Punkt wyjścia
Czym jest automatyczny obieg dokumentów przed wizytą
Ten sam zestaw papierów co w poczekalni — tylko podpisany, zanim klient przyjdzie.
📄
Definicja — automatyczny obieg dokumentów przed wizytą to proces, w którym rezerwacja pierwszej wizyty sama uruchamia wysyłkę umowy, zgód i ankiety do podpisu elektronicznego, a podpisane pliki trafiają do folderu klienta bez ręcznego przepisywania danych
rezerwacja w Setmore → scenariusz Make → podpis w Autenti → PDF w folderze klienta
Dlaczego warto
Wizyta zaczyna się od rozmowy, a nie od długopisu. Klient czyta umowę w domu, bez presji, i ma czas zadać pytanie. Ty masz komplet dokumentów przed spotkaniem i wiesz, czy są przeciwwskazania. Takie usprawnienia razem dają
kilka godzin tygodniowo.
Co jest trudne
Dobór formy podpisu do dokumentu, bezpieczne przechowywanie danych o zdrowiu i obsługa klientów, którzy nie podpiszą na czas. Każdy z tych punktów trzeba zaplanować przed wdrożeniem.
Czego wymaga
Systemu rezerwacji z formularzem (np. Setmore —
jak działa), konta w Autenti, scenariusza w Make (
Setmore + Make), szablonu dokumentu z polami do uzupełnienia i miejsca na pliki z umową powierzenia danych.
💡 Zacznij od jednego pakietu dla nowych klientów: umowa + zgoda RODO. Ankietę medyczną dodaj w drugim etapie (
ankieta przedwizytowa), gdy obieg podpisów działa bez zarzutu.
Forma podpisu
Który sposób akceptacji do jakiego dokumentu
Orientacyjne zestawienie — ostateczną formę dla Twoich dokumentów potwierdź z prawnikiem.
| Sposób | Typowe zastosowanie | Jak to wygląda dla klienta | Uwagi |
|---|---|---|---|
| Pole wyboru w formularzu rezerwacji | Akceptacja regulaminu, zgoda na kontakt e-mail/SMS | Zaznacza pole przy rezerwacji w Setmore | Zapisz treść zgody i datę; to nie jest podpis pod umową. Zgody marketingowe zbieraj osobno — zobacz niżej |
| Podpis elektroniczny (np. Autenti) | Umowa o świadczenie usług, kontrakt terapeutyczny, zgoda na zabieg | Link w e-mailu, podpis z telefonu, potwierdzenie kodem | Najczęstszy wybór w gabinetach; dowód akceptacji z historią zdarzeń |
| Kwalifikowany podpis elektroniczny | Dokumenty, dla których przepis wymaga formy pisemnej | Podpis certyfikatem kwalifikowanym | Rzadko potrzebny w relacji gabinet–klient; droższy i mniej wygodny |
| Ankieta online (formularz) | Wywiad, przeciwwskazania, cele | Wypełnia formularz przed wizytą | Dane o zdrowiu = dane szczególnej kategorii; zbieraj tylko to, czego używasz (ankieta w Setmore) |
Autenti oferuje różne rodzaje podpisu w zależności od planu. Zawody medyczne mają dodatkowe wymogi dotyczące dokumentacji — sprawdź je w przepisach swojego zawodu.
Architektura
Jak połączyć Setmore z Autenti
Cztery elementy, każdy z jedną odpowiedzialnością.
Zdarzenie
Setmore
Setmore
Nowa rezerwacja pierwszej wizyty
Wyzwalacz: nowa wizyta dla nowego klienta
Dane: imię, nazwisko, e-mail, telefon, usługa, termin
Logika
Make
Make
Przygotowanie dokumentu
Filtr: tylko pierwsza wizyta i usługi wymagające umowy (
Make, Zapier czy n8n)
Uzupełnienie szablonu w Google Docs i eksport do PDF
Podpis
Autenti
Autenti
Wysyłka do podpisu
Dokument wysłany przez API Autenti lub moduł HTTP w Make
Klient podpisuje z telefonu w kilka minut
Archiwum
folder
folder
Zapis i oznaczenie
Podpisany PDF w folderze klienta
Notatka w Setmore: „dokumenty podpisane” — błędy scenariusza zgłasza
monitoring
Wdrożenie
Wdrożenie krok po kroku
Sześć kroków od listy dokumentów do testu.
1
Spisz dokumenty i ich formę
Zrób listę: co klient akceptuje przy rezerwacji (regulamin, zgody na kontakt), co podpisuje (umowa, zgoda na zabieg), co wypełnia (ankieta). Przy każdym zapisz wymaganą formę i czas przechowywania.
→ Bez tej listy automatyzujesz chaos.
2
Przygotuj szablony z polami
Umowa w Google Docs z polami typu {{imie}}, {{usluga}}, {{data_wizyty}}. Jedna wersja na rodzaj usługi zamiast ręcznych poprawek przed każdym klientem.
→ Wersjonuj szablony — zapisz, od kiedy obowiązuje dana treść.
3
Ustaw wyzwalacz w Setmore
Make reaguje na nową rezerwację. Filtrem odróżnij nowego klienta od powracającego, np. po polu w formularzu lub po historii wizyt. Połączenie Setmore z Make opisuję w artykule
Setmore + Make; konto Setmore założysz przez
link partnerski*.
→ Stały klient nie powinien dostawać umowy przy każdej wizycie.
4
Zbuduj scenariusz w Make
Kopia szablonu → podstawienie danych → PDF → wysyłka do Autenti z e-mailem klienta. Drugi scenariusz odbiera informację o podpisaniu i zapisuje plik w folderze klienta.
→ Folder nazwany stałym identyfikatorem, nie samym imieniem.
5
Dodaj przypomnienie
24 godziny przed wizytą Make sprawdza, czy dokument jest podpisany. Jeśli nie — wysyła przypomnienie z tym samym linkiem. Jeśli dalej brak — Ty dostajesz informację rano w dniu wizyty. Przypomnienie możesz połączyć ze standardowym
przypomnieniem SMS o wizycie.
→ Plan B: wydruk do podpisu na miejscu, bez blokowania wizyty.
6
Przetestuj i opisz proces
Rezerwacja testowa na własny e-mail, podpis, sprawdzenie folderu i notatki. Opisz w jednym akapicie, gdzie są pliki i kto ma do nich dostęp.
→ Opis przyda się przy kontroli i przy zastępstwie. Wpisz scenariusz do
rejestru automatyzacji.
Warianty
Jakie dokumenty w jakim gabinecie
Ten sam mechanizm, inny pakiet dokumentów.
🧠
Psycholog i terapeuta
Kontrakt terapeutyczny
Kontrakt z zasadami odwoływania sesji, granicami poufności i formą kontaktu między sesjami. Ankietę wstępną ogranicz do minimum — resztę zbierzesz w rozmowie. Więcej:
Setmore dla terapeutów,
strona i automatyzacje dla psychologa.
✓ Zasady odwoływania w kontrakcie zmniejszają spory o płatność.
🦴
Fizjoterapeuta
Zgoda i przeciwwskazania
Zgoda na terapię i zabiegi oraz ankieta przeciwwskazań: ciąża, rozrusznik, leki przeciwzakrzepowe, niedawne operacje. Informacja przed wizytą pozwala zaplanować sesję. Zobacz
Setmore dla fizjoterapeutów i
case study: fizjoterapia.
✓ Pytaj tylko o przeciwwskazania istotne dla Twoich zabiegów.
🥗
Dietetyk
Umowa i wywiad żywieniowy
Umowa współpracy z zakresem (jadłospis, konsultacje kontrolne) i ankieta: nawyki, alergie, wyniki badań. Wyniki klient może załączyć już na etapie ankiety. Szerzej:
automatyzacja gabinetu dietetycznego.
✓ Wywiad przed wizytą skraca pierwszą konsultację o kilkanaście minut.
💆
Kosmetolog i salon beauty
Zgoda na zabieg i wizerunek
Zgoda na zabieg z opisem ryzyk, ankieta przeciwwskazań i osobna, dobrowolna zgoda na zdjęcia przed/po do publikacji. Zobacz
Setmore dla salonów beauty.
✓ Zgoda na wizerunek musi być osobna i dobrowolna.
Czas
Ile czasu oszczędzasz przy 20 nowych klientach miesięcznie
Przykład ilustracyjny dla jednoosobowego gabinetu.
| Czynność | Ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Wypełnianie i podpis w poczekalni | 20 × 8 min = ok. 2,7 h czasu wizyt | 0 — klient robi to w domu |
| Skanowanie i opisywanie plików | 20 × 3 min = 1 h | 0 — PDF trafia do folderu sam |
| Pilnowanie brakujących podpisów | kilka telefonów w miesiącu | automatyczne przypomnienie, raport rano |
| Razem | ok. 4 h miesięcznie | kilka minut kontroli |
Najcenniejsze jest nie samo 4 godziny, tylko to, że pierwsza wizyta zaczyna się od pracy z klientem.
Praktyka
Dobre i złe praktyki
Co działa w gabinetach, które już to wdrożyły.
✅
Dobrze
Wysyłka dokumentów 24–48 h przed wizytą, nie w dniu wizyty.
Jeden pakiet dla nowych klientów, bez dokumentów przy każdej kolejnej wizycie.
Folder z ograniczonym dostępem i umową powierzenia z dostawcą.
Plan B: wydruk na miejscu, gdy klient nie zdążył.
❌
Źle
Ankieta zbierająca dane o zdrowiu, których nie wykorzystujesz.
Zgoda na wizerunek lub newsletter ukryta w regulaminie (
zgody zbieraj osobno).
Pliki na prywatnym dysku bez kontroli dostępu.
Odwołanie wizyty, bo klient nie podpisał online.
🛡️
Automatyzacja nie zmienia treści dokumentów. Jeśli umowa ma lukę albo ankieta zbiera za dużo, scenariusz w Make będzie tę lukę powielał przy każdym kliencie. Najpierw treść, potem automatyzacja.
RODO w praktyce
Zgody, które zbierasz osobno od umowy
Umowa i zgoda na przetwarzanie danych do realizacji usługi to jedno. Każdy dodatkowy cel — newsletter, SMS-y marketingowe, zdjęcia, nagrywanie — wymaga osobnej, dobrowolnej zgody, którą klient może odmówić bez wpływu na wizytę. Treść zgód skonsultuj z prawnikiem.
✉️
Newsletter i e-mail marketing
Osobne pole, niezaznaczone domyślnie
Zgoda na porady i oferty mailem to inny cel niż wysyłka potwierdzeń wizyty. Osoby, które ją wyraziły, możesz przekazać do grupy w MailerLite — zobacz
Setmore + MailerLite i
grupy i pola w MailerLite.
✓ Scenariusz przekazuje do MailerLite tylko osoby z zaznaczoną zgodą.
📱
SMS-y o wizycie a SMS-y marketingowe
Przypomnienie to nie promocja
Przypomnienie o terminie służy realizacji usługi. Promocje, zaproszenia na zabiegi i
reaktywacja to komunikacja marketingowa — wymaga zgody. Konfiguracja przypomnień:
SMS w Setmore.
✓ Dwa pola w formularzu: kontakt w sprawie wizyty i informacje marketingowe.
📸
Wizerunek, opinie i polecenia
Publikacja tylko za wyraźną zgodą
Zdjęcia przed/po, cytowanie opinii na stronie czy udział w programie poleceń to osobne decyzje klienta. Zobacz
prośba o opinię po wizycie i
program poleceń w gabinecie.
✓ Zgodę na wizerunek klient może wycofać — zaplanuj, jak usuniesz zdjęcia.
🎥
Nagrywanie konsultacji online
Domyślnie wyłączone
Jeśli prowadzisz wizyty zdalne i chcesz je nagrywać, potrzebujesz wyraźnej zgody i określonego celu. Najwygodniej zebrać ją w tym samym pakiecie przed pierwszą wizytą. Konfiguracja wizyt online:
linki do Zoom i Google Meet w Setmore.
✓ Brak zgody = brak nagrania, wizyta odbywa się normalnie.
* Linki partnerskie — jeśli założysz konto przez te linki, mogę otrzymać wynagrodzenie, a Twoje warunki się nie zmieniają. Polecam tylko narzędzia, które sam wdrażam w gabinetach: narzędzia, które polecam. Ta sekcja ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.
Cała ścieżka
Ścieżka pierwszej wizyty — gdzie w niej są dokumenty
Obieg dokumentów to jeden z kilku kroków, które mogą dziać się automatycznie między rezerwacją a kolejną wizytą. Każdy krok to osobny scenariusz, ale razem dają klientowi spójne doświadczenie.
1
Rezerwacja i przedpłata
Klient rezerwuje w Setmore — także z Instagrama (
rezerwacje przez Instagram) — i od razu płaci zaliczkę lub całość. Konfiguracja:
zaliczki i przedpłaty w Setmore.
→ Przedpłata zmniejsza liczbę nieobecności —
przedpłata a no-shows.
2
Dokumenty i ankieta (ten artykuł)
24–48 h przed wizytą: umowa i zgody do podpisu w Autenti, ankieta online, przypomnienie dla tych, którzy nie zdążyli. Szczegóły w sekcjach
architektura i
wdrożenie.
→ Przy wizycie online w tym samym mailu klient dostaje link do spotkania.
3
Faktura po opłaconej wizycie
Dane do faktury klient podaje w tym samym formularzu rezerwacji, a Make wystawia dokument w inFakcie po opłaceniu. Instrukcja:
faktura po wizycie: Setmore + inFakt; zmiany od 2026 r.:
KSeF w małej firmie usługowej.
→ Dane firmy klienta wpisuje raz — przy rezerwacji.
4
Po wizycie: zalecenia, opinia, kolejny termin
Mail z zaleceniami (dla osób ze zgodą — MailerLite),
prośba o opinię kilka godzin później i
zaproszenie na kolejną wizytę po kilku tygodniach.
→ Każdy krok w rejestrze automatyzacji, z alertem o błędach.
* Linki partnerskie — szczegóły w sekcji zgody, które zbierasz osobno.
Wolisz zapytać wprost?
Konsultacja: dokumenty przed wizytą bez papieru
Łączę Setmore, Make i Autenti, przygotowuję szablony i przypomnienia — samodzielnie albo w ramach wdrożenia system pod klucz.
Co dostajesz
🧩
Architektura
Wyzwalacz w Setmore, scenariusz Make i zapis plików.
📝
Szablony
Umowa i zgody z polami uzupełnianymi automatycznie.
⏰
Przypomnienia
Brakujący podpis = przypomnienie i raport dla Ciebie.
FAQ
Najczęstsze pytania o umowy i zgody online
Czy umowa podpisana w Autenti jest ważna?
Podpis elektroniczny w Autenti jest powszechnie stosowany przy umowach o świadczenie usług. To, czy dla konkretnego dokumentu wystarczy, zależy od wymaganej formy —
dokumenty wymagające formy pisemnej potrzebują podpisu kwalifikowanego. Potwierdź to z prawnikiem.
Czy Setmore łączy się bezpośrednio z Autenti?
Nie ma gotowej integracji w aplikacji. Łącznikiem jest Make: odbiera rezerwację z Setmore, przygotowuje dokument i wysyła go do Autenti przez API. Podstawy:
Setmore + Make.
Gdzie przechowywać podpisane dokumenty?
W miejscu z kontrolą dostępu i umową powierzenia przetwarzania danych z dostawcą, np. w firmowym dysku. Zawody medyczne mają dodatkowe wymogi dotyczące dokumentacji i okresu jej przechowywania.
Co jeśli klient nie podpisze przed wizytą?
Automatyczne przypomnienie 24 godziny wcześniej, a gdy to nie pomoże — wydruk do podpisu na miejscu. Nie blokuj wizyty z powodu brakującego podpisu online. Przypomnienie najlepiej działa razem z
SMS-em o wizycie.
Czy stały klient musi podpisywać umowę przy każdej wizycie?
Nie. Scenariusz powinien wysyłać pakiet tylko przy pierwszej wizycie lub przy zmianie treści umowy.
Czy zgodę na newsletter mogę zebrać w tym samym pakiecie dokumentów?
Tak, ale jako osobne, dobrowolne pole, niezaznaczone domyślnie i niewarunkujące wizyty. Osoby, które ją wyraziły, scenariusz może przekazać do listy w
MailerLite* — zobacz
Setmore + MailerLite i sekcję
zgody, które zbierasz osobno.
Czy dane do faktury mogę zebrać razem z umową?
Najprościej zebrać je w formularzu rezerwacji Setmore, z którego korzysta też scenariusz dokumentów. Wtedy klient wpisuje dane firmy raz, a faktura wystawia się automatycznie po opłaconej wizycie —
Setmore + inFakt. Konto w inFakt założysz przez
link polecający*.
Powiązane materiały
Rezerwacja → dokumenty → wizyta
📅
Setmore
⚙️
Make i integracje
🧑⚕️
Dla specjalistów
📞
Wsparcie eksperta
Setmore · Make · Autenti · RODO
Wizyta zaczyna się od rozmowy, nie od długopisu.
Rodzaje podpisu, architektura Setmore → Make → Autenti, sześć kroków wdrożenia, pakiety dokumentów dla czterech typów gabinetów, zgody zbierane osobno i cała ścieżka pierwszej wizyty od rezerwacji po fakturę. Chcesz to u siebie? Umów konsultację.
✓ Umowa i zgody przed wizytą
✓ Przypomnienie o podpisie
✓ Plan B na miejscu
✓ Zero zobowiązań
Dokumenty online — skrót
📋 Lista dokumentów i ich forma
📝 Szablon z polami
⚙️ Make łączy Setmore z Autenti
⏰ Przypomnienie 24 h przed
🗂️ PDF w folderze klienta
🛡️ Zgody marketingowe osobno
🧭 Przedpłata → dokumenty → faktura
~10 min
Na wizycie
1
Pakiet na start
0 zł
Konsultacja
Zestawienie ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. * link partnerski