Kalendarz nie załadował się w tym oknie. Otwórz go w nowej karcie — to zajmie sekundę.
Otwórz kalendarz rezerwacjiOd 1 kwietnia 2026 r. Krajowy System e-Faktur obowiązuje praktycznie wszystkich przedsiębiorców, także jednoosobowe gabinety, trenerów i salony. Wokół KSeF narosło jednak sporo mitów: że dotyczy każdej faktury, że „nievatowcy” są zwolnieni, że trzeba kupić drogi program. W praktyce obowiązek dotyczy głównie faktur dla firm, faktury dla konsumentów pozostają poza nim, a mikrofirmy mają czas do końca 2026 r.
Aktualizacja: październik 2026 · stan przepisów i wyjaśnień MF na październik 2026 r. · artykuł nie zastępuje księgowego
Przepisy o KSeF mają wiele wyjątków, a Ministerstwo Finansów na bieżąco publikuje wyjaśnienia na ksef.podatki.gov.pl. Przy nietypowej sprzedaży potwierdź swoją sytuację z księgową.
Obsługa KSeF jest dostępna we wszystkich planach inFakt, łącznie z bezpłatnym. Gdy firma urośnie, dołożysz fakturowanie z integracjami albo księgowość z księgowym. Rejestrując się przez mój link, dostajesz 100 zł rabatu na abonament z Księgowym.
Link polecający: rejestrując się przez niego, otrzymujesz 100 zł rabatu na abonament z Księgowym w inFakt, bez ukrytych warunków. Ja mogę otrzymać wynagrodzenie od inFakt.Najwięcej zamieszania wynika z mylenia trzech rzeczy: odbierania faktur, wystawiania faktur dla firm i wystawiania faktur dla osób prywatnych. Sprzedajesz produkty w sklepie lub na Allegro? Zasady dla e-commerce: KSeF w sklepie internetowym i na Allegro.
Od 1 kwietnia 2026 r. wystawiasz je w KSeF, niezależnie od tego, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT, czy korzystasz ze zwolnienia. Brak VAT na fakturze nie zwalnia z KSeF. Wyjątek przejściowy dotyczy mikrofirm z niewielką sprzedażą fakturowaną.
Jeśli wystawiasz faktury wyłącznie osobom prywatnym, obowiązek wystawiania w KSeF Cię nie dotyczy, nawet przy sprzedaży powyżej 10 000 zł miesięcznie. Możesz to robić dobrowolnie. Pacjent czy klientka salonu dostaje fakturę tak jak dotąd.
Odbieranie faktur przez KSeF dotyczy każdej firmy od 1 lutego 2026 r. Faktury od dostawców, np. za oprogramowanie, wynajem gabinetu czy prowizje platform, mogą trafiać do Ciebie właśnie przez system, więc potrzebujesz do niego dostępu.
Małe firmy usługowe różnią się przede wszystkim tym, komu wystawiają faktury. Wybierz swój przypadek, a zobaczysz, co zmienia KSeF i od czego zacząć.
Gabinet, salon, trener z klientami indywidualnymi
Faktury dla osób prywatnych nie muszą trafiać do KSeF. Twoja zmiana dotyczy głównie odbierania faktur kosztowych przez system. Paragony z kasy fiskalnej działają jak dotąd.
Kilka faktur dla firm miesięcznie
Jeśli faktury dla firm nie przekraczają łącznie 10 000 zł brutto w miesiącu, do końca 2026 r. możesz wystawiać je poza KSeF. Musisz jednak pilnować sumy co miesiąc.
Szkolenia dla firm, pakiety pracownicze, współprace
Faktury dla firm wystawiasz w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Ważne są poprawne dane kontrahentów i nadanie uprawnień księgowemu. Automatyzacja wystawiania oszczędza tu najwięcej czasu.
Produkty cyfrowe, sklep, Allegro
Klienci indywidualni dostają faktury poza KSeF, ale firmy kupujące Twój e-book czy produkt już w KSeF. Tu najlepiej sprawdza się integracja platformy sprzedażowej z inFakt, która wystawia faktury automatycznie. Przy sprzedaży bez firmy zasady są inne: sprzedaż bez firmy.
Obowiązek wchodził etapami. W 2026 r. małe firmy mają jeszcze okres przejściowy, ale od 2027 r. znikają ostatnie ulgi.
Do 1 stycznia 2027 r. zostały niecałe trzy miesiące. Jeśli dziś korzystasz z limitu 10 000 zł, to ostatni spokojny moment na przejście: w grudniu będzie na to mniej czasu.
Do limitu liczą się tylko faktury, które obowiązkowo trzeba wystawić w KSeF, czyli faktury dla firm. Faktury dla konsumentów, faktury z kasy fiskalnej i paragony z NIP do 450 zł się nie wliczają. Fakturę liczysz według daty jej wystawienia.
W najmocniejszym miesiącu
Limit: 10 000 zł brutto miesięcznie
Szacunek na średnich wartościach. Przykład z wyjaśnień MF: faktura zaliczkowa wystawiona 29 maja liczy się do limitu maja, nawet jeśli płatność przyjdzie w czerwcu. Najprościej przejść na KSeF od razu i nie pilnować progu.
Nawet jeśli korzystasz z okresu przejściowego, warto przejść te kroki teraz, w spokojnym miesiącu, a nie w grudniu. Zaznaczaj zrobione kroki.
Podziel sprzedaż z ostatnich miesięcy na trzy grupy: faktury dla firm, faktury dla osób prywatnych i sprzedaż bez faktury (paragony). Do limitu 10 000 zł liczą się tylko faktury, które obowiązkowo trzeba wystawić w KSeF: faktury dla konsumentów, faktury z kasy fiskalnej i paragony z NIP do 450 zł się do niego nie wliczają.
Obsługa KSeF jest w każdym planie inFakt, także bezpłatnym. Kilka faktur miesięcznie bez integracji z bankiem? Wystarczy plan darmowy. Więcej faktur, integracje, automatyczne pobieranie kosztów? Plan fakturowy. Nie chcesz liczyć podatków sam? Księgowość z dedykowanym księgowym. Dlaczego wybieram inFakt: dlaczego polecam inFakt.
Do KSeF trzeba się uwierzytelnić: właściciel firmy robi to np. profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub e-dowodem. Następnie łączysz konto w inFakt z KSeF, a jeśli masz księgowego, nadajesz mu uprawnienia do Twoich faktur w systemie.
Po połączeniu faktury od dostawców pobierane z KSeF trafiają do inFakt bez przepisywania. Zweryfikuj na kilku fakturach z ostatniego miesiąca, czy wszystkie są widoczne: to najszybszy test, czy połączenie działa.
Faktura w KSeF trafia do odbiorcy po numerze NIP, dlatego dane kontrahentów muszą być poprawne. Przejrzyj bazę klientów w inFakt i uzupełnij brakujące NIP-y oraz adresy u firm, którym regularnie wystawiasz faktury.
Przyjmujesz wizyty przez system rezerwacji? Podłącz go do inFakt, żeby faktura powstawała po wizycie. Sprzedajesz online e-booki, konsultacje czy programy? Podłącz platformę sprzedażową. Prowadzisz sklep lub sprzedajesz na Allegro? Zrób to samo przez BaseLinkera. Każda ręcznie przepisywana faktura to ryzyko błędu w NIP czy kwocie.
Jeśli wystawiasz faktury poza KSeF na podstawie limitu 10 000 zł, co miesiąc sprawdzaj sumę faktur objętych obowiązkiem. Według wyjaśnień MF fakturę wlicza się do limitu według daty jej wystawienia. W miesiącu, w którym przekroczysz limit, fakturę przekraczającą próg i wszystkie kolejne wystawiasz już w KSeF. Najprościej: przejść na KSeF od razu i nie pilnować progu.
KSeF wymaga poprawnych danych na każdej fakturze dla firmy. Najprościej zapewnić to tak, żeby faktura powstawała w tym samym miejscu, w którym klient płaci lub rezerwuje.
Każde z tych połączeń wymaga konta inFakt z dostępem przez API. Jak automatyzacja ogranicza pomyłki w dokumentach: automatyzacja a redukcja błędów; pełny zestaw automatyzacji dla gabinetu: automatyzacja gabinetu.
Do rezerwacji w gabinecie najczęściej wdrażam Setmore, a do sprzedaży produktów cyfrowych naffy (bez abonamentu). Oba łączą się z inFakt, więc faktura dla firmy trafia do KSeF bez przepisywania danych. Ceny: ile kosztuje Setmore i ile kosztuje naffy.
Linki partnerskie: jeśli z nich skorzystasz, mogę otrzymać prowizję. Dla Ciebie cena się nie zmienia.Większość z nich wynika z przekonania, że „mnie to nie dotyczy”, albo przeciwnie, że dotyczy każdej faktury.
Nie jestem księgowym i nie rozliczam podatków. Łączę natomiast narzędzia, w których sprzedajesz, z inFakt, tak żeby faktury powstawały automatycznie i bez przepisywania. Pakiety dla specjalistów: strony i automatyzacje dla specjalistów.
Setmore, naffy, BaseLinker lub inne platformy, z których faktury powinny trafiać do inFakt automatycznie.
Które faktury wystawiasz ręcznie, które automatycznie i gdzie dziś giną dane klientów.
Od płatności, rezerwacji lub zamówienia po fakturę wysłaną klientowi, bez Twojego udziału.
Kogo dotyczy KSeF, harmonogram na 2026 i 2027 r., przygotowanie w inFakt w 7 krokach, cztery typowe sytuacje, automatyczne faktury według branży i najczęstsze błędy. Jeśli chcesz, połączę Twoją sprzedaż z inFakt tak, żeby faktury wystawiały się same.
Połącz konto z KSeF i sprawdź faktury kosztowe. To 15 minut, które porządkują resztę.
Tel: +48 512 451 727
E-mail: mateusz@matuszczak.pro
