Bezpłatna konsultacja

Firma zgłosiła się do nas z jasno określonym problemem: ręczne wystawianie faktur zabierało za dużo czasu, powodowało opóźnienia i narażało firmę na błędy. Przy rosnącej liczbie zamówień proces ten stał się wąskim gardłem, które blokowało rozwój.

Celem było wdrożenie systemu, który:

  • sam tworzy faktury z zamówień,

  • księguje je w systemie,

  • wysyła dokumenty do klientów,

  • pilnuje terminów i statusów płatności bez udziału pracowników.

CASE STUDY: Automatyczne generowanie i wysyłka faktur. Pełna automatyzacja dokumentów w firmie

Największe problemy procesu ręcznego

⌨️
Ręczne przepisywanie danych
Powodowało błędy, zajmowało czas i wymagało podwójnej kontroli.
📄
Żmudne pobieranie i wysyłanie PDF
Każdy dokument trzeba było zapisać, załączyć i wysłać osobno.
⏱️
Brak automatycznego pilnowania terminów
Pracownicy musieli pamiętać o wysyłkach i korektach.
⚠️
Błędy: duplikaty, opóźnienia, braki
Problemy generowały reklamacje i dodatkową pracę.
🕒
Utrata nawet kilku godzin dziennie
Czas zamiast na rozwój firmy trafiał na powtarzalne działania.

Wyzwanie

W firmie proces fakturowania był w pełni ręczny i opierał się na codziennej pracy pracowników administracyjnych. Przy kilku zamówieniach dziennie system działał poprawnie, jednak wraz z dynamicznym wzrostem sprzedaży stał się on jednym z najbardziej obciążających i czasochłonnych etapów obsługi klienta.

Dotychczasowy proces wyglądał następująco:

1. Każda faktura była wystawiana ręcznie

Pracownicy musieli:

  • wejść do panelu zamówień,

  • skopiować dane klienta,

  • przepisać produkty, ceny i rabaty,

  • wygenerować dokument,

  • sprawdzić poprawność danych.

 

Był to proces powtarzalny, monotoniczny i angażujący wiele punktów ryzyka — wystarczył jeden błąd w przepisywaniu, aby cała faktura musiała zostać poprawiona i wysłana ponownie.

2. Dokumenty trzeba było pobierać, zapisywać i wysyłać e-mailem

Po wystawieniu faktura nie trafiała automatycznie do klienta. Pracownik musiał:

  • ściągnąć plik PDF,

  • zapisać go w odpowiednim folderze,

  • przygotować e-mail,

  • załączyć dokument i wysłać wiadomość ręcznie.

 

Przy dziesiątkach lub setkach zamówień miesięcznie proces ten stawał się coraz bardziej uciążliwy i nieefektywny.

3. Pracownicy sami pilnowali poprawności danych i terminów

System nie wspierał automatycznej kontroli dokumentów ani przypomnień. Oznaczało to, że:

  • każdy błąd trzeba było wykryć i poprawić ręcznie,

  • należało samodzielnie śledzić, czy wszystkie faktury zostały wystawione,

  • pracownicy musieli pamiętać o terminach wysyłki, korektach i ponagleniach.

 

To powodowało duże obciążenie mentalne zespołu, a im większa liczba zamówień, tym trudniej było kontrolować cały proces.

4. Zdarzały się błędy — brak wysłanej faktury, pomyłki lub duplikaty

W praktyce oznaczało to:

  • faktura wysłana z opóźnieniem,

  • faktura wysłana dwa razy,

  • dokument wystawiony na błędne dane,

  • brak faktury, mimo że produkt został wysłany.

 

Błędy te przekładały się na reklamacje, konieczność korekt oraz dodatkowe obciążenie działu księgowego.

5. Firma traciła nawet kilka godzin dziennie na obsługę dokumentów

Pracownicy poświęcali od 2 do 4 godzin dziennie tylko na faktury. To czas, który mógł być przeznaczony na:

  • obsługę klientów,

  • procesy sprzedażowe,

  • rozwój firmy.

 

Zamiast tego zespół zajmował się powtarzalnymi czynnościami administracyjnymi.

Przy rosnącej skali zamówień stało się jasne, że manualny model nie ma sensu kosztowego ani organizacyjnego.

Proces wymagał automatyzacji, aby firma mogła dalej rosnąć bez zwiększania liczby pracowników i ryzyka błędów.

Kluczowe elementy wdrożonego rozwiązania

🧾
Automatyczne generowanie faktur
System pobiera dane z zamówień i tworzy faktury bez udziału pracownika, zawsze w tym samym, poprawnym szablonie.
🔗
Integracja z księgowością
Dokumenty natychmiast trafiają do systemu księgowego, eliminując ręczne przekazywanie danych i przyspieszając rozliczenia.
📧
Automatyczna wysyłka e-maili
Faktury są wysyłane w eleganckim, spersonalizowanym e-mailu od razu po zaksięgowaniu, wraz z potwierdzeniem dostarczenia.
📊
Monitoring i kontrola terminów
System pilnuje płatności, wysyła przypomnienia i informuje o opóźnieniach, zapewniając pełną przejrzystość statusów.

Rozwiązanie

Aby skutecznie wyeliminować problemy wynikające z ręcznego fakturowania, zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy kompletny ekosystem automatyzacji, który połączył system sprzedażowy, księgowość oraz komunikację z klientami. Całość została wdrożona w zaledwie 3 dni, bez przestojów w działaniu firmy — tak, aby zespół mógł kontynuować pracę, a procesy mogły zostać płynnie przejęte przez automaty.

Rezultatem jest środowisko, w którym dokumenty tworzą się, wysyłają i kontrolują całkowicie bez udziału człowieka, a pracownicy zajmują się wyłącznie sytuacjami wymagającymi realnej decyzyjności.

Poniżej prezentujemy najważniejsze elementy rozwiązania:

1. Automatyczne generowanie faktur — serce całego procesu

Kluczowym krokiem było stworzenie modułu, który pobiera wszystkie dane złożonego zamówienia i na ich podstawie generuje fakturę w sposób w pełni zautomatyzowany.

System:

  • pobiera dane klienta, produkty, ceny, metody wysyłki, rabaty i płatności z BaseLinkera, sklepu internetowego lub ERP,

  • generuje fakturę według jednolitego, poprawnego pod kątem księgowym szablonu,

  • eliminuje ryzyko literówek, pomyłek cenowych, brakujących pozycji i błędów ludzkich,

  • tworzy dokumenty niezależnie od pory dnia — również w nocy i w weekendy.

 

Efekt: pracownicy nie mają kontaktu z procesem fakturowania nawet na jednym etapie. System działa szybciej, dokładniej i zawsze tak samo, niezależnie od liczby zamówień.

2. Integracja z systemem księgowym — koniec z ręcznym przekazywaniem dokumentów

Po wygenerowaniu faktury automatyczne łącze z systemem księgowym powoduje, że dokument natychmiast trafia do księgowości.

To oznacza, że:

  • księgowa pracuje zawsze na aktualnych danych,

  • firma unika zaległości w księgach,

  • nie ma potrzeby kopiowania, eksportowania ani wysyłania dokumentów w paczkach,

  • zmniejsza się ryzyko pomyłek wynikających z przesyłania plików.

 

W praktyce księgowość otrzymuje dokumenty kilka sekund po ich wygenerowaniu — bez żadnego działania pracowników administracyjnych.

3. Automatyczna wysyłka e-maili — natychmiastowa, profesjonalna komunikacja z klientem

W kolejnym etapie wdrożyliśmy mechanizm, który odpowiada za wysyłkę faktur do klientów.

Automaty wysyłają:

  • fakturę od razu po zaksięgowaniu lub po zmianie statusu zamówienia,

  • w estetycznej, dopasowanej do firmy wiadomości e-mail,

  • z odpowiednim tytułem, treścią i personalizacją danych,

  • wraz z potwierdzeniem dostarczenia wiadomości do klienta.

 

Dzięki temu:

  • klienci otrzymują dokumenty szybciej,

  • firma buduje profesjonalny wizerunek,

  • zespół nie musi przygotowywać setek wiadomości ręcznie.

 

To jedna z najbardziej odczuwalnych zmian dla działu obsługi klienta.

4. Monitoring statusów i terminów — aktywna kontrola płatności

Ostatnim elementem było wdrożenie systemów nadzorujących statusy dokumentów, płatności i zobowiązań.

Automaty:

  • sprawdzają, czy faktura została opłacona,

  • wysyłają delikatne, automatyczne przypomnienia o płatności,

  • informują o opóźnieniach i braku reakcji klienta,

  • sygnalizują pracownikowi, jeśli dana sprawa wymaga interwencji.

 

Firma zyskuje pełną przejrzystość — bez ręcznego sprawdzania przelewów, excelów i historii wiadomości.

Wdrożony system stał się kompletnym, samodzielnym mechanizmem:

  • generującym dokumenty,

  • wysyłającym je,

  • księgującym,

  • pilnującym terminów i statusów,

  • komunikującym się z klientami,

  • ostrzegającym o problemach.

 

Dzięki temu pracownicy zajmują się już tylko wyjątkami — a nie codzienną administracją.

Efekty wdrożonej automatyzacji

🤖
Pełna automatyzacja dokumentów
Każdy etap – od wygenerowania faktury, przez wysyłkę, aż po archiwizację – działa bez udziału pracownika.
⏳
Oszczędność 2–4 godzin dziennie
Czas odzyskany przez automatyzację można przeznaczyć na obsługę klientów i rozwój biznesu.
✔️
Zero błędów ludzkich
Standaryzacja, poprawne dane i stały nadzór systemu eliminują pomyłki i korekty.
🌟
Wyższa satysfakcja klientów
Dokumenty trafiają do klientów szybciej, są dobrze przygotowane i spójne z marką.

Efekt: pełna automatyzacja dokumentów

Wdrożenie kompletu automatyzacji zmieniło sposób działania firmy z modelu ręcznej administracji na model nowoczesnych, samodzielnie działających procesów. Firma odczuła natychmiastowe efekty już w pierwszym tygodniu, a korzyści rosną wraz ze zwiększającą się liczbą zamówień.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze rezultaty:

✓ 100% automatyzacji procesu fakturowania

Po wdrożeniu systemu generowanie dokumentów zostało całkowicie odciążone od pracowników.Automaty:

  • pobierają dane z zamówienia,

  • tworzą fakturę zgodnie z wymaganiami księgowymi,

  • przesyłają dokument do księgowości,

  • wysyłają go klientowi,

  • przypominają o płatnościach.

 

Cały proces przebiega bez jakiejkolwiek interwencji człowieka — niezależnie od liczby zamówień. Firma zyskuje skalowalność, której nie dałoby się osiągnąć przy ręcznym modelu pracy.

✓ Oszczędność 2–4 godzin dziennie

Czynności, które wcześniej zajmowały kilka godzin:

  • przepisywanie danych,

  • wystawianie faktur,

  • pobieranie dokumentów,

  • przygotowywanie e-maili,

  • pilnowanie wysyłek

zostały całkowicie zastąpione automatyzacją.

Zespół zyskał od 10 do nawet 20 dodatkowych godzin tygodniowo.Ten czas został realnie przesunięty na zadania o wysokiej wartości:

  • szybka obsługa klientów,

  • usprawnianie logistyki,

  • planowanie sprzedaży,

  • skalowanie działalności.

 

Dzięki temu firma osiąga więcej bez zwiększania etatów.

✓ Zero błędów ludzkich

System zawsze działa tak samo — poprawnie, dokładnie i zgodnie z procedurami.Eliminacja błędów oznacza:

  • brak faktur na złe dane,

  • brak duplikatów,

  • brak pominiętych dokumentów,

  • brak ręcznych pomyłek przy przepisywaniu wartości.

 

Dzięki temu firma oszczędza czas na korektach, unikając jednocześnie niepotrzebnych kosztów i reklamacji.

✓ Wyższa satysfakcja klientów

Automatyczna wysyłka sprawiła, że klienci otrzymują dokumenty:

  • szybciej,

  • w czytelnej i spójnej formie,

  • w profesjonalnie przygotowanym szablonie,

  • zawsze wtedy, gdy ich potrzebują.

 

Firmie udało się poprawić wizerunek i podnieść standard obsługi — co w dzisiejszym rynku ma bezpośredni wpływ na powracalność klientów oraz opinie o marce.

Podsumowanie efektów

Dzięki automatyzacji firma:

  • odciążyła pracowników,

  • poprawiła jakość dokumentów,

  • przyspieszyła komunikację z klientami,

  • usprawniła księgowość,

  • i stworzyła procesy, które nie blokują rozwoju — lecz go wspierają.

 

To jeden z tych projektów, które zaczynają zwracać się od pierwszego dnia działania.

Chcesz usprawnić procesy i rozwijać biznes szybciej?

Umów konsultację lub sprawdź, jak mogę pomóc Ci w automatyzacji, strategii i skalowaniu sprzedaży. Zrób kolejny krok, a resztą zajmę się ja.

Podsumowanie wdrożenia – najważniejsze korzyści

🚀
Natychmiastowy zwrot z inwestycji
Automatyzacja zaczęła przynosić korzyści już w pierwszych dniach działania, odciążając zespół i zmniejszając koszty.
📈
Skalowalność procesów
Firma może obsłużyć dowolną liczbę zamówień bez zwiększania liczby etatów lub obciążenia pracowników.
🎯
Wzrost efektywności
Automaty zastąpiły powtarzalne czynności, a pracownicy skupili się na zadaniach o wysokiej wartości biznesowej.
🤝
Lepsza obsługa klienta
Dokumenty są wysyłane szybciej i w bardziej profesjonalnej formie, co podniosło jakość komunikacji z klientami.
Wdrożenie stało się fundamentem nowoczesnego, uporządkowanego i skalowalnego modelu operacyjnego, który wspiera rozwój firmy i eliminuje blokujące ją dotychczas procesy manualne.

Podsumowanie

Automatyzacja faktur okazała się dla firmy jednym z najbardziej opłacalnych i najszybciej zwracających się projektów. Wprowadzone rozwiązania nie tylko wyeliminowały powtarzalne, czasochłonne zadania, ale przede wszystkim stworzyły fundament pod dalszy rozwój działalności.

To doskonały przykład na to, że nawet pozornie niewielka zmiana — wprowadzenie właściwie zaprojektowanego systemu integracji, automatycznego generowania dokumentów i inteligentnej wysyłki — może całkowicie odmienić sposób funkcjonowania firmy. W praktyce przełożyło się to na:

  • odciążenie pracowników i wzrost ich efektywności,

  • poprawę jakości obsługi klienta,

  • pełną eliminację błędów wynikających z ręcznej pracy,

  • natychmiastowy zwrot z inwestycji dzięki oszczędności czasu,

  • przejrzystość procesów i lepszą współpracę z księgowością.

 

Wdrożenie stało się fundamentem stabilnego, skalowalnego modelu operacyjnego, który rośnie razem z firmą — bez konieczności ciągłego zwiększania liczby pracowników.

Automatyzacja nie tylko usprawniła codzienną pracę, ale przede wszystkim pozwoliła skupić się na tym, co naprawdę wpływa na rozwój biznesu: obsłudze klientów, sprzedaży i innowacjach.

To rozwiązanie, które przynosi korzyści od pierwszego dnia i które będzie pracowało na firmę przez lata.

Napędzamy sprzedaż w Ecommerce

Kontakt

Usługi