Punkt wyjścia
Czym jest automatyczna faktura po wizycie
Ta sama faktura, którą wystawiasz ręcznie — tylko bez przepisywania danych.
🧾
Definicja — automatyczna faktura po wizycie to dokument tworzony w programie do fakturowania po zdarzeniu w systemie rezerwacji, najczęściej po opłaceniu wizyty, z danymi klienta pobranymi z formularza rezerwacji i wysyłany mu e-mailem bez udziału specjalisty
płatność w Setmore → scenariusz Make → faktura w inFakcie → e-mail do klienta
Dlaczego warto
Klient dostaje fakturę od razu, kiedy jeszcze pamięta o wizycie. Ty nie przepisujesz NIP-ów i kwot, a numeracja i przekazanie do księgowości dzieją się w jednym miejscu.
Co jest trudne
Dane do faktury trzeba zebrać przy rezerwacji, a nie po wizycie. Do tego obsługa wyjątków: płatność na miejscu, pakiety, odwołane wizyty, zwroty i korekty.
Czego wymaga
Setmore z płatnościami online lub jasnym znacznikiem „opłacone”, konta w inFakcie z dostępem do API, scenariusza w Make i ustaleń z księgowym co do stawki VAT i kasy fiskalnej.
💡 Zacznij od faktur dla firm, które płacą online przed wizytą. To najprostszy, najczystszy przypadek — resztę dołożysz, gdy ten działa miesiąc bez błędów.
Kto potrzebuje faktury
Firma, osoba prywatna, paragon — co automatyzować
Orientacyjnie — szczegóły zależą od formy opodatkowania i rodzaju usług.
| Klient | Co zwykle dostaje | Czy automatyzować | Uwagi |
|---|---|---|---|
| Firma (podaje NIP) | Faktura | Tak — najlepszy pierwszy krok | Od 2026 r. faktury B2B idą przez KSeF; inFakt obsługuje wysyłkę |
| Osoba prywatna, która prosi o fakturę | Faktura bez NIP | Tak, gdy zaznaczy to w formularzu | Nie wystawiaj faktur wszystkim „na zapas” |
| Osoba prywatna bez prośby | Paragon z kasy (jeśli masz obowiązek) | Nie przez ten scenariusz | Obowiązek kasy zależy od rodzaju usług i obrotu — sprawdź z księgowym |
| Faktura do paragonu | Faktura z numerem paragonu | Częściowo | Osobne zasady — zobacz artykuł o fakturze do paragonu |
Wiele usług medycznych i terapeutycznych korzysta ze zwolnienia z VAT, ale nie wszystkie. Stawkę lub podstawę zwolnienia wpisz w scenariusz po konsultacji z księgowym.
Architektura
Jak połączyć Setmore z inFaktem
Cztery elementy, każdy z jedną odpowiedzialnością.
Zdarzenie
Setmore
Setmore
Opłacona wizyta
Płatność online przy rezerwacji lub znacznik „opłacone”
Dane: usługa, kwota, data, e-mail, pola z formularza
Logika
Make
Make
Sprawdzenie warunków
Czy klient chce fakturę? Czy podał NIP?
Czy faktura dla tej wizyty już istnieje (rejestr)?
Faktura
inFakt
inFakt
Utworzenie i wysyłka
Moduł inFakt w Make lub zapytanie HTTP do API
Pozycja = nazwa usługi, stawka według ustaleń
Rejestr
arkusz
arkusz
Zapis i kontrola
ID wizyty + numer faktury w arkuszu
Błąd = powiadomienie do Ciebie, nie cisza
Wdrożenie
Wdrożenie krok po kroku
Sześć kroków od ustaleń z księgowym do testu.
1
Ustal zasady z księgowym
Stawka VAT lub zwolnienie dla każdej usługi, obowiązek kasy fiskalnej, kiedy faktura, kiedy paragon, jak traktować przedpłaty i pakiety. Zapisz to w jednej tabeli.
→ To jedyny krok, którego nie da się zautomatyzować.
2
Dodaj pola w formularzu Setmore
Pytanie „Czy potrzebujesz faktury?” oraz pola: nazwa firmy, NIP, adres. Pola widoczne tylko wtedy, gdy klient zaznaczy fakturę — krótszy formularz dla pozostałych.
→ Dane zebrane przy rezerwacji = zero dopytywania po wizycie.
3
Włącz płatność online
Przedpłata lub pełna płatność w Setmore przez obsługiwaną bramkę. Płatność jest najpewniejszym wyzwalaczem — wiadomo, że pieniądze wpłynęły.
→ Przy płatności na miejscu wyzwalaczem jest ręczny znacznik.
4
Zbuduj scenariusz w Make
Odbierz zdarzenie, sprawdź rejestr (czy faktura już jest), sprawdź NIP, utwórz fakturę w inFakcie, wyślij ją e-mailem z inFaktu, zapisz numer w arkuszu.
→ Sprawdzenie rejestru chroni przed podwójną fakturą.
5
Obsłuż wyjątki
Odwołanie po opłaceniu = zwrot i korekta (ręcznie lub osobnym scenariuszem). Brak NIP przy zaznaczonej fakturze = wiadomość do Ciebie, nie faktura z pustym polem.
→ Lepiej zatrzymać scenariusz niż wystawić błędny dokument.
6
Testuj na koncie testowym
Pierwsze faktury jako szkice w inFakcie do ręcznego zatwierdzenia przez 2–4 tygodnie. Gdy wszystko się zgadza — przełącz na wystawianie automatyczne.
→ Okres szkiców wyłapuje 90% błędów konfiguracji.
Płatności
Sposób płatności decyduje o wyzwalaczu
Nie każdy gabinet przyjmuje płatności tak samo.
💳
Płatność online przed wizytą
Najprostsze
Klient płaci przy rezerwacji. Płatność jest wyzwalaczem, faktura może wyjść od razu lub po wizycie — zależnie od ustaleń z księgowym.
✓ Zacznij wdrożenie od tego wariantu.
🏧
Płatność na miejscu
Wymaga znacznika
Karta lub gotówka w gabinecie. Wyzwalaczem jest oznaczenie wizyty jako opłaconej — ręcznie w Setmore albo przez krótki formularz po wizycie.
✓ Przy paragonie z kasy faktura do paragonu ma osobne zasady.
📦
Pakiet wizyt
Jedna faktura
Klient kupuje pakiet np. 5 sesji. Faktura wystawiana raz, przy zakupie pakietu, a kolejne wizyty tylko odejmują saldo.
✓ Nie wystawiaj faktury przy każdej sesji z pakietu.
🏢
Płaci pracodawca
Dane płatnika
Wizyta w ramach benefitu firmy. Dane płatnika różnią się od danych klienta — potrzebne osobne pola lub stała lista firm partnerskich.
✓ Uzgodnij z firmą, czy chce faktur zbiorczych.
Czas
Ile czasu oszczędzasz przy 60 fakturach miesięcznie
Przykład ilustracyjny dla jednoosobowego gabinetu.
| Czynność | Ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Wystawienie faktury | 60 × 3 min = 3 h | 0 — robi to scenariusz |
| Wysyłka e-mailem | 60 × 1 min = 1 h | 0 — wysyła inFakt |
| Korekty po literówkach | kilka w miesiącu | rzadko — dane wpisuje klient |
| Kontrola | — | ok. 15 min: przegląd rejestru raz w tygodniu |
Zostaw sobie cotygodniowy przegląd rejestru. Automatyzacja bez kontroli to błąd, który ujawnia się dopiero przy rozliczeniu.
Praktyka
Dobre praktyki i typowe błędy
Najczęstsze problemy przy fakturowaniu automatycznym.
✅
Dobrze
Dane do faktury zbierane w formularzu rezerwacji.
Rejestr ID wizyty → numer faktury przeciw duplikatom.
Szkice do zatwierdzenia przez pierwsze tygodnie.
Powiadomienie o błędzie zamiast cichego pominięcia.
❌
Źle
Faktura dla każdego klienta, także gdy jej nie chciał.
Stawka VAT „na oko”, bez ustaleń z księgowym.
Faktura za wizytę odwołaną i zwróconą.
Brak walidacji NIP — faktura z pustym lub błędnym polem.
🧾
Scenariusz nie zastępuje księgowego. On wykonuje zasady szybko i bez literówek. Jeśli zasady są błędne, zrobi to samo — tylko szybciej i więcej razy.
Wolisz zapytać wprost?
Konsultacja: faktury po wizycie bez przepisywania
Łączę Setmore, Make i inFakt, ustawiam rejestr i obsługę wyjątków.
Co dostajesz
🧩
Architektura
Wyzwalacz, warunki i zapis do inFaktu.
🛡️
Zabezpieczenia
Rejestr przeciw duplikatom i powiadomienia o błędach.
🧾
Wyjątki
Pakiety, płatność na miejscu, dane płatnika.
FAQ
Najczęstsze pytania o automatyczne faktury po wizycie
Czy Setmore ma integrację z inFaktem?
Nie ma gotowej integracji w aplikacji.
Łącznikiem jest Make: odbiera zdarzenie z Setmore i tworzy fakturę w inFakcie przez API.
Czy faktura po wizycie trafi do KSeF?
Jeśli wystawiasz faktury w inFakcie z włączoną obsługą KSeF, program wysyła je zgodnie z zasadami obowiązującymi Twoją firmę. Terminy i wyjątki dla Twojej działalności potwierdź z księgowym.
Co z klientami, którzy płacą na miejscu?
Wyzwalaczem jest oznaczenie wizyty jako opłaconej. Jeśli wydajesz paragon z kasy fiskalnej, faktura do paragonu ma osobne zasady i nie zawsze nadaje się do pełnej automatyzacji.
Jak uniknąć podwójnej faktury?
Prowadź rejestr: ID wizyty i numer faktury w arkuszu. Scenariusz przed utworzeniem faktury sprawdza, czy dla tej wizyty już istnieje.
Co jeśli klient odwoła opłaconą wizytę?
Zwrot płatności i ewentualna korekta faktury. Na start obsługuj to ręcznie z powiadomieniem od scenariusza; automatyzuj dopiero, gdy przypadków jest dużo.
Powiązane materiały
Wizyta → płatność → faktura
📞
Wsparcie eksperta
Setmore · Make · inFakt · KSeF
Faktura wychodzi, zanim klient wyjdzie z gabinetu.
Kto potrzebuje faktury, architektura Setmore → Make → inFakt, sześć kroków wdrożenia, cztery sposoby płatności i lista typowych błędów. Chcesz to u siebie? Umów konsultację.
✓ Dane z formularza
✓ Bez duplikatów
✓ Szkice na start
✓ Zero zobowiązań
Faktura po wizycie — skrót
📋 Zasady od księgowego
📝 Pola faktury w formularzu
💳 Płatność jako wyzwalacz
🗂️ Rejestr przeciw duplikatom
🧪 Szkice przez 2–4 tygodnie
~3 min
Na fakturze
1
Rejestr
0 zł
Konsultacja
Artykuł nie stanowi porady podatkowej. Zasady VAT, kasy fiskalnej i KSeF ustal z księgowym.