S1
Jedno źródło prawdy
Status wynika ze zdarzeń. Każdy widzi to samo: operacje, support, właściciel.
- porządek
- SLA
- kontrola
TL;DR
Automatyczne statusy w 7 krokach (bez chaosu)
Jeśli statusy są ręczne, to raporty i obsługa klienta też będą ręczne. Cel: statusy mają wynikać ze zdarzeń: płatność → kompletacja → nadanie, a wyjątki idą do osobnych statusów.
Najważniejsze w punktach
- Zbuduj minimalny zestaw statusów (8–12), nie 40.
- Ustal 1 główną ścieżkę: Nowe → Opłacone → Do kompletacji → Spakowane → Nadane → Zrealizowane.
- Powiąż statusy z 3 zdarzeniami: płatność, kompletacja, nadanie.
- Wyjątki (braki, pobranie, adres, reklamacje) mają własne statusy i blokady.
- Nie wysyłaj komunikacji „na status” bez warunków — bo zrobisz spam i błędy.
- Mierz: czas do nadania, zamówienia utkwione, % wyjątków, ręczne zmiany statusów.
Szybki cel
Automatyczne statusy mają sprawić, że w panelu widzisz
rzeczywisty stan operacji, a nie „co ktoś kliknął”. Dzięki temu raportowanie, SLA i obsługa klienta przestają być zgadywaniem.
Mniej chaosu
0
jedna ścieżka
SLA
0
czas do nadania
Obsługa
0
mniej pytań
Kontrola
0
wyjątki osobno
Definicja
Co daje automatyzacja statusów w BaseLinkerze
Statusy to „API” Twojej firmy: magazyn, księgowość, obsługa klienta i reklamy opierają się na tym, co status mówi. Jeśli status kłamie — cały system kłamie.
S2
Mniej ręcznej pracy
Znika „klikanie statusów”. Ludzie robią wyjątki, nie rutynę.
- automaty
- czas
- błędy
S3
Obsługa klienta bez zgadywania
Pytania „kiedy wyjdzie paczka” spadają, bo status i komunikacja są spójne.
- komunikacja
- spójność
- zaufanie
S4
Raporty, które działają
Możesz mierzyć proces: utkwione zamówienia, czas do nadania, % wyjątków.
- KPI
- dashboard
- decyzje
Wniosek
Automatyczne statusy nie są „ficzerem”. To
fundament automatyzacji: bez statusów opartych o zdarzenia nie zrobisz stabilnego workflow dokumentów, wysyłek ani raportów.
Model statusów
Minimalny model statusów (8–12), który działa
Im więcej statusów, tym większa niekonsekwencja. Zacznij od „minimum, które steruje procesem” i dopiero później dodawaj statusy dla wyjątków i specyficznych kanałów.
Proponowana ścieżka główna
Nowe →
Opłacone →
Do kompletacji →
Spakowane →
Nadane →
Zrealizowane
M1
Statusy operacyjne (główne)
Nowe, Opłacone, Do kompletacji, Spakowane, Nadane, Zrealizowane. To jest kręgosłup procesu i to na nim budujesz automaty.
- prosto
- spójnie
- mierzalnie
M2
Statusy wyjątków (osobna ścieżka)
Brak towaru, Weryfikacja adresu, Wstrzymane, Pobranie – do potwierdzenia, Reklamacja/Zwrot. Wyjątki nie mogą mieszać się z główną ścieżką.
- wyjątki
- blokady
- kontrola
M3
Status „śmietnik” = brak kontroli
Status typu „W trakcie” nic nie znaczy. Nie da się go raportować ani automatyzować. Każdy status musi mieć jedno znaczenie i jeden powód istnienia.
- 1 znaczenie
- 1 decyzja
- 1 proces
M4
Nie twórz statusów „pod człowieka”
Status nie służy do tego, żeby ktoś pamiętał. Od tego są tagi, notatki i zadania. Status służy do sterowania i raportowania.
- sterowanie
- raport
- SLA
Zdarzenia
Zdarzenia i reguły: jak spiąć płatność, kompletację i nadanie
Trzy zdarzenia pokrywają większość sklepów: płatność, kompletacja, nadanie. Każde zdarzenie powinno przesuwać zamówienie do następnego statusu – bez ręcznego klikania.
1
Płatność → „Opłacone”
automatyzacja po zdarzeniu „płatność zaksięgowana”
Reguła
Jeśli zamówienie zmienia stan płatności na opłacone (PayU/Przelewy24/Allegro Pay/etc.) — ustaw status
Opłacone i dodaj tag „paid”.
⚠
Wyjątek: pobranie
Dla pobrań nie ustawiaj „Opłacone”. Daj osobny status typu
Pobranie – do weryfikacji lub od razu
Do kompletacji (z blokadą ryzyka).
2
Opłacone → „Do kompletacji”
przekazanie do magazynu
Reguła
Po wejściu w „Opłacone” automatycznie ustaw
Do kompletacji, jeśli: produkt jest dostępny, adres kompletny, brak blokad.
ℹ️
Dlaczego nie od razu?
Bo „Opłacone” bywa istotne dla księgowości i raportów. Jeśli nie potrzebujesz — możesz skrócić ścieżkę.
3
Kompletacja → „Spakowane”
moment, w którym zamówienie jest fizycznie gotowe
Reguła
Gdy magazyn zakończy kompletację / pakowanie (np. po wydruku etykiety, po skanowaniu, po WZ) — ustaw status
Spakowane.
✅
Zasada
„Spakowane” oznacza: paczka istnieje i może być nadana bez dodatkowej pracy.
4
Nadanie → „Nadane”
zdarzenie utworzenia przesyłki / numeru listu przewozowego
Reguła
Jeśli wygenerowano list przewozowy / numer przesyłki — ustaw status
Nadane. To jest najlepszy punkt na automatyczną komunikację „Twoja paczka została nadana”.
⚠
Pułapka
„Wygenerowano etykietę” ≠ „kurier odebrał”. Jeśli chcesz być precyzyjny, dodaj osobny status
Odebrane przez kuriera (jeśli masz dane z integracji).
Wariant dla prostych sklepów
Jeśli chcesz minimum:
Nowe → Do kompletacji → Nadane → Zrealizowane. Warunek: płatność i adres muszą być walidowane automatem (inaczej zrobisz chaos w magazynie).
Wyjątki
Wyjątki i blokady: żeby automaty nie robiły szkód
Automaty mają iść „główną drogą”. Wyjątki mają być widoczne i mierzalne — inaczej utkną w procesie.
E1
Brak towaru
Jeśli choć jedna pozycja jest niedostępna, zamówienie nie powinno trafiać do kompletacji. Status: Brak towaru + tag „stockout” + opcjonalnie zadanie do uzupełnienia.
- blokada
- stockout
- kontrola
E2
Niepełny adres / brak telefonu
Automatyczna walidacja danych: jeśli brakuje ulicy, numeru, kodu lub telefonu — status Weryfikacja adresu (z automatyczną wiadomością do klienta).
- adres
- walidacja
- kontakt
E3
Pobranie / ryzyko
Dla pobrań i zamówień „ryzykownych” ustaw status Wstrzymane i jasną regułę odblokowania (np. potwierdzenie telefoniczne / limit wartości).
- COD
- ryzyko
- odblokuj
E4
Anulacje / korekty
Jeśli zamówienie anulowane lub wymaga korekty dokumentów, nie mieszaj tego z realizacją. Osobny status: Anulowane / Do korekty.
- dokumenty
- anulacje
- porządek
Zasada wyjątków
Wyjątek musi spełnić 3 warunki: (1) ma własny status, (2) ma regułę „co dalej”, (3) jest mierzony. Jeśli nie jest mierzony — będzie wracał.
Wdrożenie
Plan wdrożenia 1 / 3 / 7 dni
Najpierw stabilizujesz główną ścieżkę. Potem dopiero rozbudowujesz wyjątki i niuanse kanałów.
D1
Dzień 1: model statusów + 3 zdarzenia
Ustal 8–12 statusów, zrób ścieżkę główną i podepnij: płatność, kompletacja, nadanie. Cel: 70% zamówień idzie automatem.
- minimum
- kręgosłup
- 70%
D3
Dzień 3: wyjątki + blokady
Dodaj statusy dla braków, adresu, pobrania i korekt. Ustal reguły odblokowania i komunikację.
- wyjątki
- blokady
- reguły
D7
Dzień 7: KPI i raport wyjątków
Zmierz: czas do nadania, utkwione zamówienia, ręczne zmiany statusów, % wyjątków. Na tej podstawie dopinasz kolejne automaty.
- KPI
- raport
- iteracja
ROI
Efekt po tygodniu
Mniej klikania, mniej pomyłek, wyraźna ścieżka magazynu i lepsza komunikacja do klienta. Automatyzacja zaczyna „trzymać proces”.
- porządek
- SLA
- kontrola
KPI
KPI automatycznych statusów: co mierzyć, żeby to działało
Automatyzacja bez kontroli kończy się „niewidzialnymi problemami”. Statusy mają dać Ci panel sterowania.
K1
Czas: opłacone → nadane
Najważniejszy KPI operacyjny. Jeśli rośnie, masz problem w kompletacji, stanach albo kolejce wysyłek.
- SLA
- czas
- magazyn
K2
Zamówienia utkwione
Ile zamówień stoi w statusie „Do kompletacji” dłużej niż X godzin/dni. To jest alarm, nie statystyka.
- alarm
- kolejka
- blokada
K3
% wyjątków
Braki, adres, pobrania, korekty. Jeśli wyjątki rosną, automatyzacja ujawnia problem w systemie.
- wyjątki
- trend
- przyczyna
K4
Ręczne zmiany statusów
Jeśli ludzie muszą „naprawiać” statusy ręcznie, to automat nie ma pokrycia w zdarzeniach lub danych.
- jakość danych
- reguły
- spójność
Praktyczny test
Jeśli po 7 dniach wdrożenia nie umiesz odpowiedzieć na pytanie:
„ile zamówień utknęło i dlaczego?” — statusy nadal nie są systemem, tylko etykietą.
FAQ
Najczęstsze pytania o automatyczne statusy w BaseLinkerze
Ile statusów powinienem mieć?
Zwykle
8–12. Kręgosłup procesu + statusy wyjątków. Jeśli masz 30+, prawdopodobnie ukrywasz chaos.
Czy automatyzować komunikację „po każdym statusie”?
Nie. Komunikacja musi mieć warunki (np. „nadane” + numer przesyłki). Inaczej zrobisz spam i błędne informacje.
Co z kanałami typu Allegro i własny sklep?
Zasada ta sama: zdarzenia → status. Różnice kanałów obsługuj tagami i wyjątkami, a nie mnożeniem statusów.
Skąd brać „zdarzenie kompletacja”?
Z procesu magazynowego: zakończenie kompletacji, skanowanie, utworzenie dokumentu, wydruk etykiety – wybierz punkt, który jest
faktycznym potwierdzeniem gotowości paczki.
O autorze
Procesy, nie „klikologia”
Automatyzacja statusów to najtańsza forma „systemu” w ecommerce: daje kontrolę procesu, raportowanie i przewidywalność. Podejście: kręgosłup → zdarzenia → wyjątki → KPI. Bez setek statusów i bez ręcznego gaszenia pożarów.
statusy • zdarzenia • wyjątki • SLA • KPI • automatyzacja
Chcesz wdrożyć automatyczne statusy i odzyskać kontrolę nad procesem?
Podeślij: listę statusów (jeśli masz), kanały sprzedaży, sposób płatności, metodę wysyłki oraz jak wygląda kompletacja. W odpowiedzi dostaniesz: mapę statusów, reguły zdarzeń (płatność/kompletacja/nadanie), ścieżkę wyjątków i KPI kontroli.
Szybki start
- 1Model 8–12 statusów
- 2Zdarzenia: płatność / kompletacja / nadanie
- 3Wyjątki i blokady
- 4KPI i raport utkwionych
Jeśli chcesz krótko: wyślij screen listy statusów + 3 przykłady zamówień (opłacone, pobranie, brak towaru) — wrócę z gotową mapą reguł.