S1
Standard: płatność online → wysyłka
FV po płatności, WZ po kompletacji lub nadaniu. Najczystszy model: brak ręcznych wyjątków.
- online
- automat
- standard
TL;DR
Dokumenty w BaseLinkerze w 9 zasadach
Cel nie jest „wystawić fakturę”. Cel jest: zero ręcznych wyjątków i korekty wynikające z procesu.
Model
- Dokumenty tworzysz na podstawie statusu/zdarzenia, nie „kiedy operator ma chwilę”.
- WZ zwykle po kompletacji lub nadaniu (wydanie z magazynu).
- FV zwykle po płatności (online) lub po wysyłce/rozliczeniu (pobranie) — zależnie od modelu.
- Korekta zawsze po zdarzeniu: zwrot, obniżka, anulacja po FV, reklamacja.
- Wyjątki (split, pobranie, brak NIP, błędne dane) → status WERYFIKACJA DOKUMENTÓW.
- Split wymaga decyzji: FV zbiorcza vs FV częściowe — ustaw to raz, nie „na oko”.
- Jeśli integrujesz ERP/księgowość: ustal gdzie jest master (BL czy ERP).
- Wprowadź KPI: % ręcznych dokumentów, % korekt, czas do FV, liczba błędów NIP/danych.
- Cel końcowy: operator nie „wystawia dokumentów”, tylko realizuje statusy.
Powiązane tematy
Jeśli dokumenty blokują wysyłkę lub masz podejrzane zamówienia — połącz to z:
blokadami wysyłki i regułami ryzyka oraz z
tagowaniem zamówień (VIP/ryzyko/duży koszyk).
Mapa
Flow dokumentów: od zamówienia do korekty
Prosty model, który da się wdrożyć i utrzymać. Największa pułapka to „10 wyjątków na starcie”.
Etap
Zdarzenie
Dokument
Status docelowy
E1
Płatność / potwierdzenie
FV (jeśli model: FV po płatności)
DOKUMENTY – FV OK
E2
Kompletacja zakończona
WZ (jeśli model: WZ po kompletacji)
DOKUMENTY – WZ OK
E3
Nadanie / tracking
WZ/FV (jeśli model: FV po wysyłce)
WYSŁANE + DOKUMENTY OK
X
Zwrot / anulacja / zmiana wartości
Korekta (pozycja lub całość)
KOREKTA – DO WYSTAWIENIA
Wskazówka
Jeśli nie wiesz, czy FV po płatności czy po wysyłce — wybierz
jeden wariant i dopasuj statusy. Najgorsze są hybrydy, bo generują ręczną robotę.
Case
Scenariusze: WZ, FV, korekty w praktyce
Poniżej najczęstsze sytuacje i jak je „zamknąć” automatem. Każdy case ma też pułapkę.
S2
Pobranie: wysyłka bez płatności
WZ przy wydaniu/wysyłce, FV po rozliczeniu (lub po wysyłce — zależnie od procesów). Pułapka: FV „zapomniana” przy dużym wolumenie.
- COD
- rozliczenie
- ryzyko
S3
Brak NIP / błędne dane
Zamiast wystawiać FV „na siłę”, wrzuć zamówienie do WERYFIKACJA DOKUMENTÓW i dopiero po poprawie danych generuj dokument.
- dane
- NIP
- WERYFIKACJA
S4
Rabat / korekta ceny po zakupie
Jeśli wartość zamówienia się zmienia po FV — to zawsze korekta. Pułapka: „podmiana” wartości bez śladu księgowego.
- rabat
- korekta
- kontrola
Automaty
Automaty w BaseLinkerze: jak to spiąć (minimalny zestaw)
Najprościej: automat reaguje na status i tworzy dokument. Drugi automat łapie wyjątki i zatrzymuje proces.
A1
Automat: Status „OPŁACONE” → FV
Warunek: płatność potwierdzona. Akcja: generuj FV + ustaw status „DOKUMENTY – FV OK”.
- płatność
- FV
- status
A2
Automat: „GOTOWE DO NADANIA” → WZ
Warunek: kompletacja zakończona / gotowe do wysyłki. Akcja: generuj WZ + status „DOKUMENTY – WZ OK”.
- WZ
- magazyn
- flow
A3
Automat: „ZWROT PRZYJĘTY” → korekta
Warunek: zwrot przyjęty (całość/pozycje). Akcja: wygeneruj korektę do pozycji lub całości.
- zwrot
- korekta
- pozycje
🧯
Automat: wykrycie ryzyka → WERYFIKACJA DOKUMENTÓW
Brak NIP, podejrzane dane, split, pobranie bez reguł — przerzuć do WERYFIKACJA DOKUMENTÓW (STOP). Dokumenty mają być „zdrowe”, inaczej generujesz błędy księgowe.
- wyjątki
- stop
- kontrola
Dodatkowy „must have”
Jeśli chcesz zabezpieczyć wysyłkę przed ryzykiem (pobranie, brak płatności, błędny adres), dołóż blokady:
Blokady wysyłki – reguły ryzyka i kontrola.
Ops
Statusy dokumentów i wyjątki: porządek, który działa
Jeśli dokumenty mają być automatyczne, statusy muszą to odzwierciedlać. Minimalny zestaw poniżej.
Minimalne statusy
- DOKUMENTY – DO WYSTAWIENIA (wejście po płatności / gotowości)
- DOKUMENTY – FV OK (FV wygenerowana)
- DOKUMENTY – WZ OK (WZ wygenerowane)
- WERYFIKACJA DOKUMENTÓW (STOP) (NIP/dane/split/pobranie/wyjątki)
- KOREKTA – DO WYSTAWIENIA (po zwrocie/anulacji/zmianie wartości)
Dlaczego to ważne
Statusy nie są „etykietami”. To
mechanizm sterowania procesem. Jeśli operator może pominąć WERYFIKACJA, to automaty nie są automatyzacją — są sugestią.
Split
Split orders i częściowe wysyłki: jak nie popsuć dokumentów
Split zmienia naturę dokumentów: jedno zamówienie może stać się wieloma wydaniami i (czasem) wieloma fakturami.
1
Model A: jedna FV, wiele WZ
najczęściej wybierany w e-commerce
Kiedy
Gdy faktura ma obejmować całość zamówienia, a WZ odzwierciedlać fizyczne wydania paczek.
✅
Plus
Prosty model księgowy, mniej dokumentów sprzedażowych.
2
Model B: FV częściowe
gdy sprzedaż rozliczasz etapami
Kiedy
Gdy fakturujesz tylko wysłaną część (np. B2B, umowy, specyficzne rozliczenia).
⚠
Pułapka
Więcej wyjątków i większe ryzyko korekt przy zwrotach.
Wskazówka
Jeśli split wynika z braków magazynowych, połącz to z automatycznym wykrywaniem braków:
Braki magazynowe – automatyczne wykrywanie i zadania.
Korekty
Zwroty i korekty: jak zrobić to „bez ręki”
Korekty są proste, jeśli zwrot jest zdarzeniem, a nie rozmową na mailu. Najpierw proces, potem dokument.
Z1
Zwrot całości
Status „ZWROT PRZYJĘTY – CAŁOŚĆ” → korekta 100% (zależnie od FV).
- całość
- automat
- korekta
Z2
Zwrot częściowy (pozycje)
Status „ZWROT PRZYJĘTY – POZYCJE” → korekta do pozycji + kontrola ilości/ceny.
- pozycje
- ilości
- kontrola
Z3
Anulacja po wystawieniu FV
„ANULOWANE – PO FV” → korekta do zera. Pułapka: anulacja bez korekty.
- anulacja
- zero
- compliance
Z4
Reklamacja / obniżka wartości
„REKLAMACJA – UZNANA” → korekta wartości (nie „edycja faktury”).
- reklamacja
- obniżka
- korekta
ERP
Integracje: BaseLinker ↔ ERP/księgowość (kto jest „masterem”)
Najpierw decyzja architektoniczna: czy dokument powstaje w BaseLinkerze i idzie do ERP, czy odwrotnie.
Model
Gdzie powstaje
Plus
Ryzyko
M1
BaseLinker (BL → ERP)
Szybkość + automaty przy statusach
Trzeba dopiąć zgodność numeracji
M2
ERP/Księgowość (ERP → BL)
Jedno źródło księgowe
Opóźnienia, jeśli ERP działa „batchowo”
X
Hybryda (raz tu, raz tu)
Brak
Najwięcej ręcznej roboty + rozjazdy
KPI
KPI dokumentów: czy automatyzacja działa
Dokumenty to kontrola procesu. Jeśli KPI nie spadają, to znaczy, że statusy/wyjątki są źle ustawione.
K1
% dokumentów ręcznych
Ile WZ/FV/korekt wymaga „kliknięcia” człowieka.
- automaty
- jakość
- trend
K2
Czas do FV
Od płatności/wysyłki do wygenerowania faktury.
- czas
- SLA
- obsługa
K3
% korekt
Nie „czy są korekty”, tylko: czy wynikają ze zwrotów czy z błędów.
- zwroty
- błędy
- kontrola
K4
WERYFIKACJA: przyczyny
NIP, split, pobranie, dane — licz powody i usuwaj źródła.
- wyjątki
- powód
- proces
Plan
Checklista wdrożenia (bez chaosu)
Najszybszy sposób to wdrożyć minimum i dopiero potem dodawać wyjątki.
Szybki start
- Zdefiniuj: kiedy tworzysz WZ i kiedy tworzysz FV.
- Dodaj status: WERYFIKACJA DOKUMENTÓW.
- Zbuduj 2 automaty: OPŁACONE → FV, GOTOWE DO NADANIA → WZ.
- Dodaj 1 automat: ZWROT PRZYJĘTY → KOREKTA.
- Przetestuj 10 zamówień: standard, pobranie, split, brak NIP, zwrot częściowy.
- Włącz KPI i sprawdzaj trend co tydzień.
FAQ
Najczęstsze pytania o dokumenty w BaseLinkerze
Czy FV lepiej wystawiać po płatności czy po wysyłce?
To zależy od procesu i integracji. Najważniejsze:
wybierz jeden wariant i trzymaj się go. Hybryda generuje ręczne wyjątki.
Co z pobraniami?
Pobranie to osobny scenariusz. Najczęściej: WZ przy wysyłce, FV po rozliczeniu lub wg przyjętego modelu. Klucz: nie mieszaj pobrań ze standardem w tej samej regule.
Jak zrobić korekty przy zwrotach częściowych?
Zwrot musi wskazywać pozycje i ilości. Dopiero wtedy automat tworzy korektę „do pozycji”, a nie do całej faktury.
Czy dokumenty mają sens bez statusów „WERYFIKACJA”?
Jeśli masz wyjątki (split, brak NIP, pobranie), to bez WERYFIKACJA będziesz generować błędne dokumenty albo wrócisz do ręcznej pracy.
dokumenty • WZ • FV • korekty • zwroty • split • automatyzacja
Chcesz wdrożyć dokumenty bez ręcznego „wystawiania”?
Podeślij: listę statusów, kanały sprzedaży, scenariusze zwrotów i model (FV po płatności czy po wysyłce). Dostaniesz: flow dokumentów, automaty, statusy wyjątków, scenariusze korekt i KPI kontroli.
Szybki start (checklista)
- 1Wybierz moment FV + moment WZ
- 2Dodaj WERYFIKACJA DOKUMENTÓW
- 3Ustaw 2–3 automaty dokumentów
- 4Włącz KPI i tnij ręczne wyjątki
Jeśli rośnie „WERYFIKACJA”, to nie jest problem ludzi — tylko reguł, danych lub integracji.