodniu sprawdź KPI: spadek „gdzie paczka” i wzrost CTR tracking.
FAQ
Najczęstsze pytania o powiadomienia e-mail/SMS w BaseLinkerze
Ile powiadomień to „zdrowa” liczba?
Zwykle wystarczą 2: potwierdzenie (z ETA) i wysyłka (tracking). Resztę dodawaj tylko, jeśli zmniejsza liczbę pytań.
Czy SMS ma sens, jeśli wysyłam e-mail?
Tak, ale tylko jako trigger: „wysłane + tracking”. SMS nie jest od tłumaczenia procesu.
Co z komunikacją przy split?
Split wymaga osobnego template: ile paczek, co idzie teraz, co później. Bez tego tracking wygląda jak błąd.
Jak uniknąć wysyłania „wysłane” bez trackingu?
Wymuś regułę: status WYSŁANE tylko jeśli numer listu istnieje. W przeciwnym razie STOP.
powiadomienia • e-mail • SMS • statusy • szablony • automatyzacja
Chcesz wdrożyć automatyczną komunikację bez spamu i chaosu?
Podeślij: listę statusów, kanały sprzedaży, typy dostaw i 5 przykładowych ticketów od klientów. Dostaniesz: mapę komunikacji, automaty, statusy STOP, gotowe szablony e-mail/SMS i KPI kontroli.
Szybki start (checklista)
- 1Ustal 2 kluczowe statusy komunikacji
- 2Dodaj STOP na tracking/adres
- 3Włącz e-mail + SMS „WYSŁANE”
- 4Mierz ticket rate „gdzie paczka”
Jeśli komunikacja nie zmniejsza liczby pytań, to znaczy, że wysyłasz „informacje bez akcji”.