Bezpłatna konsultacja

KPI • marża • cashflow • rotacja zapasu • CAC • jakość operacyjna • kontrola • raportowanie

Dashboard właściciela e-commerce: co naprawdę mierzyć

Większość dashboardów pokazuje „ładne liczby” (obrót, sesje, ROAS) i daje fałszywe poczucie kontroli. Właściciel potrzebuje KPI, które mówią wprost: czy firma zarabia, czy ma płynność, czy zapas nie zabija cashflow oraz czy operacje nie generują ukrytych kosztów. Poniżej masz zestaw KPI-core + definicje + progi alarmowe i gotowy układ dashboardu.

Strona główna › Centrum wiedzy › Zarządzanie e-commerce › Dashboard właściciela e-commerce
📌 KPI core 🚨 Alerty 🧩 Układ dashboardu 📞 Wdrożenie / audyt KPI
⏱️ Czas czytania: —
🗓️ Aktualizacja: —
🎯 Cel: kontrola zysku i ryzyka
Czy zarabiam?
Marża & zysk
Po kosztach operacji i zwrotach
Czy mam płynność?
Cashflow
Obrót ≠ gotówka
Czy zapas mnie nie dusi?
Rotacja
Kapitał obrotowy
Czy operacje są pod kontrolą?
Jakość
Błędy, zwroty, SLA
Krytyczne
Profit/order
Najbardziej „prawdomówny” KPI o zdrowiu biznesu.
Ryzyko
Cashflow
Najczęstszy powód kryzysu to płynność, nie brak sprzedaży.
Wąskie gardło
Operacje
Skala bez jakości = koszty ukryte i spadek KPI.
⚠️
Najczęstszy błąd
„Mamy ROAS, więc jest dobrze” — bez marży po kosztach operacji i bez cashflow.
✅
Zasada
Dashboard właściciela ma mieć maks. 12 KPI + alerty, reszta to analityka operacyjna.
TL;DR

Dashboard właściciela = 12 KPI + alerty, nie 60 wykresów

Celem jest szybka decyzja: co ciąć, co skalować, gdzie jest ryzyko.

Najkrócej
  • Właściciel mierzy: profit/order, cashflow, rotację zapasu, CAC i jakość operacji.
  • Obrót i ROAS są pomocnicze — łatwo nimi przykryć realny problem.
  • Każdy KPI musi mieć: definicję, źródło danych, częstotliwość i próg alarmowy.
  • Dashboard ma sterować firmą, więc bez alertów i „drill-down” do przyczyny będzie bezużyteczny.
Pomocne
Do uzupełnienia kontekstu: cashflow: sprzedaż to nie pieniądze, struktura kosztów sklepu online oraz granica opłacalności reklam.
Zasady

7 zasad dobrego KPI (żeby dashboard nie kłamał)

Jeśli łamiesz te zasady, KPI stają się „opinią”, a nie sterowaniem.

1

Jeden KPI = jedna decyzja

Jeśli nie wiadomo, co zrobić gdy spadnie — nie jest KPI.

2

KPI ma definicję i wzór

Bez wzoru w firmie każdy liczy inaczej.

3

KPI ma źródło prawdy

Jedno miejsce (ERP/BL/GA/Ads), a nie „kopiuj-wklej”.

4

KPI ma próg alarmowy

Inaczej patrzysz i nic nie robisz.

5

Trend > punkt

Liczą się odchylenia, nie pojedynczy dzień.

6

Segmentacja

Kategoria/kanał/produkt. Uśrednianie ukrywa pożar.

7

Nie mierz wszystkiego

Kokpit ma być krótki. Reszta w warstwie analitycznej.

KPI core

12 KPI właściciela e-commerce (wersja „minimum viable control”)

To jest zestaw, który najczęściej „wyłapuje” kryzys zanim zrobi się drogo.

💰

Profit/order

Zysk na zamówieniu po reklamie, opłatach, operacji i zwrotach.

częst.: dziennie/tyg. typ: core
📉

Marża % (po opłatach)

Marża po prowizjach/płatnościach/dopłatach.

częst.: tyg. typ: core
💧

Cashflow operacyjny

Czy biznes generuje gotówkę z działalności operacyjnej.

częst.: tyg./msc typ: core
🏦

Kapitał obrotowy

Ile gotówki jest „zamrożone” w zapasie i należnościach.

częst.: tyg./msc typ: risk
📦

Rotacja zapasu (dni)

Ile dni sprzedajesz średni zapas (DIO / days inventory on hand).

częst.: tyg. typ: core
🧊

Dead stock %

Udział zapasu „martwego” (np. > 90/120 dni bez rotacji).

częst.: tyg./msc typ: risk
🎯

CAC (realny)

Koszt pozyskania zamówienia/klienta (w zależności od modelu).

częst.: dziennie/tyg. typ: core
🧮

Próg opłacalności (CAC max)

Maksymalny CAC, który możesz zapłacić przy Twojej marży i kosztach.

częst.: msc/kw typ: guardrail
✅

OTIF / SLA wysyłek

Na czas i komplet — klucz do kosztów operacji i jakości konta.

częst.: dziennie/tyg. typ: ops
🔁

% zwrotów

Zwroty jako koszt opóźniony (i źródło spadku zysku).

częst.: tyg. typ: ops/risk
🧨

% błędów / reklamacji

Błąd = koszt + czas + ryzyko jakości konta.

częst.: tyg. typ: ops
⭐

Wskaźniki jakości (marketplace)

Kary/obniżenia jakości wpływają na koszty i widoczność.

częst.: tyg. typ: risk
Zajrzyj również
Jeśli chcesz dokładnie policzyć progi: granica opłacalności reklam oraz dlaczego ROAS nie mówi prawdy.
Finanse

Finanse: KPI, które mówią prawdę o marży i cashflow

Tu najczęściej wychodzi, że „sprzedaż rośnie”, a firma traci kontrolę.

💰

Profit/order – definicja robocza

Najprostszy wzór, który działa w 80% przypadków.

  • przychód − COGS − prowizje/opłaty − koszt dostawy (dopłaty) − koszt operacji
  • − koszt reklamy przypisany do zamówienia (kanał/segment)
  • − (koszt zwrotów * % zwrotów) jako korekta
💧

Cashflow: 3 rzeczy do monitorowania

Żeby nie wpaść w „obrót bez gotówki”.

  • cashflow operacyjny (tydzień / miesiąc)
  • saldo gotówki + prognoza 14 dni
  • wpływ zwrotów (opóźniony) na płynność
Pomocne
Jeśli temat płynności jest „na styk”: cashflow w e-commerce oraz kapitał obrotowy.
Zapas

Zapas: rotacja i „dead stock” jako KPI ryzyka

Zapas jest największym „magazynem gotówki” w e-commerce.

📦

Rotacja (dni)

Ile dni sprzedajesz średni zapas.

  • segmentuj: kategoria / top SKU / long tail
  • wzrost dni rotacji = zamrażanie kapitału
  • rotacja + marża = priorytety zakupowe
🧊

Dead stock %

Zapas bez rotacji > 90/120 dni (ustalasz próg).

  • ustal próg i licz wartość (PLN), nie tylko sztuki
  • zrób plan „odmrożenia”: ceny, bundling, kanały
  • dead stock to koszt przestrzeni + koszt gotówki
Zajrzyj również
Więcej o planowaniu i ryzyku: zarządzanie ryzykiem w e-commerce oraz model finansowy sklepu.
Marketing

Marketing: CAC, próg opłacalności i „zdrowe” skalowanie

Właściciel nie potrzebuje 30 metryk reklam — potrzebuje guardrails.

🎯

CAC (realny) vs CAC „z Ads”

CAC z platformy bywa zaniżony przez atrybucję i overlap kanałów.

  • licz CAC per segment: kategoria / kanał / device
  • monitoruj trend (7d/28d), nie tylko wczoraj
  • łącz z profit/order: CAC ma sens tylko w kontekście marży
🧮

Próg opłacalności (CAC max)

Najważniejszy „hamulec” przed skalowaniem strat.

  • CAC max wynika z marży po kosztach operacji i zwrotach
  • jeśli CAC > CAC max → automatyczny alert / cięcie budżetu
  • skaluj budżet tylko, gdy profit/order rośnie
Pomocne
Dwa kluczowe uzupełnienia: dlaczego skalowanie reklam psuje rentowność oraz kiedy reklama przyspiesza upadek firmy.
Operacje

Operacje: KPI jakości, które sterują kosztami ukrytymi

Tu zwykle „ucieka” rentowność przy skali.

✅

OTIF / SLA

Na czas i komplet: realny miernik dojrzałości operacji.

  • OTIF spada = rośnie koszt obsługi + ryzyko jakości konta
  • segmentuj: magazyn / przewoźnik / typ zamówienia
  • ustal próg alarmowy (np. < 97%)
🧨

% błędów / reklamacji

Błąd to koszt wielokrotny (czas + wysyłka + opinie + kary).

  • licz koszt błędu, nie tylko %
  • kategoryzuj przyczynę (picking, pakowanie, opis, produkt)
  • łącz z trainingiem i checklistami
Zajrzyj również
Jeśli chcesz policzyć realny koszt błędów: ile kosztuje błąd w realizacji oraz standard operacyjny realizacji.
Alerty

Alerty: progi, które powinny odpalać „akcję” (a nie dyskusję)

Przykładowe progi — dopasuj do marży i modelu. Ważne: reakcja ma być zdefiniowana.

💰

Profit/order < 0

Reakcja: odcięcie segmentu + analiza marży i kosztów operacji.

🎯

CAC > CAC max

Reakcja: cięcie budżetu / zmiana miksu / zmiana oferty.

💧

Cashflow ujemny 2 tyg.

Reakcja: stop skalowania + plan płynności + praca na zapasie.

📦

Rotacja rośnie > X dni

Reakcja: ogranicz zakupy, wyprzedaż long tail, bundling.

✅

OTIF spada

Reakcja: audyt procesu + checklisty + korekta SLA.

🔁

Zwroty rosną

Reakcja: popraw treść oferty, jakość, dopasowanie produktu.

Zasada alertu
Alert ma mieć przypisaną akcję i właściciela (kto robi). Bez tego dashboard zamienia się w „tablicę wyników”.
Układ

Układ dashboardu: 1 ekran dla właściciela + 3 ekrany drill-down

Najlepszy układ to „kokpit” + warstwy przyczynowe.

Widok 1: Kokpit (1 ekran)

  • profit/order, marża %, cashflow, rotacja, CAC, OTIF, zwroty
  • trend 7/28 dni + status (OK / watch / alarm)
  • top 3 ryzyka tygodnia

Widok 2: Finanse i koszty

  • marża po opłatach i operacjach
  • koszt realizacji / zamówienie
  • cashflow i kapitał obrotowy

Widok 3: Marketing

  • CAC vs CAC max per segment
  • profit/order per kampania/kategoria
  • nasycenie: trend CAC i CR

Widok 4: Operacje

  • OTIF, błędy, reklamacje, koszt błędów
  • zwroty: powody + koszt
  • wąskie gardła procesu
Pomocne
Kontekst o decyzjach i danych: decyzje na podstawie danych oraz jak czytać dane, żeby się nie oszukiwać.
Gotowe

Checklisty do wdrożenia dashboardu (bez chaosu)

3 listy: definicje, źródła danych, alerty i rytm przeglądów.

Checklist: definicje KPI (must-have)
  • definicja i wzór KPI (1 zdanie + 1 wzór)
  • źródło danych (system i tabela/raport)
  • częstotliwość (dziennie/tyg./msc)
  • segmentacja (kategoria/kanał/SKU)
  • właściciel KPI (kto reaguje)
Checklist: źródła danych (żeby nie było „Excel hell”)
  • sprzedaż i koszty: ERP/BaseLinker/księgowość
  • reklama: Allegro Ads / Google Ads / Meta
  • zwroty i reklamacje: helpdesk/BL/ERP
  • zapas: WMS/ERP + stan i rotacja
  • harmonogram odświeżania danych (np. 6:00)
Checklist: alerty i rytm przeglądów
  • progi: OK / watch / alarm
  • reakcja na alarm (akcja + termin + odpowiedzialny)
  • przegląd tygodniowy właściciela: 30–45 min
  • przegląd operacyjny: codziennie 10–15 min
  • przegląd finansowy: raz w miesiącu (model kosztów)
Zajrzyj również
Jeśli dashboard ma obejmować też „blokery wzrostu”: blokery wzrostu w e-commerce.
FAQ

FAQ: dashboard i KPI właściciela

Najczęstsze pytania przy wdrożeniach.

Czy obrót powinien być KPI właściciela?
Obrót jest pomocniczy. Dla właściciela ważniejsze są: profit/order, marża po kosztach i cashflow. Obrót bez tych KPI potrafi przykryć stratę.
Ile KPI to „w sam raz”?
Zwykle 8–12 KPI w kokpicie. Reszta w warstwie analitycznej (drill-down).
Jak często to oglądać?
Kokpit: 2–5 minut dziennie + 30–45 minut przeglądu tygodniowego. Finansowy model kosztów: co miesiąc.
Jaki jest najważniejszy KPI, jeśli mam wybrać jeden?
Profit/order (zysk na zamówieniu) — bo spina marżę, reklamę, koszty operacji i zwroty.
Co jeśli nie mam pełnych danych do profit/order?
Zrób wersję roboczą (szacunki kosztu operacji i zwrotów), a potem ją doszczelniaj. Lepszy niedoskonały model sterowania niż brak modelu.

Chcesz dashboard, który steruje firmą?

Wdrożymy KPI-core, definicje, progi alarmowe i automatyczne odświeżanie danych. Dostaniesz też rytm przeglądów (dzienny/tyg./msc), żeby to faktycznie działało.

Zobacz: Automatyzacja i systemy • Raportowanie i dane • Diagnoza e-commerce
📞 Kontakt 🧾 Formularz
Co przygotować (minimum)

Źródła danych (BL/ERP/Ads), lista kosztów operacyjnych, % zwrotów/reklamacji, top kategorie/SKU, definicja marży (COGS), podstawowe dane o budżetach reklam.

📌
KPI-core
12 KPI + alerty + segmentacja.
🚨
Progi i reakcje
Każdy alert ma akcję i odpowiedzialnego.