Fundament
Dlaczego akurat Setmore, a nie marketplace typu Booksy
W pracy terapeutycznej dwie rzeczy liczą się bardziej niż widoczność w wyszukiwarce: dyskrecja i wideorozmowa wbudowana w proces rezerwacji.
🧘
Dwa powody, dla których to narzędzie pasuje do gabinetu lepiej niż marketplace
Wideorozmowa wbudowana w rezerwację i brak publicznej wyszukiwarki klientów
Model pozyskiwania klientów jest inny
Terapeuci i psycholodzy zwykle zdobywają klientów przez polecenia, Instagram, stronę własną lub rekomendację innego specjalisty — rzadziej przez wyszukiwarkę marketplace w stylu „psycholog w mojej okolicy".
Sesje online wymagają wideorozmowy
Przy konsultacji zdalnej klient musi dostać link do rozmowy — Setmore generuje go automatycznie przy rezerwacji, eliminując ręczne wysyłanie linku do Zoom czy Meet przed każdą sesją.
Dyskrecja jest częścią etyki zawodu
Grafik Setmore nie jest publicznie przeszukiwalny — to różnica realna, nie kosmetyczna, w kontekście poufności pracy terapeutycznej.
💡 Jeśli prowadzisz też usługi zawsze stacjonarne w innej części praktyki (np. warsztaty grupowe otwarte dla nowych uczestników), rozważ osobno, czy tej części nie warto połączyć z widocznością marketplace.
Co realnie wykorzystasz w gabinecie
Funkcje kluczowe dla pracy terapeutycznej
Nie wszystkie funkcje Setmore są tu równie istotne — te cztery robią największą różnicę w codziennej pracy.
📹
Automatyczny link do wideorozmowy
Generowany przy każdej rezerwacji sesji online
Klient otrzymuje link razem z potwierdzeniem i przypomnieniem — nie musisz pamiętać, żeby wysłać go osobno przed każdą sesją zdalną. Funkcja wymaga planu Pro; konfiguracja:
linki Zoom i Meet w Setmore.
✓ Sprawdź ustawienia prywatności połączenia wideo przed pierwszą sesją z klientem.
🔁
Samodzielna zmiana terminu przez klienta
Link do odwołania w każdym potwierdzeniu
Klient przekłada lub odwołuje wizytę z linku w wiadomości potwierdzającej, bez dzwonienia do Ciebie — wolny termin natychmiast wraca do dostępności.
✓ Ustaw minimalny czas na odwołanie bez konsekwencji (np. 24h przed sesją), zgodnie z Twoimi zasadami pracy.
🔔
Przypomnienia dopasowane do rytmu sesji
SMS i e-mail przed każdą wizytą
Regularne, cotygodniowe sesje łatwo umykają pamięci klienta — automatyczne przypomnienie ogranicza liczbę zapomnianych terminów bez Twojego zaangażowania. W planie Pro możesz też zapisać serię wizyt cyklicznych (np. co tydzień o tej samej porze), a SMS-y są dostępne właśnie w Pro (
szablony SMS).
✓ Rozważ neutralną, dyskretną treść przypomnienia bez nazwy usługi w SMS-ie, jeśli telefon klienta może być widoczny dla innych domowników.
🔗
Jeden link, kontrolowany dostęp
Grafik widoczny tylko tam, gdzie go udostępnisz
Link możesz wysłać bezpośrednio nowemu klientowi po pierwszym kontakcie, zamiast publikować grafik publicznie — kontrolujesz, kto w ogóle widzi Twoją dostępność.
✓ Osobny link dla „pierwszej konsultacji" i osobny dla „sesji kontrolnej" ułatwia prowadzenie różnych ścieżek klienta.
Od zera do działającego grafiku
Konfiguracja Setmore pod gabinet — krok po kroku
Kolejność ma znaczenie — te same kroki co w ogólnym wdrożeniu, z akcentami specyficznymi dla pracy terapeutycznej.
1
Rozdziel usługi na stacjonarne i online
Osobna pozycja dla „konsultacji stacjonarnej" i „sesji online" pozwala systemowi wiedzieć, kiedy generować link do wideorozmowy, a kiedy nie.
→ Jeśli pierwsza wizyta trwa dłużej niż kolejne, oznacz ją jako osobną usługę z innym czasem trwania.
2
Ustaw bufor między sesjami
Czas na notatki, przygotowanie i regenerację między klientami — bez tego grafik wygląda dobrze na papierze, ale w praktyce nie zostawia przestrzeni na pracę własną.
→ 10–15 minut bufora między sesjami to częsty punkt startowy, który potem dostosowujesz do własnego tempa pracy.
3
Napisz zasady odwołania wizyty wprost
Minimalny czas na bezpłatne odwołanie, ewentualna opłata za spóźnione odwołanie — te zasady warto umieścić zarówno w regulaminie, jak i w treści przypomnienia.
→ Jasne zasady komunikowane z góry redukują trudne rozmowy o odwołaniach w ostatniej chwili. Wzór zasad i przykładowe kwoty zaliczek:
zaliczki w Setmore.
4
Dopracuj treść przypomnienia pod kątem dyskrecji
Zamiast „Przypomnienie: sesja terapeutyczna z [Twoje imię]" rozważ bardziej neutralną treść, jeśli telefon lub skrzynka klienta mogą być współdzielone z innymi domownikami.
→ Przetestuj wiadomość na własnym numerze i przeczytaj ją oczami kogoś, kto przypadkiem zobaczy ekran telefonu klienta.
5
Udostępniaj link indywidualnie, nie tylko publicznie
Poza umieszczeniem linku w bio na Instagramie rozważ wysyłanie go bezpośrednio nowym klientom po pierwszym kontakcie mailowym lub telefonicznym — to dodatkowa warstwa kontroli.
→ Możesz mieć dwa osobne linki: jeden ogólny w bio, drugi tylko do bezpośredniej wysyłki po wstępnej rozmowie kwalifikującej.
Na co zwrócić szczególną uwagę
Dyskrecja i dobre praktyki przy automatyzacji gabinetu
Automatyzacja nie może odbywać się kosztem poufności — te zasady pomagają zachować równowagę.
✅
Dobra praktyka
Neutralna treść SMS-a i e-maila, bez ujawniania rodzaju usługi w sposób, który mógłby zostać przypadkiem odczytany przez osoby trzecie.
Link wysyłany indywidualnie po wstępnym kontakcie, zamiast polegania wyłącznie na publicznym linku w bio.
Jasne zasady odwołań komunikowane z góry, żeby automatyzacja nie zastępowała rozmowy o wyjątkowych sytuacjach klienta.
❌
Czego unikać
Publikowanie pełnego grafiku publicznie w miejscach, gdzie mogą go zobaczyć osoby niezwiązane z Twoją praktyką.
Automatyczne wiadomości bez możliwości kontaktu z człowiekiem — klient w kryzysie musi mieć jasną ścieżkę do bezpośredniego kontaktu, nie tylko do bota.
Zbyt sztywne reguły odwołań bez miejsca na wyjątkową sytuację zdrowotną czy życiową klienta.
⚖️
Test praktyczny: przeczytaj treść swojego przypomnienia SMS tak, jakby zobaczył je ktoś zaglądający przez ramię klienta — jeśli ujawnia więcej, niż powinno, przepisz ją przed uruchomieniem.
Plan i dane
Który plan Setmore dla gabinetu i jak zadbać o RODO
Większość funkcji kluczowych dla terapii jest w planie Pro. Dane o zdrowiu wymagają też kilku decyzji, zanim pierwszy klient zarezerwuje sesję.
| Funkcja | Plan | Poradnik |
|---|---|---|
| Strona rezerwacji, przypomnienia e-mail, samodzielne przełożenie wizyty | Free | Pierwsze 7 dni z Setmore |
| Automatyczny link Zoom / Meet do sesji online | Pro | Linki do wideosesji |
| Przypomnienia SMS i wizyty cykliczne co tydzień | Pro | Przypomnienia SMS |
| Zaliczka za pierwszą konsultację | Pro | Zaliczki w Setmore |
| Dwukierunkowa synchronizacja z prywatnym kalendarzem | Pro | Google Calendar i Outlook |
| Rachunek lub faktura po sesji | Free i Pro + inFakt | Setmore + inFakt |
RODO w gabinecie. Setmore udostępnia umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) dla firm z UE — podpisz ją i dopisz Setmore (firmę z USA) do polityki prywatności. W rezerwacji zbieraj tylko dane organizacyjne: imię, kontakt, termin, forma sesji. Powód zgłoszenia, rozpoznanie i notatki z sesji to dane o zdrowiu — ich miejsce jest w dokumentacji, nie w polach formularza ani notatkach Setmore. Krótka ankieta przed pierwszą wizytą też powinna być organizacyjna (ankieta przedwizytowa). To informacja, nie porada prawna.
Jak to wygląda w jednym gabinecie, pokazuje case study: Setmore u terapeuty (przykład ilustracyjny). Ceny planów: cennik Setmore. Pełny pakiet — strona, rezerwacje i automatyzacje — opisuję w ofercie strona i automatyzacje dla psychologa.
🤝
Narzędzia z tego poradnika.
Setmore — start od planu darmowego, plan Pro (wideo, SMS, wizyty cykliczne) z 30-dniową gwarancją zwrotu dla nowych kont.
inFakt — rachunki i faktury po sesjach, z mojego linku 100 zł rabatu na abonament z Księgowym.
Linki partnerskie — jeśli z nich skorzystasz, mogę otrzymać prowizję. Dla Ciebie cena się nie zmienia.
Chcesz mieć to skonfigurowane bez klikania po ustawieniach?
Wdrożenie Setmore dla gabinetu z partnerem
Konfiguruję system z uwzględnieniem specyfiki pracy terapeutycznej, nie kopiuję ustawień z branży beauty.
Co dostajesz przy współpracy
🧘
Konfigurację dopasowaną do gabinetu
Usługi stacjonarne i online, bufory czasowe, zasady odwołań zgodne z Twoją praktyką.
🔒
Treści przypomnień z uwzględnieniem dyskrecji
Neutralne, dopracowane wiadomości, przetestowane przed uruchomieniem.
🔗
Strategię udostępniania linku
Publiczny link w bio i osobny do bezpośredniej wysyłki nowym klientom.
Powiązane artykuły
FAQ
Najczęstsze pytania — Setmore dla terapeutów i psychologów
Czy link do wideorozmowy w Setmore jest bezpieczny dla poufnych sesji?
Link generowany jest indywidualnie do każdej rezerwacji, ale warto samodzielnie sprawdzić ustawienia prywatności i szyfrowania wybranego narzędzia do wideorozmów (Zoom, Google Meet, Teams), zwłaszcza jeśli obowiązują Cię dodatkowe wymogi zawodowe dotyczące poufności. Włącz poczekalnię lub hasło spotkania i nie nagrywaj sesji bez wyraźnej zgody klienta.
Czy klient widzi mój pełny grafik, czy tylko wolne terminy?
Klient widzi wyłącznie dostępne sloty czasowe, bez wglądu w to, kto zajmuje pozostałe godziny ani jakiego rodzaju są to wizyty — sam grafik z nazwiskami czy szczegółami innych klientów nigdy nie jest publicznie widoczny.
Co jeśli klient w kryzysie napisze poza godzinami pracy?
Setmore obsługuje rezerwacje i przypomnienia, ale nie zastępuje ścieżki kontaktu w sytuacji kryzysowej. Warto mieć osobno, jasno komunikowaną informację o tym, gdzie taka osoba powinna szukać pomocy, jeśli nie możesz odpowiedzieć natychmiast — np. w potwierdzeniu rezerwacji, na stronie i w automatycznej odpowiedzi e-mail. W Polsce są to m.in.: 112 przy zagrożeniu życia, całodobowe Centrum Wsparcia dla Osób Dorosłych w Kryzysie Psychicznym 800 70 2222 oraz Telefon Zaufania 116 123. Numery warto co jakiś czas zweryfikować.
Czy da się prowadzić różne cenniki dla sesji stacjonarnych i online?
Tak, każda usługa ma własną cenę i czas trwania niezależnie od formy — możesz swobodnie różnicować cennik między konsultacją stacjonarną a sesją zdalną.
Czy warto łączyć Setmore z automatyzacją DM na Instagramie?
To zależy od tego, skąd przychodzą pytania od potencjalnych klientów. Jeśli duża część kontaktu zaczyna się od wiadomości na Instagramie, automatyzacja DM (np. przez ManyChat) może kierować od razu do linku Setmore, zamiast wymagać ręcznej odpowiedzi na każde pytanie o wolny termin. Ważne: automat nie powinien prosić o opis problemu w DM i zawsze musi dawać możliwość rozmowy z człowiekiem. Więcej:
ManyChat dla psychologów i terapeutów.
Czy Setmore jest zgodny z RODO?
Setmore udostępnia firmom z UE umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) do podpisania. Po Twojej stronie zostaje: podpisanie DPA, informacja w polityce prywatności (także o przekazywaniu danych do USA) i zbieranie w rezerwacji tylko danych organizacyjnych. Rozpoznań, powodów zgłoszenia ani notatek z sesji nie zapisuj w Setmore. To informacja, nie porada prawna.
Czy mogę ustawić stałą sesję co tydzień o tej samej godzinie?
Tak, w planie Pro: tworzysz w kalendarzu wizytę cykliczną (np. co tydzień, z datą zakończenia), a przypomnienie idzie przed każdą sesją osobno. W planie Free klient umawia kolejne sesje pojedynczo. Porównanie planów:
cennik Setmore.
Czy pobierać zaliczkę za pierwszą konsultację?
To częsta praktyka przy nowych klientach, z którymi nie masz jeszcze relacji — zmniejsza liczbę nieodwołanych pierwszych wizyt. Zaliczki w Setmore wymagają planu Pro; ważne, żeby zasady zwrotu były opisane przed płatnością. Wzór:
zaliczki w Setmore.
Powiązane materiały
Rezerwacja → dyskrecja → mniej telefonów w gabinecie
🌐
Dla gabinetów
🔁
Ograniczanie no-shows
Setmore dla gabinetów · Terapeuci i psycholodzy · 2026
Klient, który czeka na link do sesji, nie powinien czekać na Twoją pamięć.
Dlaczego Setmore pasuje do pracy terapeutycznej lepiej niż marketplace, cztery kluczowe funkcje dla gabinetu, konfiguracja w pięciu krokach i zasady dyskrecji, których warto pilnować przy automatyzacji. Jeśli chcesz mieć to skonfigurowane bez samodzielnego klikania po ustawieniach — umów bezpłatną konsultację.
✓ Wideokonsultacje
✓ Dyskretny grafik
✓ Automatyczne przypomnienia
✓ Zero zobowiązań
Setmore dla gabinetu — skrót
🧘 Dlaczego nie marketplace — dyskrecja i wideo
⚙️ 4 kluczowe funkcje dla gabinetu
🛠️ 5 kroków konfiguracji z akcentem na poufność
🔒 Dobre praktyki dyskrecji przy automatyzacji
📋 Który plan i jak zadbać o RODO
❓ Odpowiedzi na 8 najczęstszych pytań
4
Funkcje
5
Kroków
0 zł
Konsultacja
Przeczytaj treść swojego przypomnienia SMS tak, jakby zobaczył je ktoś zaglądający przez ramię klienta.