Fundament
Co w sklepie internetowym trafia do KSeF, a co nie
KSeF dotyczy faktur. Paragony, potwierdzenia zamówień i dokumenty magazynowe zostają tam, gdzie były.
🧾
Definicja — KSeF (Krajowy System e-Faktur) to państwowy system, w którym faktury dla firm wystawia się jako ustrukturyzowane pliki XML; każda dostaje numer KSeF, a nabywca odbiera ją w systemie, a nie mailem
zamówienie z NIP → faktura ustrukturyzowana → numer KSeF → faktura dostępna dla nabywcy w KSeF
Obowiązkowo w KSeF
Faktury dla firm, w tym dla zamówień z Allegro, w których kupujący podał NIP, oraz faktury korygujące do nich. Po stronie kosztów: odbierasz w KSeF faktury od dostawców, kurierów i marketplace'ów.
Dobrowolnie
Faktury dla konsumentów. Możesz je wystawiać w KSeF albo — jak dotąd — jako PDF w mailu lub na papierze. Konsument nie ma dostępu do KSeF i nic się dla niego nie zmienia.
Poza KSeF
Paragony fiskalne, potwierdzenia zamówień, dokumenty WZ i inne dokumenty wewnętrzne. Do końca 2026 r. także paragony z NIP do 450 zł i faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej.
💡 Test podstawowy: ile zamówień z NIP miałeś w ostatnim miesiącu, ze wszystkich kanałów razem? To jest dokładnie ta część sprzedaży, której dotyczy obowiązek KSeF.
Kalendarz
Terminy KSeF, które dotyczą sprzedawcy internetowego
Do końca 2026 r. obowiązuje okres przejściowy. Od stycznia 2027 r. znikają wyjątki i pojawiają się kary.
1 lutego
2026
2026
Start dla największych i odbiór dla wszystkich
Wystawianie w KSeF: firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r.
Odbiór faktur kosztowych przez KSeF — wszyscy podatnicy
Koniec not korygujących — poprawia tylko sprzedawca, fakturą korygującą
1 kwietnia
2026
2026
Obowiązek dla pozostałych firm
Faktury dla firm wystawiasz w KSeF
Dotyczy większości sklepów internetowych i sprzedawców Allegro
Do końca
2026
2026
Okres przejściowy
Firmy z fakturowaną sprzedażą do 10 000 zł brutto miesięcznie mogą wystawiać faktury poza KSeF — do faktury, którą przekroczą limit
Faktury z kasy rejestrującej i paragony z NIP do 450 zł poza KSeF
Brak kar za błędy techniczne
1 stycznia
2027
2027
Pełny obowiązek
Koniec wyjątków dla małych firm i dla faktur z kasy
Paragon z NIP przestaje być fakturą uproszczoną
Zaczynają obowiązywać kary za naruszenia
Terminy według stanu przepisów na wrzesień 2026 r. Ostateczne zasady i ewentualne zmiany sprawdzaj na ksef.podatki.gov.pl.
Cztery typy sprzedaży
Jakie dokumenty wystawia sklep — i co z nimi robi KSeF
Ten sam sklep ma zwykle wszystkie cztery sytuacje naraz. Każda wymaga osobnej reguły w systemie.
🏢
Firma z NIP — sklep lub Allegro
Obowiązkowo w KSeF
Faktura ustrukturyzowana w KSeF. Nabywca odbiera ją w systemie, więc PDF w mailu jest tylko uprzejmością. NIP musi być poprawny przed wystawieniem — błąd oznacza korektę do zera i nową fakturę.
✓ Walidacja NIP w koszyku i regule BaseLinkera oszczędza korekt.
👤
Konsument prosi o fakturę
KSeF dobrowolnie
Możesz wystawić fakturę poza KSeF i wysłać PDF albo wystawić ją w KSeF i przekazać konsumentowi wizualizację z kodem QR. Wybierz jeden sposób dla wszystkich i opisz go księgowej.
✓ Jedna ścieżka dla konsumentów upraszcza numerację i korekty.
🌍
Nabywca zagraniczny
Doręczenie poza KSeF
Zagraniczna firma nie odbierze faktury w KSeF, więc dostaje ją w uzgodniony sposób, np. mailem, z kodem QR pozwalającym ją zweryfikować. Rozliczenie sprzedaży zagranicznej (np. WDT, OSS) ustal z księgową.
✓ Szablon maila z fakturą dla klientów z zagranicy ustaw raz.
📥
Faktury kosztowe
Odbierasz w KSeF
Prowizje marketplace'ów, faktury kurierów, hurtowni i reklam z polskich firm trafiają do KSeF. Księgowa lub program księgowy pobiera je stamtąd — nie musisz zbierać PDF-ów ze skrzynki.
✓ Nadaj księgowej uprawnienia w KSeF, żeby pobierała faktury sama.
Wdrożenie krok po kroku
Jak przygotować sklep i Allegro do KSeF — 7 kroków
Techniczne połączenie z KSeF zapewnia program do faktur. Twoja praca to dobre dane z zamówienia i jasne reguły.
1
Ustal z księgową jedno miejsce powstawania faktur
BaseLinker, program do faktur czy system sklepu? Jedno miejsce nadaje numery, wysyła do KSeF i wystawia korekty. Dwa systemy wystawiające faktury równolegle to prosta droga do dubli i luk w numeracji.
→ Przy BaseLinkerze najczęściej: dokument powstaje z zamówienia i trafia do inFakt, który wysyła go do KSeF.
2
Zbieraj NIP w koszyku, zanim zamówienie się zamknie
Pole „Kupuję jako firma" z NIP i danymi firmy w checkoucie sklepu. Na Allegro kupujący podaje dane do faktury w zamówieniu — sprawdź, czy trafiają do BaseLinkera. NIP dopisany po fakcie to zwykle korekta.
→ Walidacja formatu NIP w formularzu wyłapuje literówki, zanim trafią do faktury.
3
Rozdziel zamówienia z NIP i bez NIP w BaseLinkerze
Reguła automatyczna rozpoznaje zamówienie z NIP i wystawia fakturę, a dla pozostałych — paragon lub fakturę konsumencką według Twojej polityki. Zamówienia z NIP warto oznaczyć tagiem, żeby łatwo je kontrolować.
→ Szczegóły reguł opisuję w artykule o fakturach B2B i B2C w BaseLinkerze.
4
Wystawiaj fakturę po spakowaniu, nie po płatności
W KSeF nie ma anulowania — każdą błędną fakturę trzeba skorygować, a obie zostają w systemie na stałe. Jeśli często brakuje towaru przy pakowaniu, faktura wystawiona po spakowaniu oznacza mniej korekt.
→ Faktura musi powstać w ustawowym terminie — ustal z księgową, jaki moment w procesie go spełnia.
5
Nadaj uprawnienia w KSeF
Program do faktur potrzebuje dostępu do wystawiania, księgowa — do odbioru i przeglądania faktur. Uprawnienia nadajesz w KSeF (np. przez Aplikację Podatnika) albo w programie, który Cię z nim łączy.
→ Zapisz, kto ma jakie uprawnienia. Przy zmianie biura rachunkowego trzeba je odebrać.
6
Przygotuj procedurę na awarię KSeF
Gdy nie ma połączenia z KSeF, fakturę można wystawić w trybie offline i dosłać najpóźniej następnego dnia roboczego; przy ogłoszonej awarii — w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia. Faktura z trybu awaryjnego ma kody QR. Sprawdź, jak Twój program obsługuje te tryby.
→ W sezonie (Black Friday, grudzień) jedna osoba powinna wiedzieć, jak sprawdzić, czy faktury z trybu offline zostały dosłane.
7
Kontroluj co tydzień i przećwicz korekty
Porównaj liczbę zamówień z NIP w BaseLinkerze z liczbą faktur z numerem KSeF. Zanim przyjdzie pierwsza reklamacja, przećwicz korektę do zera i korektę częściową na zamówieniu testowym.
→ Zasady korekt i zwrotów opisuję w osobnym artykule o korektach w KSeF.
Na co uważać
Najczęstsze błędy sklepów przy KSeF
W e-commerce problemem rzadko jest samo połączenie z KSeF. Problemem są dane z zamówienia i moment wystawienia faktury.
✅
Sklep gotowy na KSeF
NIP zbierany i sprawdzany w koszyku — faktura od razu z poprawnymi danymi.
Jedno miejsce wystawiania faktur — numeracja i korekty zawsze w tym samym systemie.
Procedura na awarię — sezon nie zatrzymuje się, gdy KSeF nie odpowiada.
❌
Typowe błędy
Czekanie na nabywcę z notą korygującą — od lutego 2026 r. not już nie ma, poprawiasz Ty.
„Anulowanie" błędnej faktury — w KSeF możliwa jest tylko korekta, np. do zera.
Wiara w zwolnienie do 10 000 zł — limit liczy sprzedaż fakturowaną w miesiącu, a obowiązek wraca od faktury, która go przekracza.
⚖️
Test praktyczny: weź pięć zamówień z NIP z ostatniego tygodnia z różnych kanałów i sprawdź każde: czy NIP jest poprawny, czy faktura ma numer KSeF, czy powstała w jednym systemie i czy klient ją otrzymał. Jeśli choć jedno ogniwo zawodzi — wiesz, który krok poprawić przed styczniem 2027 r.
Chcesz mieć KSeF w sklepie z głowy przed 2027?
KSeF w sklepie i na Allegro — wdrożenie z ekspertem
Wdrażam BaseLinkera i integracje z programami do faktur. Planuję przepływ dokumentów z Twoją księgową i ustawiam automaty tak, żeby zamówienia z NIP obsługiwały się same.
Co dostajesz przy współpracy
🧭
Mapa dokumentów sklepu
Które zamówienia dostają fakturę w KSeF, które paragon, a które fakturę konsumencką — dla każdego kanału.
🔗
Koszyk, BaseLinker i program do faktur
Pole NIP, reguły, integracja i automatyczne maile z fakturą.
🧪
Testy i procedura awaryjna
Konsument, firma z NIP, klient z zagranicy i korekta — sprawdzone przed sezonem.
FAQ
Najczęstsze pytania — KSeF w e-commerce
Czy faktury dla klientów indywidualnych muszą trafiać do KSeF?
Nie. Wystawianie faktur dla konsumentów w KSeF jest
dobrowolne. Możesz dalej wysyłać PDF mailem albo wydawać fakturę papierową. Obowiązek dotyczy faktur dla firm.
Co z zamówieniami z Allegro, w których kupujący podał NIP?
To sprzedaż dla firmy, więc faktura trafia do KSeF tak samo jak przy zamówieniu ze sklepu. Allegro nie wystawia jej za Ciebie — robi to Twój program do faktur lub BaseLinker zintegrowany z takim programem.
Od kiedy mój sklep musi wystawiać faktury w KSeF?
Największe firmy (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.) od 1 lutego 2026 r., pozostałe od 1 kwietnia 2026 r. Do końca 2026 r. firmy z fakturowaną sprzedażą do 10 000 zł brutto miesięcznie mogą wystawiać faktury poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. wyjątki się kończą i zaczynają kary.
Czy mogę jeszcze dostać notę korygującą od klienta?
Od 1 lutego 2026 r. nabywca nie może już poprawiać faktury notą korygującą. Jeśli dane są błędne, klient prosi Ciebie, a Ty wystawiasz fakturę korygującą. Przy błędnym NIP — korektę do zera i nową fakturę.
Co zrobić, gdy KSeF nie działa w szczycie sezonu?
Wystawiasz faktury w trybie awaryjnym i dosyłasz je do KSeF: przy braku połączenia najpóźniej następnego dnia roboczego, przy awarii ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów — w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia. Takie faktury mają kody QR.
Czy BaseLinker wysyła faktury do KSeF?
Najczęściej robi to program do faktur połączony z BaseLinkerem, np. inFakt. BaseLinker tworzy dokument z zamówienia i przekazuje go dalej. Szczegóły konfiguracji opisuję w artykule o integracji BaseLinkera z inFakt.
Powiązane materiały
Koszyk → zamówienie → faktura → KSeF
📞
Wsparcie eksperta
KSeF · Sklep internetowy i Allegro · Faktury B2B i B2C · 2026
Zamówienie z NIP ma trafiać do KSeF samo. Twoja rola kończy się na spakowaniu paczki.
Co w sklepie trafia do KSeF, kalendarz do 2027 r., cztery typy sprzedaży, siedem kroków wdrożenia i błędy, które kończą się korektami. Jeśli chcesz, przygotuję sklep i BaseLinkera razem z Twoją księgową.
✓ Mapa dokumentów
✓ NIP w koszyku
✓ Reguły w BaseLinkerze
✓ Procedura awaryjna
✓ 100 zł rabatu w inFakt
KSeF w e-commerce — skrót
🧾 Co trafia do KSeF, a co nie
📅 Terminy do 2027 r.
🛒 4 typy sprzedaży w sklepie
🛠️ 7 kroków wdrożenia
❓ Odpowiedzi na 6 pytań
7
Kroków
2027
Kary
0 zł
Konsultacja
Zacznij od policzenia zamówień z NIP i sprawdzenia, czy każde z nich ma dziś fakturę z numerem KSeF.