1
Stan
Faktycznie nie ma towaru (zero / poniżej progu).
- OOS:STAN
- 0 szt.
- próg
TL;DR
Braki magazynowe w 10 zasadach
Cel: wykryć brak automatycznie i przerobić go na zadanie z decyzją, zanim rozwali SLA.
Model minimalny
- Status STOP: WERYFIKACJA – BRAK (albo STOP – BRaki).
- Tagi przyczyny: OOS:STAN, OOS:REZERWACJA, OOS:MW, OOS:ZAMIENNIK.
- Reguła: wykrycie braku → status STOP + utworzenie zadania uzupełnienia.
- Zadanie ma: SKU, brakującą ilość, magazyn, właściciela, termin, priorytet.
- Braki nie stoją w kompletacji. Kompletacja nie jest miejscem diagnozy.
- Multi-warehouse: najpierw routing i rezerwacje, dopiero potem automaty braków.
- Masz 3 decyzje: uzupełnij, split/dosyłka, anuluj/zmień.
- Eskalacje: brak rozwiązany w X godzin → przypomnienie + decyzja twarda.
- KPI: % OOS, czas w STOP, czas do uzupełnienia, przyczyny, skutki (split/anulacje).
- Wdrożenie start: 1 magazyn, 1 status STOP, 4 tagi, 3 automaty — i dopiero kalibracja.
Największy błąd
„Odkładamy zamówienie, jak brakuje” bez statusu STOP i bez zadania. To generuje ukryty backlog i psuje SLA.
Definicja
Co to jest „brak” operacyjnie (a nie księgowo)
Operacyjnie „brak” to sytuacja, w której zamówienie nie może być zrealizowane w standardowym flow, bo ilość dostępna do kompletacji jest mniejsza niż wymagana (z powodów: stan, rezerwacje, split, routing magazynu).
2
Rezerwacje
Towar jest „na papierze”, ale zarezerwowany pod inne zamówienia.
- OOS:REZERWACJA
- kolejka
- lock
3
Multi-warehouse
Towar jest, ale w innym magazynie / zły routing.
- OOS:MW
- routing
- źródło
4
Zamiennik / komplet
SKU w zamówieniu wymaga substytutu albo pakietu.
- OOS:ZAMIENNIK
- bundle
- swap
Po co tag przyczyny?
Żebyś wiedział, czy problem jest w zakupach, rezerwacjach, routingu, czy w danych produktowych. Bez tego „braki” wyglądają tak samo, a naprawiasz nie to, co trzeba.
Flow
Model: brak → zadanie → decyzja → powrót do realizacji
To jest kręgosłup procesu. Jeśli go nie masz, reszta jest kosmetyką.
Krok
Trigger
Co się dzieje
Efekt
1) Wykrycie
Import / rezerwacja / kompletacja
System wykrywa, że ilość dostępna < wymagana
Brak staje się „zdarzeniem”
2) STOP
Automat
Status
WERYFIKACJA – BRAK + tag OOS:*
Brak odcięty od produkcji
3) Zadanie
Automat
Tworzysz zadanie uzupełnienia/transferu/zakupu
Jest właściciel i termin
4) Decyzja
BOK/ops
Uzupełnij / split / zamiennik / anuluj
Jasna ścieżka
5) Powrót
Zdarzenie: stan OK
Odblokowanie i powrót do „DO KOMPLETACJI”
Backlog nie rośnie
Dlaczego „zadanie” jest konieczne
Status STOP mówi „jest problem”. Zadanie mówi „kto i do kiedy go rozwiązuje”. Bez zadania, STOP staje się „półką w systemie”.
Rules
Reguły wykrywania braków: kiedy i gdzie łapać OOS
Najlepszy moment na wykrycie braku to jak najwcześniej, ale bez generowania fałszywych alarmów.
R1
Wykrycie na wejściu (import)
Warunek: po imporcie zamówienia (lub po płatności) weryfikujesz dostępność. Jeśli brakuje – STOP zanim trafi do kompletacji.
- najwcześniej
- mniej chaosu
- STOP
R2
Wykrycie na rezerwacji
Warunek: rezerwacja stanów się nie powiodła (albo rezerwacja powoduje zejście poniżej zera). To sygnał OOS:REZERWACJA.
- rezerwacja
- lock
- kolejka
R3
Wykrycie na kompletacji (ostatnia linia)
Jeśli mimo wszystko brak wychodzi dopiero przy zbieraniu, automat przerzuca do STOP i tworzy zadanie. To ostatnia bariera.
- ostatnia bariera
- ops
- STOP
R4
Progi minimalne (prewencja)
Ustaw progi minimalne / alerty stanów. To nie zatrzyma zamówienia, ale daje wcześniejszy sygnał do zakupów.
- min
- alert
- zakupy
Priorytety braków
Brak dla zamówienia ekspres/Smart ma wyższy koszt. Dlatego w zadaniu ustaw priorytet zależny od SLA/terminu.
Automaty
Statusy i automaty: jak spiąć braki bez ręcznego przerzucania
Minimalny zestaw statusów pozwala oddzielić produkcję od braków i robić powrót automatem.
Automat
Warunek
Akcja
Tag
A1: Wykrycie braku
Dostępność < wymagana
Status:
WERYFIKACJA – BRAK
OOS:STAN /
OOS:REZERWACJA
A2: Utwórz zadanie
Status = WERYFIKACJA – BRAK
Dodaj zadanie uzupełnienia/transferu
TASK:OOS
A3: Odblokuj
Stan OK + rezerwacja OK
Usuń tag OOS + wróć do „DO KOMPLETACJI”
(opcjonalnie)
OOS:RESOLVED
A4: Eskalacja
Czas w STOP > X
Przypomnienie / zmiana priorytetu / decyzja
OOS:ESCAL
Uwaga na „fałszywe OOS”
Jeśli masz dużo OOS:REZERWACJA, to często problem w kolejności rezerwacji, routingu magazynów albo synchronizacji stanów. To KPI procesu, nie „wina magazynu”.
Task
Automatyczne tworzenie zadań do uzupełnień: co musi być w zadaniu
Zadanie jest Twoim „ticketem” operacyjnym. Ma być jednoznaczne i raportowalne.
🧾
Format zadania (szablon)
jedna linia = jedna decyzja
Tytuł
OOS: [SKU] – brakuje [QTY] – magazyn [MW] – zamówienie [ID]
Opis
Powód: OOS:STAN / OOS:REZERWACJA / OOS:MW • Termin: [data] • Priorytet: P1/P2/P3
Opcje: uzupełnij / transfer / zamiennik / split / anuluj.
Opcje: uzupełnij / transfer / zamiennik / split / anuluj.
✅
Właściciel
Zadanie musi trafić do konkretnej osoby/roli (zakupy, magazyn, lider).
🎯
Priorytet zadania (prosty)
koszt spóźnienia = priorytet
P1
Ekspres/Smart/blisko cut-off → reakcja natychmiast.
P2
Standard z terminem „dziś/jutro” → szybka obsługa.
P3
Reszta → planowo, ale z SLA maksymalnym.
⚠
Pułapka
Jeśli wszystko jest P1, to nic nie jest P1. Mierz obciążenie i kalibruj progi.
Dwie kolejki zadań
Jeśli wolumen jest większy: rozdziel zadania na
UZUPEŁNIJ/TRANSFER (magazyn) oraz
DECYZJA (BOK/owner procesu). To przyspiesza zamykanie spraw.
MW
Multi-warehouse i rezerwacje: najczęstsza przyczyna „fałszywych braków”
Jeśli masz kilka magazynów, braki często wynikają nie z braku towaru, tylko z routingu i źródła wysyłki.
MW1
Routing magazynu przed wykrywaniem braków
Najpierw przypisz magazyn i źródło wysyłki, dopiero potem sprawdzaj dostępność. Inaczej OOS będzie zły, bo sprawdzasz „nie ten magazyn”.
- routing
- źródło
- kolejność
MW2
Transfer zamiast zakupu
Jeśli towar jest w innym magazynie, zadanie powinno tworzyć transfer, a nie „kup to”. To skraca czas i koszty.
- transfer
- czas
- koszt
Tag MW
Użyj
OOS:MW gdy towar istnieje, ale nie w przypisanym magazynie. To świetny KPI jakości routingu.
Ops
Alternatywy, split orders i dosyłki: jak podejmować decyzje bez chaosu
Brak to nie zawsze „czekamy na dostawę”. Czasem lepsza jest alternatywa albo split — ale tylko według reguł.
Opcja
Kiedy
Plus
Minus
Uzupełnij
Dostawa/transfer w SLA
Najprościej, najmniej komunikacji
Ryzyko spóźnienia
Split / dosyłka
Część zamówienia dostępna, część nie
Ratujesz SLA dla części
Koszt logistyczny
Zamiennik
SKU ma substytut zaakceptowany
Szybko domykasz
Ryzyko reklamacji bez zgody
Anuluj / zmień
Brak nie do uzupełnienia w SLA
Minimalizujesz straty
Utrata sprzedaży
Zasada zamiennika
Zamiennik tylko, jeśli masz to wpisane w proces i komunikację (np. zgoda klienta). W przeciwnym razie lepiej split/anulacja niż reklamacje.
SLA
Eskalacje i SLA braków: kiedy braku nie da się „zostawić”
Brak ma swój czas. Jeśli go przekroczysz, koszt rośnie wykładniczo (SLA, negatywy, anulacje).
Typ
SLA (start)
Właściciel
Eskalacja
OOS:STAN
≤ 4h decyzja
zakupy/owner
Po 4h: split/anulacja/zmiana
OOS:REZERWACJA
≤ 2h
ops/magazyn
Po 2h: przegląd rezerwacji/routing
OOS:MW
≤ 2h transfer
magazyn
Po 2h: decyzja transfer/zmiana źródła
OOS:ZAMIENNIK
≤ 4h kontakt
BOK
Po 4h: decyzja twarda
Reguła „max STOP”
Ustal maksymalny czas trzymania zamówienia w statusie „brak” (np. 24–48h). Po tym czasie zamówienie musi mieć decyzję.
KPI
KPI braków: co mierzyć, żeby to się nie wymknęło spod kontroli
Braki zawsze będą. Różnica jest taka, czy są pod kontrolą i czy wiesz, dlaczego powstają.
K1
% zamówień z OOS
Ile zamówień trafia do STOP z powodu braków (trend tygodniowy).
- trend
- kontrola
- proces
K2
Czas w statusie „WERYFIKACJA – BRAK”
Median/95p. Jeśli rośnie – zadania nie działają albo brak właściciela.
- czas
- SLA
- backlog
K3
TOP przyczyny OOS
OOS:STAN vs OOS:REZERWACJA vs OOS:MW – to mówi, co naprawiać.
- tagi
- przyczyna
- diagnostyka
K4
Skutki braków
Split/dosyłki/anulacje/negatywy – koszt procesu, nie tylko „brak towaru”.
- koszt
- anulacje
- jakość
Minimalny raport tygodniowy
1) % OOS, 2) czas w STOP, 3) TOP 5 SKU z OOS, 4) TOP przyczyny, 5) liczba split/anulacji.
Plan
Checklista wdrożenia (1–2 dni robocze)
Szybkie wdrożenie działa lepiej niż „idealny projekt”, który nigdy nie startuje.
Kroki
- Dodaj status: WERYFIKACJA – BRAK.
- Dodaj tagi: OOS:STAN, OOS:REZERWACJA, OOS:MW, OOS:ZAMIENNIK.
- Ustal moment wykrycia: po imporcie albo po płatności (start).
- Utwórz automat: wykrycie braku → status + tag.
- Utwórz automat: status „brak” → utwórz zadanie uzupełnienia.
- Utwórz automat: po uzupełnieniu stanu → odblokuj i wróć do kompletacji.
- Dodaj SLA + eskalacje (tag OOS:ESCAL).
- Włącz raport tygodniowy KPI i kalibrację progów.
Najlepszy start
Zacznij od jednego magazynu i jednego kanału sprzedaży. Dopiero po tygodniu dodawaj MW i split.
FAQ
Najczęstsze pytania o automatyzację braków
Czy braki powinny blokować kompletację zawsze?
Tak — jeśli brak dotyczy pozycji, która uniemożliwia wysyłkę całości. Wyjątek: gdy masz reguły split/dosyłek i świadomie je stosujesz.
Co jeśli braki są „fałszywe”, bo towar jest w innym magazynie?
To zwykle problem routingu multi-warehouse. Najpierw przypisz magazyn/źródło wysyłki, dopiero potem sprawdzaj dostępność.
Jak ograniczyć zaległości w statusie „brak”?
SLA + eskalacje + twarda decyzja po czasie maksymalnym. Brak bez decyzji to ukryty backlog.
Jakie KPI są najważniejsze na start?
% OOS, median czasu w STOP, TOP przyczyny OOS, liczba split/anulacji. To wystarczy do pierwszej kalibracji.
SEO
Co warto podpiąć?
Braki to „wyjątki”. Żeby działały, muszą być częścią porządku statusów, priorytetów i (opcjonalnie) splitu.
⚡
Statusy oparte o zdarzenia
Braki powinny być zdarzeniem w flow, a nie ręczną decyzją operatora.
- zdarzenia
- flow
- automaty
🎯
Priorytetyzacja zamówień i wyjątki
Braki muszą mieć osobną kolejkę, inaczej rozwalają priorytety produkcji.
- kolejka
- wyjątki
- SLA
🧩
Split orders
Jeśli często wysyłasz częściowo, reguły splitu muszą być spójne z OOS.
- split
- dosyłka
- koszt
🛑
Blokady wysyłki i ryzyko
Braki to jeden typ STOP. Inne STOP to płatność, adres, fraud – warto spiąć to w jeden model.
- STOP
- risk
- kontrola
braki • OOS • zadania uzupełnień • BaseLinker • automatyzacja
Chcesz zautomatyzować braki tak, żeby nie psuły SLA?
Podeślij: 10 zamówień z brakami, listę magazynów, reguły rezerwacji i statusy. Dostaniesz: model STOP, tagi przyczyn, automaty wykrycia/odblokowania, szablony zadań i KPI.
Szybki start (checklista)
- 1Status WERYFIKACJA – BRAK
- 24 tagi OOS + 1 tag ESCAL
- 3Automat: wykrycie → STOP + zadanie
- 4Automat: stan OK → odblokuj
Braki „znikają” dopiero wtedy, gdy mają właściciela, termin i decyzję — nie wtedy, gdy je nazwiesz statusem.