Objawy
- Ręczne przenoszenie danych między Allegro/sklepem/kurierami/księgowością
- Rozjazd stanów magazynowych i błędy dostępności
- Dużo wyjątków i „obejść”, które działają tylko w głowie jednej osoby
- Trudno wdrożyć nowy kanał sprzedaży bez chaosu
Problem
Automatyzacja i integracje — ręczne procesy blokują wzrost
Wzrost e-commerce kończy się w momencie, gdy liczba zamówień rośnie szybciej niż przepustowość zespołu. Jeśli nie ma BaseLinkera, integracji marketplace/ERP i standardów automatyzacji, firma zaczyna „dopłacać” do skali: więcej klikania, więcej błędów, więcej chaosu i trudniej o kontrolę danych.
Objaw
Za dużo klikania
Najczęstsza przyczyna
Brak integracji
Ryzyko
Błędy + brak skali
Kontekst
Typowe objawy i dlaczego to się dzieje
Automatyzacja to nie „gadżet”. To warunek, żeby utrzymać jakość i marżę przy rosnącym wolumenie. Gdy procesy są ręczne, koszt obsługi zamówienia rośnie wraz ze skalą, a nie spada.
Dlaczego
- Brak centralnego systemu sterowania zamówieniami (np. BaseLinker)
- Brak integracji marketplace/ERP i jednolitych danych produktowych
- Procesy nie mają standardów, więc automatyzacja „nie ma czego automatyzować”
- Skala ujawnia słabe miejsca: stany, statusy, faktury, zwroty, obsługa
Szybka diagnoza
4 pytania, które pokazują, czy automatyzacja jest „must-have”
Odpowiedz „TAK/NIE”. Jeśli masz 2+ razy „NIE”, zacznij od centralizacji zamówień i stanów.
01
Czy zamówienia z różnych kanałów spływają do jednego miejsca i mają spójne statusy?
(jeśli nie, tracisz czas na koordynację i rośnie ryzyko błędów)
02
Czy stany magazynowe są aktualizowane automatycznie i bez opóźnień?
(rozjazd stanów = anulacje, reklamacje, spadek jakości)
03
Czy faktury/etykiety/statusy wysyłki są generowane bez ręcznego klikania?
(to najczęstszy „pożeracz czasu”)
04
Czy wdrożenie nowego kanału sprzedaży nie rozwala procesów?
(jeśli „nie”, masz brak skalowalności)
01
Brak BaseLinkera
Jeśli nie masz narzędzia, które zbiera zamówienia, synchronizuje stany i standaryzuje obsługę, to automatyzacja jest „po kawałku” i zwykle kończy się obejściami. BaseLinker bywa skrótem do centralnego sterowania operacjami — o ile wdrożysz go procesowo.
Checklista: co daje centralizacja
- Jedno miejsce obsługi zamówień z wielu kanałów
- Jednolite statusy i automatyczne przejścia między etapami
- Integracje z kurierami i automatyczne etykiety
- Synchronizacja stanów i mniejsza liczba anulacji
Typowe błędy
- Wdrożenie „na szybko” bez mapy procesu (automatyzujesz chaos)
- Brak standardu statusów — każdy robi „po swojemu”
- Brak priorytetów wdrożenia (wszystko naraz)
- Brak zasad wyjątków: zwroty, reklamacje, braki, podmiany
02
Brak integracji marketplace / ERP
Bez integracji dane produktowe i stany żyją w kilku miejscach. Wtedy zawsze wygrywa „ręczny ratunek”, a koszty rosną. Integracja ma jeden cel: jedno źródło prawdy dla produktów, stanów i zamówień.
Checklista: gdzie zwykle „rozjeżdżają się” dane
- Stany: magazyn → marketplace → sklep (opóźnienia i konflikty)
- Ceny: ręczne aktualizacje i brak reguł cenowych
- Produkty: różne nazwy/SKU w różnych systemach
- Dokumenty: faktury, korekty, zwroty — brak spójnego obiegu
Typowe błędy
- Integracja „punktowa” bez koncepcji źródła danych
- Brak mapowania SKU i wariantów (najczęstszy „killer” wdrożeń)
- Brak zasad: co wygrywa przy konflikcie (ERP vs marketplace)
- Nieprzetestowane scenariusze: braki, podmiany, zwroty
03
Ręczne procesy
Ręczne procesy nie tylko kosztują — one generują błędy. Największą wartością automatyzacji jest redukcja powtarzalnych kroków i „klikologii”, żeby ludzie skupiali się na wyjątkach.
Checklista: co warto automatyzować najpierw
- Statusy zamówień i przejścia etapów (workflow)
- Etykiety kurierskie i masowe nadania
- Fakturowanie i powiązanie dokumentów z zamówieniem
- Powiadomienia i szablony komunikacji do klienta
Typowe błędy
- Automatyzowanie wyjątków zamiast standardu (zbyt skomplikowane reguły)
- Brak definicji „co jest wyjątkiem” (wszystko staje się wyjątkiem)
- Brak dokumentacji procesu (wiedza ucieka z firmy)
- Brak kontroli jakości (automatycznie robisz błędy szybciej)
04
Brak skalowalności
Skalowalność to sytuacja, w której większa sprzedaż nie oznacza proporcjonalnie większej pracy i większej liczby błędów. Jeśli każdy wzrost wolumenu powoduje „gaszenie pożarów”, to znaczy, że proces nie ma sterowania i standardu.
Checklista skalowalności (operacyjnie)
- Jedno źródło prawdy: produkty/stany/zamówienia
- Standard workflow + automatyczne kroki + ręczne tylko wyjątki
- Raport tygodniowy: czas realizacji, błędy, wyjątki, koszt obsługi
- Proces wdrożenia nowego kanału „z checklistą”, nie improwizacją
Najczęstsze „blokery” skali
- Braki magazynowe i rozjazd stanów
- Brak standardów pakowania i obsługi zwrotów
- Brak spójności SKU i wariantów w systemach
- Brak automatycznego raportu operacyjnego i KPI
Plan
Co zrobić w 14 dni vs w 60 dni
Najpierw centralizujesz i uszczelniasz dane, potem budujesz pełną skalowalność (workflow, wyjątki, raporty).
Horyzont
Priorytet
Efekt
14 dni
Centralizacja zamówień i stanów, standard statusów, podstawowe automatyzacje
Mniej klikania, mniej błędów, lepsza kontrola realizacji
60 dni
Integracje marketplace/ERP, workflow wyjątków, raportowanie operacyjne i KPI
Skala bez chaosu i bez proporcjonalnego wzrostu kosztów
Napędzamy sprzedaż w Ecommerce
Kontakt
Usługi