Fundament
Po co łączyć Setmore z Make — wizyta bez papierologii
Setmore wie, kto i kiedy przychodzi. Make przekazuje tę informację do ankiety, faktur i mailingu. Jeśli dopiero poznajesz Setmore, zacznij od tekstu Setmore — co to jest i jak działa.
🔗
Definicja — Setmore + Make to przepływ, w którym zdarzenie w kalendarzu (nowa lub zmieniona wizyta) uruchamia działania w innych aplikacjach: wysyłkę ankiety, fakturę w inFakt i sekwencję maili po wizycie
rezerwacja w Setmore → link do ankiety → faktura w inFakt → follow-up w MailerLite
Problem bez automatyzacji
Po każdej rezerwacji ręcznie wysyłasz ankietę, po wizycie wystawiasz fakturę w osobnym programie, a o podziękowaniu i prośbie o opinię przypominasz sobie tylko czasem. Przy 20–30 wizytach tygodniowo to kilka godzin pracy i sporo pominiętych kroków —
policzyłem to niżej.
Co robi Setmore sam
Rezerwacje online,
przypomnienia e-mail i SMS,
przedpłaty oraz dodatkowe pytania w formularzu rezerwacji. Tego nie przenoś do Make — działa natywnie i bez dodatkowych kosztów.
Co dokłada Make
Dłuższą ankietę w osobnym formularzu, fakturę w inFakt tylko dla osób, które jej potrzebują, i opóźniony follow-up w MailerLite — z filtrami, warunkami i powiadomieniem o błędach.
💡 Test podstawowy: policz, ile czynności wykonujesz ręcznie wokół jednej wizyty — od rezerwacji do podziękowania. Każda, która wygląda tak samo za każdym razem, nadaje się do automatyzacji. Ogólne zasady opisuję w artykule
automatyzacja gabinetu — 5 godzin tygodniowo mniej.
Jak to działa
Droga pacjenta: od rezerwacji do kolejnej wizyty
Cztery etapy, z których Make obsługuje trzy. Ty zajmujesz się tylko samą wizytą.
Rezerwacja
Setmore
Setmore
Setmore — natywnie
Klient wybiera termin, płaci zaliczkę, dostaje potwierdzenie i przypomnienia — przedpłaty ograniczają nieobecności, o czym piszę w tekście o
płatnościach online i no-shows
W formularzu rezerwacji: pole „Potrzebuję faktury" z NIP oraz zgoda na wiadomości
Ankieta
przed wizytą
przed wizytą
Make → e-mail z linkiem
Nowa wizyta uruchamia mail z linkiem do formularza
Odpowiedzi zostają w narzędziu ankiet — nie przechodzą przez Make
Faktura
inFakt
inFakt
Make → API inFakt
Filtr: tylko wizyty z prośbą o fakturę
Faktury dla firm trafiają z inFakt do KSeF
Follow-up
MailerLite
MailerLite
Make → grupa w MailerLite
Podziękowanie, prośba o opinię w Google, propozycja kolejnego terminu
Tylko osoby, które wyraziły zgodę
Konfiguracja krok po kroku
Jak połączyć Setmore z Make, inFakt i MailerLite — instrukcja
Najwięcej czasu zajmuje krok 1 — dostęp do API Setmore. Resztę zbudujesz w jedno popołudnie.
1
Uzyskaj dostęp do API Setmore
Aplikacja Setmore w Make jest aplikacją społecznościową (nie utrzymuje jej Make). Wymaga planu Setmore Pro i zgłoszenia do Setmore z prośbą o dostęp do API, z danymi konta i planu — adres podaje dokumentacja aplikacji w Make. Po otrzymaniu dostępu tworzysz połączenie w module Setmore. Różnice między planami opisuję w artykule
ile kosztuje Setmore.
→ Czekasz na dostęp? W tym czasie przygotuj ankietę, konto inFakt i grupę w MailerLite — kroki 2–5 nie zależą od API.
2
Rozbuduj formularz rezerwacji w Setmore
Dodaj do rezerwacji dwa pola: „Potrzebuję faktury" z miejscem na NIP i dane firmy oraz zgodę na wiadomości po wizycie. Te pola sterują całym przepływem: Make wystawi fakturę i doda do MailerLite tylko tam, gdzie klient tego chce.
→ Krótkie pytania przed wizytą (np. „cel wizyty") zadaj w formularzu Setmore — przykłady w artykule o
ankiecie przedwizytowej i przypomnieniach. Osobna ankieta ma sens przy dłuższym wywiadzie.
3
Scenariusz 1: ankieta po rezerwacji
Wyzwalacz: nowa wizyta w Setmore.
Moduły: filtr usług, które wymagają ankiety (np. tylko pierwsza wizyta) → e-mail z Gmaila lub Outlooka z linkiem do formularza i datą wizyty. Formularz w narzędziu z hostingiem w UE i umową powierzenia; odpowiedzi trafiają tylko tam.
→ Przy danych o zdrowiu Make ma przesyłać wyłącznie link i imię — nigdy treści odpowiedzi. To upraszcza zgodność z RODO.
4
Scenariusz 2: faktura w inFakt
Wyzwalacz: aktualizacja wizyty w Setmore albo harmonogram raz dziennie z listą wizyt z danego dnia.
Moduły: filtr „faktura = tak" → moduł HTTP wywołujący API inFakt (klucz API wygenerujesz w ustawieniach inFakt) → faktura z danymi klienta, usługą i kwotą → wysyłka faktury do klienta z inFakt. Faktury dla firm inFakt przekaże do KSeF. Szczegóły samego kroku fakturowania opisuję w artykule
automatyczna faktura po wizycie — Setmore i inFakt.
→ Stawkę VAT lub zwolnienie, sposób dokumentowania sprzedaży dla osób prywatnych (faktura na żądanie, kasa fiskalna) i numerację ustal z księgową, zanim włączysz automat. Zasady KSeF dla usług — w tekście
KSeF 2026 w małej firmie usługowej.
5
Scenariusz 3: follow-up w MailerLite
Wyzwalacz: harmonogram codziennie rano.
Moduły: lista wizyt z poprzedniego dnia → filtr „zgoda = tak" → dodanie subskrybenta do grupy „Po wizycie" w MailerLite. Automatyzacja w MailerLite wysyła podziękowanie, po kilku dniach
prośbę o opinię w Google, a po kilku tygodniach propozycję kolejnego terminu z linkiem do Setmore.
→ Treść i opóźnienia ustawiasz w MailerLite, nie w Make. Jak budować grupy i sekwencje, opisuję w artykułach o
segmentacji w MailerLite i
Setmore + MailerLite.
6
Przetestuj na trzech rezerwacjach
Zarezerwuj testowo: osobę prywatną bez faktury, osobę prywatną z fakturą i firmę z NIP. Sprawdź maile z ankietą, faktury w inFakt, status w KSeF dla firmy i dodanie do grupy w MailerLite. Potem usuń dane testowe i anuluj faktury testowe zgodnie z zaleceniem księgowej.
→ Najlepiej testuj faktury w środowisku testowym (sandbox) API inFakt, zanim podłączysz konto produkcyjne — faktury dla firm, które trafiły do KSeF, można już tylko korygować, jak opisuję w tekście o
korektach w KSeF.
7
Włącz alerty i kontroluj co tydzień
Ustaw powiadomienia e-mail o błędach scenariuszy. Raz w tygodniu porównaj liczbę wizyt z prośbą o fakturę z liczbą faktur w inFakt. Różnica oznacza, że któryś krok się zatrzymał — np. po wygaśnięciu dostępu lub zmianie pól w formularzu rezerwacji.
→ Każda zmiana w formularzu rezerwacji Setmore może zepsuć mapowanie pól w Make — testuj po każdej zmianie. Więcej o
utrzymaniu automatyzacji i monitoringu błędów.
🤝
Narzędzia z tego przepływu. Do scenariuszy potrzebujesz
Setmore (plan Pro dla dostępu do API) i
MailerLite do sekwencji po wizycie — darmowy plan wystarczy na start przy niewielkiej liście. Ceny porównuję w artykułach
ile kosztuje Setmore i
ile kosztuje MailerLite.
Linki partnerskie — jeśli z nich skorzystasz, mogę otrzymać prowizję. Dla Ciebie cena się nie zmienia.
Cztery modele
Warianty: Make, Zapier, natywnie czy minimum danych
Wybór zależy od planu Setmore, liczby wizyt i tego, jak wrażliwe dane zbierasz. Platformy automatyzacji porównuję szerzej w artykule Make vs Zapier vs n8n.
🔗
Make z aplikacją Setmore
Najwięcej możliwości za najmniej
Filtry, routery, harmonogramy i moduł HTTP do inFaktu w jednym narzędziu. Wymaga Setmore Pro i dostępu do API, a aplikacja jest utrzymywana przez społeczność, nie przez Make.
✓ Najlepszy, gdy używasz Make także do innych procesów w firmie.
⚡
Zapier z oficjalną integracją
Najprostszy start
Setmore ma z Zapierem oficjalną integrację z wyzwalaczami w czasie rzeczywistym: nowa, zmieniona i usunięta wizyta oraz nowy kontakt. Bez prośby o dostęp do API. Minus: płacisz za każdą akcję.
✓ Dobry przy kilkudziesięciu wizytach miesięcznie i prostych przepływach.
🏠
Natywnie w Setmore
Bez dodatkowej platformy
Przypomnienia, pytania w formularzu rezerwacji, przedpłaty i gotowe integracje Setmore — m.in. z
Google Calendar i Outlookiem oraz
Zoomem i Meet. Jeśli ankieta mieści się w kilku pytaniach, a faktur wystawiasz mało, może to wystarczyć.
✓ Zawsze punkt wyjścia — Make dokładasz do tego, czego brakuje.
🔒
Minimum danych — gabinety zdrowia
Psycholog, fizjoterapeuta, dietetyk
Make przesyła tylko imię, e-mail, termin i informację o fakturze. Wywiad zdrowotny zostaje w narzędziu, które ma umowę powierzenia i hosting w UE. Mniej danych w obiegu to mniejsze ryzyko. Specyfikę branż opisuję w tekstach o Setmore dla
terapeutów i psychologów oraz
fizjoterapeutów.
✓ Zasady przetwarzania danych o zdrowiu skonsultuj z prawnikiem lub IOD.
Rachunek i rozbudowa
Ile czasu oszczędzają trzy scenariusze i co zautomatyzować dalej
Przykład poglądowy dla gabinetu z 25 wizytami tygodniowo. Podstaw własne liczby — najważniejsze są czynności, które dziś robisz ręcznie.
| Czynność | Ręcznie na wizytę | Tygodniowo (25 wizyt) | Po automatyzacji |
|---|---|---|---|
| Wysłanie ankiety | ok. 2 min | ok. 50 min | 0 — mail wychodzi sam po rezerwacji |
| Faktura (gdy klient jej chce) | ok. 4 min | ok. 40 min przy 10 fakturach | Kontrola raz w tygodniu, ok. 10 min |
| Podziękowanie i prośba o opinię | ok. 2 min | ok. 50 min — albo wcale | 0 — sekwencja w MailerLite |
| Zaproszenie na kolejną wizytę | ok. 2 min | ok. 50 min — zwykle pomijane | 0 — mail z linkiem do Setmore |
| Razem | ok. 3 godzin | ok. 10 min kontroli |
Czasy są szacunkowe. Ważniejsza od zaoszczędzonych minut bywa regularność: prośba o opinię i zaproszenie na kolejną wizytę wysyłane zawsze, a nie „gdy jest chwila". Jak liczyć zwrot z takich wdrożeń, pokazuję na przykładach w case study terapeuty i case study fizjoterapii.
✍️
Umowa i zgody przed wizytą
Podpis elektroniczny
Ten sam wyzwalacz, który wysyła ankietę, może wysłać umowę lub zgody do podpisu. Jak to ustawić, opisuję w artykule
umowa i zgody przed wizytą z Autenti.
✓ Pacjent przychodzi z podpisanymi dokumentami.
🔁
Reaktywacja pacjentów
Ci, którzy dawno nie byli
Osobna grupa w MailerLite dla pacjentów bez wizyty od kilku miesięcy i przypomnienie z linkiem do rezerwacji. Szczegóły w tekście o
automatycznej reaktywacji pacjentów.
✓ Najtańszy pacjent to ten, który już Cię zna.
🤝
Program poleceń
Po udanej wizycie
Do sekwencji po wizycie możesz dodać zaproszenie do polecenia gabinetu znajomym. Jak zbudować to bez ręcznej pracy, piszę w artykule o
programie poleceń w gabinecie.
✓ Wysyłaj dopiero po pozytywnej opinii.
📣
Rezerwacje z Instagrama
Więcej wizyt na wejściu
Gdy obsługa wizyty działa sama, warto zadbać o to, żeby rezerwacji przybywało. Zobacz, jak włączyć
rezerwacje przez Instagram w Setmore i dlaczego
link w bio to za mało.
✓ Każda nowa rezerwacja od razu wchodzi w ten sam przepływ.
Na co uważać
Najczęstsze błędy przy automatyzacji Setmore
Technicznie wszystko działa. Problemy wynikają z danych, zgód i faktur, których nikt nie sprawdził.
✅
Dobrze zaplanowany przepływ
Pola w rezerwacji sterują automatyzacją — faktura i follow-up tylko tam, gdzie klient tego chce.
Odpowiedzi z ankiety poza Make — dane o zdrowiu nie krążą między aplikacjami.
Treść maili w MailerLite — zmiana tekstu nie wymaga ruszania scenariusza.
❌
Typowe błędy
Faktura dla każdej wizyty — niepotrzebne dokumenty i korekty, jeśli klient o nią nie prosił.
Faktura przed płatnością lub przed wizytą — przy odwołaniu terminu kończy się korektą.
Wszyscy pacjenci w newsletterze — bez zgody prośba o opinię i propozycja wizyty to marketing, na który klient się nie zgodził.
Maile, które lądują w spamie — sekwencja nie działa, jeśli nikt jej nie czyta; zobacz
dostarczalność w MailerLite.
⚖️
Test praktyczny: wybierz pięć wizyt z ostatniego tygodnia i prześledź każdą: czy ankieta wyszła, czy faktura powstała tylko tam, gdzie była potrzebna, czy firma ma fakturę w KSeF i czy do MailerLite trafiły wyłącznie osoby ze zgodą. Jeśli choć jedno ogniwo zawodzi — wiesz, który scenariusz poprawić.
Chcesz, żeby wizyta kończyła się na wizycie?
Setmore + Make + inFakt — wdrożenie z ekspertem
Wdrażam Setmore w gabinetach i firmach usługowych. Planuję przepływ razem z Twoją księgową, konfiguruję scenariusze i testuję je na prawdziwych rezerwacjach. Zakres opisuję na stronie wdrożenie Setmore.
Co dostajesz przy współpracy
🧭
Mapa przepływu wizyty
Co robi Setmore natywnie, co Make, gdzie powstaje faktura i jakie dane gdzie trafiają.
🔗
Scenariusze i formularze
Ankieta, faktura w inFakt i follow-up w MailerLite, z filtrami zgód i alertami.
🧪
Testy na trzech typach klientów
Osoba prywatna, osoba z fakturą i firma z NIP — sprawdzone przed uruchomieniem.
FAQ
Najczęstsze pytania — Setmore i Make
Czy Setmore ma integrację z Make?
Nie ma oficjalnej. W Make dostępna jest
aplikacja społecznościowa Setmore, która wymaga planu Setmore Pro i zgłoszenia do Setmore po dostęp do API. Oficjalną integrację Setmore ma z Zapierem.
Czy inFakt ma moduł w Make?
Połączysz go przez moduł HTTP i API inFaktu (REST, JSON). Klucz API generujesz w ustawieniach inFakt, a dokumentacja jest dostępna na stronie dla deweloperów inFaktu. API pozwala wystawiać faktury, wysyłać je do KSeF i sprawdzać ich status; inFakt udostępnia też webhooki i środowisko testowe.
Czy faktury z gabinetu muszą trafiać do KSeF?
Faktury dla firm — tak, od 1 kwietnia 2026 r., z okresem przejściowym do końca 2026 r. dla sprzedaży fakturowanej do 10 000 zł brutto miesięcznie. Faktury dla osób prywatnych nie są objęte obowiązkowym KSeF. Szczegóły w artykule o
KSeF w małej firmie; swoją sytuację potwierdź z księgową.
Czy mogę przesyłać odpowiedzi z ankiety przez Make?
Technicznie tak, ale w gabinetach zdrowia odradzam. Dane o zdrowiu to szczególna kategoria danych w RODO. Bezpieczniej, gdy Make wysyła tylko link, a odpowiedzi zostają w narzędziu ankiet z umową powierzenia i hostingiem w UE.
Co się dzieje, gdy pacjent odwoła wizytę?
Jeśli faktura i follow-up uruchamiają się
dopiero po odbytej wizycie, odwołanie niczego nie psuje: nie powstaje faktura do skorygowania, a pacjent nie dostaje podziękowania za wizytę, której nie było. Dokumentowanie zaliczki za odwołaną wizytę ustal z księgową.
Ile kosztuje ten przepływ w Make?
Przy kilkudziesięciu wizytach tygodniowo trzy scenariusze zużyją zwykle kilkaset do ok. 2 000 kredytów miesięcznie, zależnie od interwału sprawdzania. Darmowy plan Make pozwala na 2 aktywne scenariusze, więc przy trzech potrzebujesz planu Core (10 000 kredytów, od ok. $9 miesięcznie przy rozliczeniu rocznym). Do tego dochodzi plan Setmore Pro.
Powiązane materiały
Rezerwacja → ankieta → faktura → kolejna wizyta
🧾
Faktury i automatyzacje
🩺
Dla gabinetów
📞
Wsparcie eksperta
Setmore + Make + inFakt · Gabinet i usługi · 2026
Pacjent rezerwuje sam. Niech ankieta, faktura i podziękowanie też wysyłają się same.
Po co łączyć Setmore z Make, droga pacjenta w czterech etapach, konfiguracja w siedmiu krokach, cztery warianty, rachunek oszczędności, kolejne automatyzacje i błędy, które kończą się korektami albo problemem z RODO. Jeśli chcesz, wdrożę to razem z Twoją księgową.
✓ Ankieta po rezerwacji
✓ Faktura w inFakt
✓ Follow-up w MailerLite
✓ 100 zł rabatu w inFakt
✓ Zero zobowiązań
Setmore + Make — skrót
🔗 Po co łączyć Setmore z Make
🔄 Droga pacjenta w 4 etapach
🛠️ 7 kroków konfiguracji
⚖️ 4 warianty wdrożenia
⏱️ Oszczędność i dalsze kroki
❓ Odpowiedzi na 6 pytań
3
Scenariusze
~3 h
Tygodniowo
0 zł
Konsultacja
Zacznij od napisania do Setmore o dostęp do API. Zanim go dostaniesz, przygotujesz formularz, inFakt i MailerLite.