Kalendarz nie załadował się w tym oknie. Otwórz go w nowej karcie — to zajmie sekundę.
Otwórz kalendarz rezerwacjiJak gabinet terapeutyczny obniżył
nieodwołane sesje o 70% w 45 dni
bez telefonicznego przypominania
Gabinet tracił średnio 5 sesji tygodniowo przez spóźnione odwołania i zapomniane wizyty. Automatyczne przypomnienia SMS w Setmore zmieniły to w 45 dni.
Case study, oparty na typowym przebiegu wdrożenia automatyzacji SMS w Setmore w gabinetach terapeutycznych — konkretne liczby pokazują skalę efektu, jaki realnie daje taki system przypomnień.
Pełny grafik na papierze,
dziurawy w rzeczywistości
Gabinet miał ustabilizowaną bazę pacjentów, ale puste sloty po nieodwołanych sesjach pojawiały się regularnie i nikt nie miał czasu, żeby je szybko zapełnić.
~5 nieodwołanych sesji tygodniowo
Domyślne przypomnienie e-mail dzień wcześniej łatwo ginęło w skrzynce (więcej o Setmore w gabinecie: Setmore dla terapeutów i psychologów). Część pacjentów po prostu zapominała o terminie, mimo że regularnie przychodziła na terapię.
Odwołania na ostatnią chwilę
Kiedy pacjent odwoływał sesję rano tego samego dnia, nie było czasu, żeby ktoś inny z listy oczekujących zdążył się zgłosić i zająć wolny termin.
Recepcja dzwoniła osobiście
Żeby ograniczyć straty, recepcja próbowała dzwonić do części pacjentów dzień przed sesją — co zajmowało kilka godzin tygodniowo i i tak nie obejmowało wszystkich terminów.
3 automatyczne SMS-y,
uruchamiane wprost z kalendarza Setmore
Każda zaplanowana sesja automatycznie generuje przypomnienia SMS w odpowiednich momentach — bez dodatkowej pracy recepcji i bez ujawniania szczegółów wizyty w treści wiadomości. Przypomnienia działają w Setmore, a listę rezerwową i wiadomości po cyklu obsługuje Make. Konfigurację SMS opisuję w tekście przypomnienia SMS w Setmore.
Przypomnienie 48 godzin przed sesją
Pierwszy SMS dawał pacjentowi realny czas na odwołanie lub przełożenie terminu, zamiast robić to na ostatnią chwilę.
Przypomnienie 3 godziny przed sesją
Krótkie, ostatnie przypomnienie — bez linków, tylko potwierdzenie godziny, żeby zminimalizować zapominanie w dniu wizyty.
Automatyczne uzupełnienie z listy rezerwowej
Gdy pacjent odwoływał sesję z wyprzedzeniem, scenariusz w Make (połączony z Setmore) wysyłał SMS do osób z listy oczekujących na wcześniejszy termin. Kto pierwszy zarezerwuje, ten zajmuje slot. Setmore + Make
Delikatne przypomnienie o kolejnym umówieniu
Osobna wiadomość — również przez Make — dla pacjentów, którzy wyrazili zgodę na taki kontakt, a nie umówili kolejnej wizyty przez dłuższy czas. W terapii ton ma znaczenie: zaproszenie, bez nacisku.
Od briefu do działających
przypomnień SMS — 4 dni
Bez zmiany sposobu, w jaki terapeuci na co dzień planują sesje w Setmore.
Przegląd historii rezerwacji z ostatnich miesięcy, żeby ustalić, w jakich momentach najczęściej dochodziło do nieodwołanych sesji.
Ustalenie treści przypomnień z zespołem terapeutów — zwięzłej, dyskretnej, bez ujawniania rodzaju usługi w treści SMS-a.
Konfiguracja scenariusza w Make, który po odwołaniu sesji w Setmore wysyła SMS do listy oczekujących, oraz testy na koncie testowym.
Przypomnienia aktywne dla wszystkich nowych sesji, krótkie szkolenie z panelu Setmore dla osoby odpowiedzialnej za grafik.
Przed vs po
Największa zmiana to nie liczba wysłanych SMS-ów, tylko to, że pusty slot po odwołanej sesji ma teraz szansę zostać zapełniony jeszcze tego samego dnia.
| Wskaźnik | Przed | Po 45 dniach |
|---|---|---|
| Nieodwołane sesje (no-show) | ~5 tygodniowo | ~1,5 tygodniowo (−70%) |
| Zapełnienie listy rezerwowej | sporadyczne, ręczne telefony | 81% zwolnionych terminów zapełnionych |
| Odzyskane sesje miesięcznie | 0 | ~18 sesji |
| Czas recepcji na przypominanie/tydz. | ~3 godziny | 0 godzin — pełna automatyzacja |
| Sesje objęte przypomnieniem SMS | 0% | 100% sesji |
Wcześniej dzwoniłam do części pacjentów dzień przed wizytą, licząc, że akurat odbiorą telefon. Teraz SMS wychodzi sam, dwa razy — dzień wcześniej i kilka godzin przed sesją. A jeśli ktoś jednak odwoła, od razu wychodzi wiadomość do osoby z listy oczekujących. Terminarz przestał świecić pustymi polami.
Automatyzacja w gabinecie terapeutycznym:
4 zasady dyskrecji i wygody
W terapii przypomnienia muszą być skuteczne i jednocześnie dyskretne. Te cztery ustawienia łączą jedno z drugim.
Neutralna treść SMS-a
Data, godzina i nazwa gabinetu — bez słów „terapia”, „psycholog” czy rodzaju sesji. SMS może przeczytać ktoś inny niż pacjent, np. na zablokowanym ekranie telefonu.
Zgoda na wiadomości po cyklu
Przypomnienie o wizycie to obsługa umówionej usługi. Wiadomość zapraszająca do powrotu wysyłaj tylko osobom, które się na nią zgodziły, i daj łatwy sposób rezygnacji.
Sesje online bez szukania linku
Przy sesji online link do spotkania tworzy się automatycznie i trafia w przypomnieniu. Pacjent nie szuka go w mailach 5 minut przed startem. Linki Zoom i Meet w Setmore
Faktura bez przepisywania
Po sesji faktura może powstać sama w inFakt na podstawie danych z Setmore. Mniej pracy po godzinach i mniej pomyłek. Faktura po wizycie: Setmore + inFakt
Przeczytaj też
Setmore dla terapeutów i psychologów
Jak ustawić kalendarz, przypomnienia i sesje online w gabinecie terapeutycznym.
Czytaj dalej →Case study: Setmore w fizjoterapii
Ten sam mechanizm przypomnień i listy rezerwowej w gabinecie fizjoterapii.
Czytaj dalej →Strona i automatyzacje dla psychologa
Strona, rezerwacje, przypomnienia i faktury połączone w jeden spokojny proces.
Czytaj dalej →Pytania o podobne wdrożenie
Odpowiadam na wątpliwości zanim się pojawią.
Nie — treść przypomnienia jest neutralna i zawiera wyłącznie datę, godzinę i nazwę gabinetu, bez wskazania rodzaju usługi. To był jeden z pierwszych warunków ustalonych z zespołem terapeutów.
Przypomnienia SMS — tak, Booksy też je ma. Listę rezerwową i wiadomości po cyklu trzeba dopasować do możliwości danego systemu. Różnice opisuję w tekście Setmore vs Booksy.
W tym case to były 4 dni robocze — od audytu grafiku po uruchomienie i szkolenie recepcji. Samo przypomnienie SMS bez listy rezerwowej da się wdrożyć jeszcze szybciej, zwykle w 1–2 dni.
SMS zawiera link do odwołania lub przełożenia terminu w Setmore — to najbardziej niezawodny sposób, żeby zmiana od razu trafiła do kalendarza i uruchomiła powiadomienie listy rezerwowej.
Nie — przypomnienia e-mail działają w planie darmowym, a SMS-y wymagają planu płatnego. Aktualne plany i ceny opisuję w tekście cennik Setmore.
W tym case lista rezerwowa działa przez Make: odwołanie sesji w Setmore uruchamia scenariusz, który wysyła SMS do osób oczekujących. Jak połączyć oba narzędzia, opisuję w tekście Setmore + Make.
Nie — to case, oparty na typowym przebiegu takich wdrożeń. Liczby pokazują skalę zmiany.
Chcesz podobny wynik
w swoim gabinecie?
Ten sam mechanizm — przypomnienia SMS, lista rezerwowa i delikatne win-backi — da się dopasować do Twojej specjalizacji w kilka dni. Zacznijmy od bezpłatnej konsultacji.