Kalendarz nie załadował się w tym oknie. Otwórz go w nowej karcie — to zajmie sekundę.
Otwórz kalendarz rezerwacjiJak gabinet fizjoterapii zdobył
68 opinii Google w 3 miesiące
bez ręcznego proszenia pacjentów
Gabinet miał 8 opinii Google po 4 latach działalności i 15% nieodwołanych wizyt. Automatyczny follow-up po wizycie i przypomnienia SMS w Setmore zmieniły oba te wskaźniki w 3 miesiące.
Case study, oparty na typowym przebiegu wdrożenia automatyzacji e-mail marketingu w gabinetach fizjoterapii — konkretne liczby pokazują skalę efektu, jaki realnie daje taki follow-up.
Dobra terapia, zero śladu
po zakończonej wizycie
Gabinet miał lojalnych pacjentów i wysoką jakość terapii — ale nic nie działo się po tym, jak pacjent wychodził z gabinetu.
8 opinii po 4 latach działalności
Terapeuci prosili o opinię „na żywo" tylko przy okazji, gdy akurat o tym pomyśleli — co zdarzało się rzadko. Zadowoleni pacjenci wychodzili i po prostu nie zostawiali śladu w internecie.
15% wizyt nieodwołanych
Setmore wysyłał tylko domyślne przypomnienie e-mail dzień wcześniej, które łatwo było przeoczyć (więcej o konfiguracji: Setmore dla fizjoterapeutów). Puste sloty w kalendarzu oznaczały realną stratę przychodu każdego tygodnia.
Pacjenci nie wracali na kontrolę
Cykl terapii się kończył i nikt nie przypominał o zaleconej wizycie kontrolnej za 4–6 tygodni. Część pacjentów wracała dopiero, gdy dolegliwość nawróciła — czasem do innego gabinetu.
4 sekwencje e-mail,
uruchamiane wprost z Setmore
Zmiana statusu wizyty na „zakończona" w Setmore automatycznie uruchamia odpowiednią wiadomość w MailerLite — bez żadnego dodatkowego kliknięcia. Za spadek nieobecności odpowiadały dodatkowo przypomnienia SMS przed wizytą, włączone w samym Setmore (przypomnienia SMS w Setmore).
Podziękowanie + zestaw ćwiczeń
Kilka minut po zakończonej wizycie pacjent dostawał e-mail z podsumowaniem i zestawem ćwiczeń do wykonania w domu.
Prośba o opinię Google
Wysyłana 24 godziny po wizycie do wszystkich pacjentów — gdy efekt terapii jest odczuwalny, a wrażenie z wizyty wciąż świeże. Bez nagród za opinię i bez wybierania tylko zadowolonych. Automatyczna prośba o opinię Google
Przypomnienie o wizycie kontrolnej
Wysyłane dokładnie w terminie zaleconym przez terapeutę — z linkiem prosto do rezerwacji w Setmore.
Win-back dla nieaktywnych pacjentów
Osobna, delikatniejsza wiadomość do pacjentów, którzy zgodzili się na kontakt mailowy, a nie umówili się od dłuższego czasu mimo przypomnienia.
Od briefu do działających
sekwencji — 5 dni
Bez zmiany sposobu, w jaki recepcja i terapeuci na co dzień korzystają z Setmore.
Przegląd, jak dziś wygląda zamykanie wizyt w Setmore i jakie dane są dostępne do segmentacji (rodzaj terapii, liczba wizyt).
Wspólne ustalenie tonu wiadomości z zespołem terapeutów — żeby e-maile brzmiały jak gabinet, nie jak system CRM.
Konfiguracja automatyzacji przekazującej status wizyty i dane pacjenta do odpowiedniej sekwencji, testy na koncie testowym. To samo połączenie da się zbudować w Make — porównanie w tekście Make, Zapier czy n8n.
Sekwencje aktywne dla wszystkich nowych wizyt, krótkie szkolenie z panelu MailerLite dla osoby odpowiedzialnej za komunikację.
Przed vs po
Największa zmiana to nie liczba wysłanych e-maili, tylko to, że każda wizyta ma teraz swój dalszy ciąg — bez angażowania zespołu.
| Wskaźnik | Przed | Po 3 miesiącach |
|---|---|---|
| Opinie Google (łącznie) | 8 | 68 (+60) |
| Nieodwołane wizyty (no-show) | ~15% wizyt | ~6% wizyt (−60%) |
| Pacjenci wracający na kontrolę | bez systemowego przypomnienia | +28% więcej rezerwacji kontrolnych |
| Czas zespołu na follow-up/tydz. | ~4 godziny (sporadycznie) | 0 godzin — pełna automatyzacja |
| Pacjenci objęci follow-upem | 0% | 100% wizyt |
Wcześniej o opiniach Google przypominałam sobie raz na kwartał, kiedy ktoś zapytał, czemu mamy ich tak mało. Teraz e-mail wysyła się sam po każdej wizycie i po prostu rośnie liczba opinii, bez mojego udziału. To samo z wizytami kontrolnymi — pacjenci wracają, bo ktoś im o tym przypomniał.
Follow-up w gabinecie:
4 zasady, o których łatwo zapomnieć
Automatyczne e-maile po wizycie działają, gdy są uczciwe wobec pacjenta i zgodne z zasadami Google oraz RODO. Te cztery ustawienia to zapewniają.
Opinia od każdego, bez nagród
Prośbę o opinię wysyłaj do wszystkich pacjentów, nie tylko zadowolonych, i nie dawaj nic w zamian. Google tego zabrania, a uczciwa ocena buduje większe zaufanie. Jak zbierać opinie Google
Zgoda na maile po terapii
Podziękowanie i ćwiczenia to obsługa wizyty. Win-back i przypomnienia o kolejnych wizytach wysyłaj osobom, które się na nie zgodziły — najprościej przy rezerwacji. Setmore + MailerLite
SMS przed wizytą, e-mail po
Przypomnienie SMS przed wizytą ogranicza nieobecności, a e-mail po wizycie sprawdza się przy ćwiczeniach i opiniach. Każdy kanał robi to, w czym jest najlepszy. SMS w Setmore
Faktura po wizycie bez przepisywania
Ten sam status „zakończona” może uruchomić fakturę w inFakt. Recepcja nie przepisuje danych, a pacjent dostaje dokument od razu. Setmore + inFakt
Przeczytaj też
Naffy dla fizjoterapeuty
Płatne programy ćwiczeń i konsultacje online — dodatkowy przychód obok wizyt w gabinecie.
Czytaj dalej →Case study: Setmore u terapeuty
Przypomnienia SMS i lista rezerwowa w gabinecie psychoterapii.
Czytaj dalej →Strona i automatyzacje dla fizjoterapeuty
Strona, rezerwacje, przypomnienia, opinie i faktury w jednym procesie.
Czytaj dalej →Pytania o podobne wdrożenie
Odpowiadam na wątpliwości zanim się pojawią.
Tak — mechanizm jest identyczny. Zmienia się tylko sposób połączenia (Booksy ma inne opcje integracji niż Setmore), ale sekwencje follow-up w MailerLite działają tak samo niezależnie od systemu rezerwacji. Różnice między systemami opisuję w tekście Setmore vs Booksy.
Treści pisaliśmy wspólnie z zespołem terapeutów, ich językiem — nie generycznym szablonem CRM. Wiadomości odnoszą się do konkretnej terapii, nie są anonimowe.
W tym case to było 5 dni roboczych — od audytu procesu po uruchomienie i szkolenie recepcji. Pojedyncza sekwencja (np. sama prośba o opinię) da się wdrożyć szybciej, w 2–3 dni.
Tak, to jedyny krok po stronie recepcji — ale w większości gabinetów i tak jest to standardowa praktyka w Setmore. Cała reszta (wysyłka e-maili, śledzenie terminów) dzieje się automatycznie.
E-maile po wizycie odpowiadają za opinie i wizyty kontrolne. Za mniej nieobecności odpowiadały przypomnienia SMS przed wizytą, włączone w Setmore równolegle z sekwencjami. Jak je ustawić, opisuję w tekście przypomnienia SMS w Setmore.
Nie — zasady Google zabraniają oferowania czegokolwiek w zamian za opinię i proszenia wyłącznie zadowolonych klientów. Prośba wysyłana do wszystkich, bez nagród, jest bezpieczna i daje wiarygodną średnią ocen. Więcej: automatyczna prośba o opinię po wizycie.
Nie — to case ilustracyjny, oparty na typowym przebiegu takich wdrożeń. Liczby pokazują skalę zmiany, ale wynik u Ciebie zależy od liczby wizyt, pacjentów i tego, jak wcześnie wyślesz prośbę o opinię.
Chcesz podobny wynik
w swoim gabinecie?
Ten sam mechanizm — podziękowanie, prośba o opinię, przypomnienie o kontroli i win-back — da się dopasować do Twojej specjalizacji w kilka dni. Zacznijmy od bezpłatnej konsultacji.