Rezerwacja otwiera się w osobnym oknie — kliknij poniżej, aby wybrać termin.
Otwórz kalendarz rezerwacjiJak gabinet terapeutyczny obniżył
nieodwołane sesje o 70% w 45 dni
bez telefonicznego przypominania
Gabinet tracił średnio 5 sesji tygodniowo przez spóźnione odwołania i zapomniane wizyty. Automatyczne przypomnienia SMS w Setmore zmieniły to w 45 dni.
Case study ilustracyjny, oparty na typowym przebiegu wdrożenia automatyzacji SMS w Setmore w gabinetach terapeutycznych — konkretne liczby pokazują skalę efektu, jaki realnie daje taki system przypomnień.
Pełny grafik na papierze,
dziurawy w rzeczywistości
Gabinet miał ustabilizowaną bazę pacjentów, ale puste sloty po nieodwołanych sesjach pojawiały się regularnie i nikt nie miał czasu, żeby je szybko zapełnić.
~5 nieodwołanych sesji tygodniowo
Domyślne przypomnienie e-mail dzień wcześniej łatwo ginęło w skrzynce. Część pacjentów po prostu zapominała o terminie, mimo że regularnie przychodziła na terapię.
Odwołania na ostatnią chwilę
Kiedy pacjent odwoływał sesję rano tego samego dnia, nie było czasu, żeby ktoś inny z listy oczekujących zdążył się zgłosić i zająć wolny termin.
Recepcja dzwoniła osobiście
Żeby ograniczyć straty, recepcja próbowała dzwonić do części pacjentów dzień przed sesją — co zajmowało kilka godzin tygodniowo i i tak nie obejmowało wszystkich terminów.
3 automatyczne SMS-y,
uruchamiane wprost z kalendarza Setmore
Każda zaplanowana sesja automatycznie generuje przypomnienia SMS w odpowiednich momentach — bez dodatkowej pracy recepcji i bez ujawniania szczegółów wizyty w treści wiadomości.
Przypomnienie 48 godzin przed sesją
Pierwszy SMS dawał pacjentowi realny czas na odwołanie lub przełożenie terminu, zamiast robić to na ostatnią chwilę.
Przypomnienie 3 godziny przed sesją
Krótkie, ostatnie przypomnienie — bez linków, tylko potwierdzenie godziny, żeby zminimalizować zapominanie w dniu wizyty.
Automatyczne uzupełnienie z listy rezerwowej
Gdy pacjent odwoływał sesję z wyprzedzeniem, system automatycznie wysyłał SMS do osób z listy oczekujących na wcześniejszy termin.
Delikatne przypomnienie o kolejnym umówieniu
Osobna wiadomość dla pacjentów, którzy zakończyli cykl sesji i nie umówili kolejnej wizyty przez dłuższy czas.
Od briefu do działających
przypomnień SMS — 4 dni
Bez zmiany sposobu, w jaki terapeuci na co dzień planują sesje w Setmore.
Przegląd historii rezerwacji z ostatnich miesięcy, żeby ustalić, w jakich momentach najczęściej dochodziło do nieodwołanych sesji.
Ustalenie treści przypomnień z zespołem terapeutów — zwięzłej, dyskretnej, bez ujawniania rodzaju usługi w treści SMS-a.
Konfiguracja automatyzacji łączącej odwołania z listą oczekujących, testy scenariusza na koncie testowym.
Przypomnienia aktywne dla wszystkich nowych sesji, krótkie szkolenie z panelu Setmore dla osoby odpowiedzialnej za grafik.
Przed vs po
Największa zmiana to nie liczba wysłanych SMS-ów, tylko to, że pusty slot po odwołanej sesji ma teraz szansę zostać zapełniony jeszcze tego samego dnia.
| Wskaźnik | Przed | Po 45 dniach |
|---|---|---|
| Nieodwołane sesje (no-show) | ~5 tygodniowo | ~1,5 tygodniowo (−70%) |
| Zapełnienie listy rezerwowej | sporadyczne, ręczne telefony | 81% zwolnionych terminów zapełnionych |
| Odzyskane sesje miesięcznie | 0 | ~18 sesji |
| Czas recepcji na przypominanie/tydz. | ~3 godziny | 0 godzin — pełna automatyzacja |
| Sesje objęte przypomnieniem SMS | 0% | 100% sesji |
Wcześniej dzwoniłam do części pacjentów dzień przed wizytą, licząc, że akurat odbiorą telefon. Teraz SMS wychodzi sam, dwa razy — dzień wcześniej i kilka godzin przed sesją. A jeśli ktoś jednak odwoła, od razu wychodzi wiadomość do osoby z listy oczekujących. Terminarz przestał świecić pustymi polami.
Pytania o podobne wdrożenie
Odpowiadam na wątpliwości zanim się pojawią.
Nie — treść przypomnienia jest neutralna i zawiera wyłącznie datę, godzinę i nazwę gabinetu, bez wskazania rodzaju usługi. To był jeden z pierwszych warunków ustalonych z zespołem terapeutów.
Tak, mechanizm przypomnień SMS i listy rezerwowej da się skonfigurować analogicznie w Booksy — różni się tylko sposób ustawienia automatyzacji po stronie systemu rezerwacji.
W tym case to były 4 dni robocze — od audytu grafiku po uruchomienie i szkolenie recepcji. Samo przypomnienie SMS bez listy rezerwowej da się wdrożyć jeszcze szybciej, zwykle w 1–2 dni.
SMS zawiera link do odwołania lub przełożenia terminu w Setmore — to najbardziej niezawodny sposób, żeby zmiana od razu trafiła do kalendarza i uruchomiła powiadomienie listy rezerwowej.
Chcesz podobny wynik
w swoim gabinecie?
Ten sam mechanizm — przypomnienia SMS, lista rezerwowa i delikatne win-backi — da się dopasować do Twojej specjalizacji w kilka dni. Zacznijmy od bezpłatnej konsultacji.