1) ONBOARDING
Rejestracja i weryfikacja
- rejestracja B2B + weryfikacja NIP + akceptacja regulaminu
- automaty: mail startowy, dostęp, instrukcja zamówień
- przypisanie: grupa cenowa, limit, termin płatności
TL;DR
Jak automatyzować B2B w 5 krokach
W skrócie
- Segmentacja: typ klienta, grupa cenowa, rabat, termin, limit kredytowy, kanał zamówień.
- Cenniki i reguły: ceny per grupa + progi ilościowe + blokady poniżej marży.
- Zamówienia: portal B2B + koszyk + powtarzalne zamówienia + „approval” w firmie klienta.
- Rozliczenia: płatności online / przelew / odroczone, limit i automatyczna blokada.
- Integracje: ERP/CRM ↔ sklep ↔ WMS ↔ faktury ↔ kurier/EDI + raport 1 strona tygodniowo.
Cel
B2B ma być przewidywalne: klient sam składa zamówienie w ramach reguł, a system pilnuje ceny, limitu, dostępności, statusów i faktury — bez „ping-ponga” mailowego.
Proces
Mapa procesu B2B: gdzie automatyzacja daje największy efekt
1)
Pozyskanie i onboarding
• formularz rejestracji B2B → weryfikacja (NIP/VIES/CEIDG/KRS) → przypisanie do grupy
• automaty: welcome, dostęp, regulamin, warunki
→ cel: klient ma konto i reguły w 24h
2)
Cenniki, rabaty, progi
• grupa cenowa + rabat + progi ilościowe + minimalna marża
• automatyczna blokada SKU poniżej marży (lub approval)
→ cel: brak „negocjacji w mailu”
3)
Zamówienie
• koszyk B2B, szybkie powtórzenie, import CSV, lista zakupowa
• approval po stronie klienta (np. kierownik) → dopiero wysyłka
→ cel: mniej błędów, mniej telefonów
4)
Płatność i limit
• termin płatności, limit kredytowy, automatyczna blokada przy przekroczeniu
• płatności online dla nowych / ryzykownych
→ cel: sprzedaż bez ryzyka cashflow
5)
Realizacja i faktura
• integracja stanów, kompletacja, etykiety, tracking
• faktura automatycznie, wysyłka PDF + status
→ cel: 1 zamówienie = 0 ręcznych kroków
Architektura
Architektura systemu B2B: jak to spiąć technicznie
MINIMUM
Stack „działa i skaluje”
- Sklep/portal B2B (logowanie, cenniki, koszyk, approval)
- ERP (ceny bazowe, stany, dokumenty, rozrachunki)
- CRM (segmentacja, warunki, opiekun, pipeline)
- Integrator (np. Baselinker / middleware) do workflow i statusów
- Faktury (automaty: generacja, wysyłka, księgowość)
DOCZELOWO
Dla większego wolumenu
- WMS (kompletacja, ścieżki, błędy, SLA)
- EDI / integracje sieci (zamówienia, faktury, awiza)
- Pricing engine (reguły cen, progi, marża minimalna)
- BI (P&L per klient / kanał / SKU)
- Automaty windykacji (przypomnienia, blokady, limity)
Zasada
Nie zaczynaj od „dużego ERP”. Zacznij od
reguł: grupa cenowa, rabat, limit, approval, blokady. System ma je egzekwować. Reszta to integracje.
Moduły
Moduły automatyzacji B2B: co wdrażać (i w jakiej kolejności)
2) PRICING
Cenniki, rabaty, progi
- cenniki per grupa + progi ilościowe
- limity rabatów per klient/handlowiec
- blokada ceny poniżej marży (lub approval)
3) ORDER
Zamówienia bez tarcia
- szybkie ponowienie zamówienia
- listy zakupowe / ulubione SKU / import CSV
- approval w firmie klienta (role i limity)
4) LIMIT
Terminy i limity
- limit kredytowy + automatyczna blokada
- dla nowych: płatność z góry / krótszy termin
- przypomnienia o płatności i statusy
5) STOCK
Stany i dostępność
- stany z ERP/WMS w czasie „wystarczająco realnym”
- rezerwacje dla kluczowych klientów
- ETA dla braków + automatyczne powiadomienia
6) OPS
Workflow realizacji
- statusy: przyjęte → w kompletacji → wysłane
- automatyczne etykiety i listy przewozowe
- SLA per typ klienta
7) DOCS
Faktury i dokumenty
- faktura automatycznie po wysyłce lub po potwierdzeniu
- PDF wysyłany do właściwych osób
- rozrachunki + blokady
8) RAPORT
Kontrola marży
- P&L per klient i kanał (nie tylko obrót)
- limit max CAC / koszt obsługi per klient
- alarmy: marża spada, zwroty rosną, limit przekroczony
Ryzyka
Najczęstsze błędy (i jak je zablokować regułami)
BŁĘDY
Co psuje B2B
- cena ustalana „na maila” bez śladu i limitu
- brak limitu kredytowego i blokad
- brak approval (klient mówi: „my tego nie zamawialiśmy”)
- stany niezgodne z realem → obietnice bez pokrycia
- brak P&L per klient → rośnie obrót, spada zysk
BLOKADY
Reguły, które ratują marżę i cashflow
- limity rabatu + minimalna marża per grupa
- limit kredytowy + automatyczna blokada zamówień
- approval dla określonych kwot / SKU / rabatów
- ETA i rezerwacje stanów dla kluczowych klientów
- alerty: spadek marży, opóźnienia, zaległości
KPI
KPI i raporty: jak mierzyć, czy automatyzacja działa
Czas obsługi
min / zam.
docelowo spada z miesiąca na miesiąc
Udział self-service
% zam. z portalu
mniej maili/telefonów
Marża netto
per klient
P&L klienta, nie tylko obrót
DSO
dni należności
kontrola cashflow
SLA
% na czas
kompletacja i wysyłka
Błędy
% korekt
zamówienia, dokumenty, wysyłki
Minimalny raport (1 strona)
TOP klienci po zysku, TOP klienci po obrocie (porównanie), marża netto per segment, DSO, udział zamówień z portalu, koszt obsługi / zam., SLA.
Plan
Plan wdrożenia: 7 / 30 / 60 / 90 dni
7 DNI
Reguły
- segmentacja klientów + warunki + grupa cenowa
- polityka rabatów i minimalnej marży
- limit kredytowy i zasady blokad
30 DNI
Self-service
- portal B2B: koszyk, powtórzenia, listy
- approval (role w firmie klienta)
- statusy i automaty powiadomień
60 DNI
Integracje
- ERP ↔ sklep ↔ WMS / magazyn
- faktury automatyczne + wysyłka
- limity i rozrachunki (blokady)
90 DNI
Kontrola
- P&L per klient / segment / kanał
- alerty i automaty windykacji
- redukcja kosztu obsługi / zam.
Narzędzia
Jakie narzędzia zwykle są potrzebne
OBSZARY
Funkcje, które muszą istnieć
- logowanie B2B, role użytkowników, approval
- cenniki per grupa, progi ilościowe, minimalna marża
- terminy płatności i limit kredytowy
- stany i ETA, statusy zamówień, tracking
- faktury, rozrachunki, blokady
WDROŻENIE
W praktyce
- integrator (np. Baselinker / middleware) do workflow
- ERP jako źródło cen bazowych i dokumentów
- CRM do segmentacji i warunków (kto ma jakie reguły)
- BI/raporty do marży per klient i kosztu obsługi
- automaty komunikacji (statusy, zaległości, powiadomienia)
Wskazówka
Jeśli dziś B2B dzieje się w mailach, zacznij od portalu B2B + cenników + limitów. Integracje z ERP/WMS dołóż etapami — inaczej „wdrożenie” przeciągnie się miesiącami.
Todo
Checklista automatyzacji B2B (z priorytetami)
Ustaw status przy każdym punkcie i kliknij „Podsumuj”. Priorytety: reguły cen/limitów → portal i zamówienia → integracje → raporty.
Wynik
—
Uzupełnij checklistę i kliknij „Podsumuj priorytety”.
Tip: jeśli czegoś nie wiesz — ustaw „Do zrobienia” i dopisz: gdzie są dane / kto odpowiada / termin.
Chcesz ułożyć automatyzację B2B pod Twoje procesy?
W 1–2 tygodnie możemy ułożyć reguły: segmenty, cenniki, limity, approval oraz workflow, a potem wdrożyć integracje etapami (żeby nie zablokować sprzedaży).