R1
Telefon: format i znaki
Usuń spacje i myślniki, zostaw cyfry. Dla PL: akceptuj 9 cyfr lub +48 + 9 cyfr. Blokuj: litery, zbyt krótki/za długi numer.
- 9 cyfr PL
- +48
- bez liter
- normalizacja
TL;DR
Walidacja danych w 8 zasadach
Cel jest prosty: złe dane nie przechodzą do etapu nadania. System ma działać bez dyskusji i bez „ręcznego polowania”.
Szybki model
- Ustal status blokujący (np. „Wymaga korekty danych”).
- Dodaj tag z powodem (np. „BRAK_TEL”, „BRAK_ULICY”, „KOD_NIEPOPRAWNY”).
- Waliduj telefon: format, długość, znaki, prefiks kraju (PL: +48 lub 9 cyfr).
- Waliduj adres: ulica, nr domu, (nr lokalu jeśli wymagany), kod, miasto, kraj.
- Blokuj akcje: druk etykiety / nadanie / eksport dopóki blokada aktywna.
- Zautomatyzuj komunikację: wiadomość do klienta lub task dla obsługi.
- Odblokuj automatycznie po poprawie (zmiana pól + rewalidacja).
- Mierz KPI: % blokad, czas do poprawy, % dopłat/zwrotów po wdrożeniu.
Najczęstszy błąd
„Mamy walidację”, ale etykiety i tak się drukują — a blokada jest tylko informacją. To nie system, to notatka.
Why
Dlaczego to się opłaca (i gdzie uciekają pieniądze)
Błędy w danych wysyłkowych tworzą koszty w 4 miejscach: przewoźnik, zwrot, obsługa klienta, reputacja i SLA. Walidacja jest jednym z najszybszych „quick win” w procesach.
Obszar
Co się dzieje
Dlaczego boli
KPI
P1
Przewoźnik
korekta adresu, przekierowanie, dopłaty, opóźnienia
dopłaty / 1000 paczek
P2
Zwroty
brak kontaktu (telefon), błędny adres, nieodebrane
% zwrotów logistycznych
P3
Obsługa
telefony, maile, ręczne poprawki, „gaszenie pożarów”
czas na korekty / dzień
X
SLA / reputacja
opóźnienia → gorsze oceny, reklamacje, spadek jakości
OTD / negatywne opinie
Wniosek
Walidacja to nie „feature” — to kontrola jakości na wejściu do logistyki. Jej zadanie to nie dopuścić błędu do nadania.
Flow
Model automatu w BaseLinkerze: wykryj → oznacz → zablokuj → napraw → odblokuj
Poniżej masz praktyczny schemat procesu. Możesz go wdrożyć jako zestaw automatyzacji + statusów + tagów.
1
Walidacja wejścia
zamówienie wpada → od razu test danych
Co robisz
Sprawdzasz: telefon + adres. Jeśli błąd → dodajesz tag z powodem i przenosisz zamówienie do statusu blokującego.
✅
Efekt
Błąd jest widoczny natychmiast i nie ucieka do magazynu.
2
Blokada operacyjna
brak etykiety bez poprawnych danych
Co robisz
Ustalasz zasadę procesu: zamówienia w statusie blokującym nie są nadawane/drukowane/eksportowane. Zespół ma 1 ścieżkę: poprawa → rewalidacja.
⚠
Pułapka
Jeśli etykiety można wydrukować „obok procesu”, walidacja przestaje mieć sens.
3
Proces poprawy
kto poprawia i skąd bierze dane
Co robisz
Automatyzujesz: wiadomość do klienta (prośba o doprecyzowanie) albo zadanie dla obsługi. W treści zawsze:
co jest nie tak +
jak klient ma odpowiedzieć.
✅
Szybki win
Jedna gotowa odpowiedź + predefiniowane pola do uzupełnienia.
4
Odblokowanie
re-test i powrót do normalnego flow
Co robisz
Po poprawie danych uruchamiasz rewalidację: zdejmujesz tagi błędów, przenosisz do statusu „Gotowe do nadania”.
⚠
Pułapka
Odblokowanie ręczne bez kontroli — wracają błędy i „przepychanie” paczek.
Minimalny system
Status blokujący + tag powodu + zasada „bez etykiety” + automatyczna rewalidacja. To wystarczy, żeby realnie obciąć koszty błędów.
Rules
Reguły walidacji: telefon i adres (praktyczne, bez „nadgorliwości”)
Walidacja ma łapać błędy, które realnie psują nadania. Nie komplikuj: zacznij od 80/20, potem doprecyzuj pod swoje źródła zamówień.
R2
Adres: pola krytyczne
Minimum: ulica, nr domu, kod, miasto, kraj. Blokuj, jeśli brakuje któregokolwiek.
- ulica
- nr domu
- kod
- miasto
R3
Kod pocztowy: wzór
Dla PL: XX-XXX. Normalizuj (wstaw myślnik), jeśli klient podał „XXXXX”. Blokuj, jeśli jest za krótki/ma litery.
- XX-XXX
- normalizacja
- bez liter
R4
Nr lokalu: warunkowo
Nie blokuj zawsze. Blokuj tylko wtedy, gdy w adresie są sygnały „blok/mieszkanie” (np. „m.”, „lok.”, „apt”, „kl.”) a pole lokalu jest puste.
- warunkowo
- m./lok.
- mniej fałszywych blokad
Uwaga operacyjna
Zacznij od prostych reguł. Jeśli zrobisz walidację „jak w banku”, zwiększysz liczbę blokad i czas obsługi. Najpierw tnij błędy krytyczne (telefon, kod, brak ulicy/nr domu).
Pomiar
KPI jakości danych wysyłkowych: czy automaty działają
System ma zmienić trend. Jeśli KPI nie drgną, masz albo za słabą blokadę, albo brak procesu poprawy.
K1
% zamówień z blokadą
Ile zamówień wpada z błędami. Na start może wzrosnąć (bo zaczynasz widzieć problem), potem powinno spadać.
- trend
- jakość źródeł
- tagi
K2
Czas do poprawy
Średni czas od blokady do odblokowania. To realny wpływ na SLA i wysyłkę tego samego dnia.
- SLA
- workflow
- obsługa
K3
Dopłaty / korekty
Najbardziej „pieniężny” KPI. Mierz dopłaty przewoźników przed/po wdrożeniu walidacji.
- koszt
- zwrot
- przewoźnik
K4
% zwrotów logistycznych
Zwroty z powodu błędnego adresu/telefonu. Jeśli spadają, system działa i realnie oszczędza czas i pieniądze.
- zwroty
- kontakt
- jakość
Ops
Checklista wdrożenia (BaseLinker) – bez chaosu
Wdrożenie zrób sprintem: najpierw wersja podstawowa (MVP), potem doprecyzowanie reguł pod Twoje źródła zamówień.
Szybki start (10 kroków)
- Utwórz status: „Wymaga korekty danych” (blokujący).
- Zdefiniuj status: „Gotowe do nadania” (po odblokowaniu).
- Ustal tagi powodów: BRAK_TEL, TEL_ZLY, BRAK_ULICY, BRAK_NR, KOD_ZLY.
- Zbuduj automaty walidacji (telefon + adres) uruchamiane na wejściu zamówienia.
- Dodaj automaty: „jeśli tag błędu → przenieś do statusu blokującego”.
- Ustal zasadę operacyjną: nie drukujemy etykiet dla statusu blokującego.
- Przygotuj 1 szablon wiadomości do klienta (krótko + co poprawić + jak odpisać).
- Dodaj automaty: „po poprawie pól → usuń tagi błędów → przenieś do gotowe”.
- Włącz raport: liczba blokad per źródło (Allegro/sklep/marketplace) + czas do poprawy.
- Po 14 dniach doprecyzuj reguły (np. nr lokalu warunkowo, normalizacja kodu, prefiks kraju).
Reguła wdrożeniowa
Lepiej mieć prostą walidację, która realnie blokuje złe nadania, niż „idealną” walidację, która generuje fałszywe alarmy i ręczną robotę.
FAQ
Najczęstsze pytania o walidację danych przed nadaniem
Czy walidacja nie spowolni wysyłek?
Jeśli masz proces poprawy, spowolni tylko paczki błędne (a te i tak „wybuchają” później). Dobre zamówienia idą normalnie. Klucz to: krótka komunikacja + szybkie odblokowanie po poprawie.
Co jeśli klient nie odpowiada z poprawą danych?
Ustal SLA: np. 24h na odpowiedź. Potem: kontakt telefoniczny / anulowanie / zmiana formy dostawy. Najważniejsze: nie nadawaj „na ryzyko”.
Jak uniknąć fałszywych blokad?
Startuj od reguł krytycznych (telefon, kod, brak ulicy/nr domu). Dopiero później dodawaj reguły warunkowe (nr lokalu). Mierz % blokad i ręcznie sprawdź próbkę 50 zamówień z blokadą.
Czy to ma sens przy małej skali?
Tak, bo nawet kilka dopłat miesięcznie + czas obsługi potrafią zjeść marżę. To jeden z najszybszych automatów do wdrożenia i dobrze skaluje się wraz ze wzrostem wolumenu.
BaseLinker • automaty • statusy • tagi • kontrola jakości • logistyka • SLA
Chcesz wdrożyć walidację danych przed nadaniem w Twoim BaseLinkerze?
Podeślij: 20 przykładowych zamówień z błędami (anonimizacja OK), listę przewoźników i obecne statusy. Dostaniesz: projekt reguł walidacji, statusy/tagi, scenariusze automatyzacji i KPI kontroli jakości.
Szybki start (4 kroki)
- 1Status blokujący + tagi powodów
- 2Walidacja telefonu i adresu na wejściu
- 3Proces poprawy (klient/obsługa)
- 4Rewalidacja i automatyczne odblokowanie
Jeśli system nie blokuje nadania — to nie jest walidacja. To informacja. Blokada + proces poprawy = realna oszczędność.