Kalendarz nie załadował się w tym oknie. Otwórz go w nowej karcie — to zajmie sekundę.
Otwórz kalendarz rezerwacjiWiększość artykułów o KSeF pisze się z perspektywy biura, które wystawia kilka faktur miesięcznie. W sklepie internetowym jest inaczej: setki zamówień, głównie od konsumentów, kilka kanałów sprzedaży, zwroty, a pomiędzy nimi co kilkanaste zamówień firma z NIP. Od 1 kwietnia 2026 r. faktury dla tych firm wystawia się w KSeF, a od 1 stycznia 2027 r. kończy się okres przejściowy i zaczynają kary. Pokazuję, które dokumenty trafiają do KSeF, które nie, co zmienić w procesie zamówienia i jak ustawić to w BaseLinkerze, żeby faktury nie wymagały ręcznej pracy.
Aktualizacja: październik 2026 · artykuł nie jest poradą podatkową: swoją sytuację potwierdź z księgową
Zamówienie z NIP to faktura w KSeF, zamówienie od konsumenta: tak jak dotąd, poza KSeF, chyba że sam zdecydujesz inaczej. Cała praca wdrożeniowa sprowadza się do tego, żeby system wiedział, które zamówienie jest które.
inFakt obsługuje KSeF we wszystkich planach, ma gotową integrację z BaseLinkerem i tryby awaryjne. Rejestrując się przez mój link, dostajesz 100 zł rabatu na abonament z Księgowym.
Link polecający: rejestrując się przez niego, otrzymujesz 100 zł rabatu na abonament z Księgowym w inFakt, bez ukrytych warunków. Ja mogę otrzymać wynagrodzenie od inFakt.KSeF dotyczy faktur. Paragony, potwierdzenia zamówień i dokumenty magazynowe zostają tam, gdzie były.
Faktury dla firm, w tym dla zamówień z Allegro, w których kupujący podał NIP, oraz faktury korygujące do nich. Zasady opisuję w artykule o korektach i zwrotach w KSeF. Po stronie kosztów: odbierasz w KSeF faktury od dostawców, kurierów i marketplace’ów.
Faktury dla konsumentów. Możesz je wystawiać w KSeF albo, jak dotąd, jako PDF w mailu lub na papierze. Konsument nie ma dostępu do KSeF i nic się dla niego nie zmienia.
Paragony fiskalne, potwierdzenia zamówień, dokumenty WZ i inne dokumenty wewnętrzne. Do końca 2026 r. także paragony z NIP do 450 zł i faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej. Co zmienia się później: faktura do paragonu a KSeF.
Wybierz, kto kupuje, gdzie powstaje dokument i kiedy. Dostaniesz dokument, status w KSeF i najważniejszą uwagę. To ściąga do procesu, nie porada podatkowa.
Jedna sytuacja na raz
Stan przepisów: październik 2026
Do końca 2026 r. obowiązuje okres przejściowy. Od stycznia 2027 r. znikają wyjątki i pojawiają się kary.
Terminy według stanu przepisów na październik 2026 r. Ostateczne zasady i ewentualne zmiany sprawdzaj na ksef.podatki.gov.pl. Do 1 stycznia 2027 r. zostały niecałe trzy miesiące: co sprawdzić przed tą datą, zebrałem w checkliście.
Do końca 2026 r. firmy z fakturowaną sprzedażą do 10 000 zł brutto miesięcznie mogą wystawiać faktury poza KSeF, ale tylko do faktury, którą przekroczą limit. Więcej: KSeF w małej firmie.
Średnio w miesiącu
Limit: 10 000 zł brutto miesięcznie
Szacunek na średnich wartościach. Limit liczy całą sprzedaż udokumentowaną fakturami w miesiącu (brutto). Jak dokładnie liczyć go w Twojej firmie, potwierdź z księgową.
Ten sam sklep ma zwykle wszystkie cztery sytuacje naraz. Każda wymaga osobnej reguły w systemie.
Faktura ustrukturyzowana w KSeF. Nabywca odbiera ją w systemie, więc PDF w mailu jest tylko uprzejmością. NIP musi być poprawny przed wystawieniem: błąd oznacza korektę do zera i nową fakturę. Przy większej sprzedaży firmowej zobacz, jak automatyzować sprzedaż B2B.
Możesz wystawić fakturę poza KSeF i wysłać PDF albo wystawić ją w KSeF i przekazać konsumentowi wizualizację z kodem QR. Wybierz jeden sposób dla wszystkich i opisz go księgowej.
Zagraniczna firma nie odbierze faktury w KSeF, więc dostaje ją w uzgodniony sposób, np. mailem, z kodem QR pozwalającym ją zweryfikować. Rozliczenie sprzedaży zagranicznej (np. WDT, OSS) ustal z księgową.
Prowizje marketplace’ów, faktury kurierów, hurtowni i reklam od polskich firm trafiają do KSeF. Księgowa lub program księgowy pobiera je stamtąd: nie musisz zbierać PDF-ów ze skrzynki. Jak czytać rozliczenia z Allegro: system rozliczeń Allegro i ukryte koszty Allegro.
Techniczne połączenie z KSeF zapewnia program do faktur. Twoja praca to dobre dane z zamówienia i jasne reguły.
BaseLinker, program do faktur czy system sklepu? Jedno miejsce nadaje numery, wysyła do KSeF i wystawia korekty. Dwa systemy wystawiające faktury równolegle to prosta droga do dubli i luk w numeracji.
Pole „Kupuję jako firma” z NIP i danymi firmy w checkoucie sklepu. Na Allegro kupujący podaje dane do faktury w zamówieniu: sprawdź, czy trafiają do BaseLinkera. NIP dopisany po fakcie to zwykle korekta. Pole pokazuj dopiero po zaznaczeniu przełącznika, żeby nie wydłużać koszyka konsumentom: zmniejsz liczbę kroków, zwiększ konwersję.
Reguła automatyczna rozpoznaje zamówienie z NIP i wystawia fakturę, a dla pozostałych paragon lub fakturę konsumencką według Twojej polityki. Zamówienia z NIP warto oznaczyć tagiem, żeby łatwo je kontrolować.
W KSeF nie ma anulowania: każdą błędną fakturę trzeba skorygować, a obie zostają w systemie na stałe. Jeśli często brakuje towaru przy pakowaniu, faktura wystawiona po spakowaniu oznacza mniej korekt. Brakom zapobiega automatyczne wykrywanie braków.
Program do faktur potrzebuje dostępu do wystawiania, księgowa do odbioru i przeglądania faktur. Uprawnienia nadajesz w KSeF (np. przez Aplikację Podatnika) albo w programie, który Cię z nim łączy.
Gdy nie ma połączenia z KSeF, fakturę można wystawić w trybie offline i dosłać najpóźniej następnego dnia roboczego; przy ogłoszonej awarii w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia. Faktura z trybu awaryjnego ma kody QR. Sprawdź, jak Twój program obsługuje te tryby.
Porównaj liczbę zamówień z NIP w BaseLinkerze z liczbą faktur z numerem KSeF. Zanim przyjdzie pierwsza reklamacja, przećwicz korektę do zera i korektę częściową na zamówieniu testowym. Tygodniową kontrolę łatwo dołączyć do dashboardu właściciela.
W sklepach, które wdrażam, najczęściej używam inFaktu: KSeF w każdym planie, integracja z BaseLinkerem i obsługa trybów awaryjnych. Z mojego linku dostajesz 100 zł rabatu na abonament z Księgowym. Dlaczego go wybieram: dlaczego polecam inFakt.
Link polecający: rejestrując się przez niego, otrzymujesz 100 zł rabatu na abonament z Księgowym w inFakt. Ja mogę otrzymać wynagrodzenie od inFakt.Dziewięć punktów do odhaczenia przed nowym rokiem. Najwięcej pracy mają sklepy, które korzystały ze zwolnienia do 10 000 zł albo sprzedają też stacjonarnie. Zaznaczaj, co masz gotowe.
Checklista to minimum techniczne. Zasady podatkowe (moment wystawienia faktury, sprzedaż zagraniczna, ewidencja) potwierdź z księgową. Jak zbudować stały system kontroli, który wyłapie takie luki także po wdrożeniu: system kontroli firmy e-commerce.
W e-commerce problemem rzadko jest samo połączenie z KSeF. Problemem są dane z zamówienia i moment wystawienia faktury.
Wdrażam BaseLinkera i integracje z programami do faktur. Planuję przepływ dokumentów z Twoją księgową i ustawiam automaty tak, żeby zamówienia z NIP obsługiwały się same. Zakres opisuję na stronie wdrożenie BaseLinkera.
Które zamówienia dostają fakturę w KSeF, które paragon, a które fakturę konsumencką: dla każdego kanału.
Pole NIP, reguły, integracja i automatyczne maile z fakturą.
Konsument, firma z NIP, klient z zagranicy i korekta: sprawdzone przed sezonem.
Co w sklepie trafia do KSeF, kalendarz do 2027 r., cztery typy sprzedaży, siedem kroków wdrożenia, checklista gotowości i błędy, które kończą się korektami. Jeśli chcesz, przygotuję sklep i BaseLinkera razem z Twoją księgową.
Policz zamówienia z NIP z ostatniego miesiąca i sprawdź, czy każde z nich ma dziś fakturę z numerem KSeF.
Tel: +48 512 451 727
E-mail: mateusz@matuszczak.pro
