Bezpłatna konsultacja

Technologia i narzędzia

Obsługa zamówień w e-commerce: workflow, SLA i automaty bez wąskich gardeł

„Obsługa zamówień” to nie tylko pakowanie. To pełny workflow: przyjęcie, weryfikacja, kompletacja, dokumenty, wysyłka, tracking, zwroty i reklamacje — oraz wyjątki, które generują koszty. Ten hub porządkuje system obsługi zamówień: statusy, odpowiedzialności, automaty i kontrolę jakości, aby skrócić czas realizacji i zmniejszyć liczbę błędów.

Zobacz filary Model procesu Checklisty Kontakt
Efekt krótsze SLA
Mechanizm statusy → automaty → kontrola
Cel mniej błędów i zwrotów
3 filary obsługi zamówień

Wybierz obszar, który dziś generuje opóźnienia i reklamacje

Najczęściej problemem nie jest „brak ludzi”, tylko brak standardu procesu i kontroli wyjątków.

01

Workflow i statusy

Jasna ścieżka zamówienia: od przyjęcia do wysyłki — oraz ścieżki wyjątków.

statusy SLA wyjątki

Gdy widzisz:

  • „nie wiadomo na jakim etapie jest zamówienie”
  • opóźnienia przez braki i ręczne ustalenia
  • dużo wyjątków bez procedury
Przejdź: BaseLinker (workflow)

Najpierw mapa procesu i wyjątki, dopiero potem automaty.

02

Automaty i dokumenty

Etykiety, faktury/paragony, listy przewozowe, komunikacja statusów — bez ręcznego klikania.

etykiety faktury automaty

Gdy widzisz:

  • ręczne generowanie etykiet i dokumentów
  • pomyłki w dokumentach i adresach
  • czas „ucieka” na powtarzalnych czynnościach
Przejdź: Automatyzacja procesów

Automatyzuj powtarzalne czynności, ale monitoruj wyjątki.

03

Jakość i kontrola

Kontrola błędów, śledzenie przyczyn reklamacji i standardy pakowania.

quality reklamacje KPI

Gdy widzisz:

  • powtarzalne błędy (zły SKU, braki, uszkodzenia)
  • rosnące zwroty i reklamacje
  • brak „pętli feedbacku” do procesu
Przejdź: Kontrola i raportowanie

Bez KPI błędów i wyjątków nie wiesz, co poprawiać w procesie.

Model procesu

Obsługa zamówień jako system: standard + wyjątki + odpowiedzialności

Proces powinien działać „z automatu” w 80–90% przypadków. Reszta to wyjątki, które wymagają jasnych progów i decyzji.

1) Standard realizacji

Stała ścieżka: przyjęcie → kompletacja → pakowanie → wysyłka → tracking.

  • jasne statusy i SLA
  • role i odpowiedzialności
  • automaty dla etykiet i dokumentów

2) Wyjątki (co jeśli...)

Braki, podmiany, split zamówień, zwroty i reklamacje — osobne ścieżki.

  • progi eskalacji (kiedy do kogo)
  • szablony komunikacji z klientem
  • czas i koszt obsługi wyjątku

3) Kontrola jakości i feedback

Źródła błędów zamykasz tylko wtedy, gdy je mierzysz i wracasz do procesu.

  • KPI: błędy, zwroty, reklamacje, SLA
  • analiza przyczyn (root cause)
  • zmiany w standardzie + audyt reguł
Procesy i logistyka BaseLinker Integracje
Checklisty

Checklisty: jak usprawnić obsługę zamówień bez „gaszenia pożarów”

Te punkty domykają przewidywalność: czas, błędy, koszt obsługi i jakość.

Proces i statusy

  • mapa statusów + definicja „done” dla każdego
  • SLA na etapach (przyjęcie, wysyłka, wyjątki)
  • ścieżki wyjątków: braki/split/podmiany
  • RACI: kto decyduje, kto wykonuje

Automaty

  • automaty generowania etykiet i dokumentów
  • automaty komunikacji statusów do klienta
  • walidacje danych (adres, telefon, produkty)
  • alerty na błędy integracji i braki

Kontrola jakości

  • KPI: błędy, reklamacje, zwroty, SLA
  • kody przyczyn (root cause) dla reklamacji
  • audyt pakowania i kompletacji
  • cykliczne usprawnienia: 30/60 dni
Automatyzacja procesów Kontrola i raportowanie Systemy sprzedażowe
FAQ

Najczęstsze pytania o obsługę zamówień

Krótko i konkretnie.

Jakie statusy są „minimalnym” standardem?
Minimum to: nowe → w realizacji → spakowane → wysłane → zakończone + osobne statusy wyjątków (np. brak towaru, kontakt z klientem, reklamacja, zwrot).
Co najbardziej skraca czas realizacji?
Standaryzacja statusów i automaty etykiet/dokumentów + jasne ścieżki wyjątków. Zwykle nie brakuje „pracy”, brakuje „przepływu”.
Jak ograniczyć błędy kompletacji?
Walidacje danych, standard pakowania, kontrola losowa oraz rejestrowanie przyczyn błędów. Jeśli nie mierzysz przyczyny, poprawiasz „na oko”.
Czy automatyzacja rozwiąże problemy w procesie?
Automatyzacja przyspiesza proces, ale też przyspiesza błędy. Najpierw ustal standard i wyjątki, dopiero potem automatyzuj powtarzalne czynności i monitoruj odchylenia.

Chcesz uporządkować obsługę zamówień? Napisz: kanały sprzedaży, liczbę zamówień/dzień i 3 największe problemy (SLA/błędy/zwroty/braki). Wrócę z propozycją statusów, automatyzacji i KPI kontroli procesu.

Kontakt Oferta Technologia i narzędzia

Napędzamy sprzedaż w Ecommerce

Kontakt

Usługi