Rosnąca liczba zamówień, sprzedaż na kilku marketplace’ach, magazyn offline, osobno sklep internetowy, a do tego Excel z ręcznymi raportami – brzmi znajomo? W pewnym momencie „ręczne ogarnianie wszystkiego” przestaje działać. Właśnie w tym miejscu pojawia się BaseLinker jako centrum dowodzenia sprzedażą.

Ten poradnik przeprowadzi Cię krok po kroku przez wdrożenie BaseLinkera w sklepie internetowym – od pierwszej konfiguracji po automatyzację procesów.

Wdrożenie BaseLinkera krok po kroku. Poradnik dla sklepu internetowego

Czym jest BaseLinker i kiedy warto go wdrożyć?

BaseLinker to zaawansowana platforma integracyjna, która pełni rolę centralnego systemu operacyjnego dla sklepów internetowych i sprzedawców wielokanałowych. Pozwala połączyć w jednym miejscu wszystkie kluczowe elementy ekosystemu e-commerce – od produktów, przez zamówienia, po wysyłkę i dokumenty. Jego nadrzędnym celem jest eliminacja ręcznej pracy i umożliwienie skalowania sprzedaży bez zwiększania obciążenia operacyjnego.

Co dokładnie integruje BaseLinker?

System może jednocześnie komunikować się z wieloma typami narzędzi i usług:

1. Sklepy internetowe - BaseLinker łączy się z praktycznie wszystkimi najpopularniejszymi platformami e-commerce: WooCommerce, PrestaShop, Shoper, Magento, Shopify, IdoSell i wieloma innymi.Pozwala pobierać produkty, zamówienia i stany magazynowe, a także zarządzać ofertami.

2. Marketplace’y - Allegro, Amazon, Empik, OLX, eBay, Etsy i dziesiątki innych. Dzięki integracji:

• możesz masowo wystawiać oferty,

• automatycznie aktualizować ceny i stany,

• odbierać zamówienia z wszystkich platform w jednym panelu.

3. Hurtownie i dostawców - Integracje dostępne są:

• przez API,

• przez pliki XML/CSV/EDI,

• przez gotowe moduły z automatyczną synchronizacją. Umożliwia to dodawanie tysięcy produktów i cykliczne aktualizacje danych.

4. Firmy kurierskie i systemy wysyłkowe - InPost, DPD, DHL, GLS, Poczta Polska, Orlen Paczka, FedEx, UPS i wiele innych. BaseLinker pozwala:

• generować etykiety jednym kliknięciem,

• automatycznie przekazywać dane do kuriera,

• masowo obsługiwać wysyłki.

5. Systemy księgowe i fakturowe - Integracje obejmują m.in.: Fakturownię, iFirma, Subiekt GT, Optima, WAPRO i inne. Pozwalają automatycznie generować faktury i paragony oraz przekazywać dokumenty do księgowości.

6. Systemy ERP i magazynowe - Dla firm o bardziej złożonej logistyce BaseLinker może działać jako pomost między sklepem a ERP. Dzięki temu synchronizacja stanów, cen czy rezerwacji magazynowych przebiega automatycznie.

Co daje wdrożenie BaseLinkera w praktyce?

Platforma pełni rolę centralnego punktu zarządzania sprzedażą e-commerce. Oto najważniejsze korzyści:

1. Jedno miejsce do zarządzania wszystkimi zamówieniami - Niezależnie od tego, czy zamówienie pochodzi ze sklepu, Allegro, Amazonu czy Empiku – wszystko trafia do jednego panelu z ujednoliconym widokiem.

2. Synchronizacja stanów magazynowych i cen - Koniec z ręcznym przepisywaniem i błędami. BaseLinker odpowiada za:

• wyrównywanie stanów po każdym zakupie,

• aktualizację stanów i cen we wszystkich kanałach,

• brak „przestrzałów”, czyli sprzedaży towaru, którego już nie ma.

3. Automatyczne wystawianie i aktualizacja ofertMożesz masowo:

• wystawiać oferty na wiele marketplace’ów,

• edytować parametry,

• podmieniać zdjęcia,

• sterować cenami (również za pomocą reguł i automatyzacji).

4. Generowanie etykiet wysyłkowych jednym kliknięciem - System automatycznie dobiera przewoźnika na podstawie metody zakupu, tworzy paczkę i generuje etykietę. Przy dużej sprzedaży oznacza to oszczędność wielu godzin tygodniowo.

5. Pełna automatyzacja obsługi zamówieńReguły automatyczne mogą np.:

• zmieniać status zamówienia,

• przypisywać zamówienia do pracowników,

• wysyłać e-maile do klientów,

• wystawiać dokumenty,

• uzupełniać numery śledzenia w marketplace’ach,

• uruchamiać proces wysyłkowy i finansowy.

To jedna z największych przewag BaseLinkera — po odpowiednim skonfigurowaniu system działa praktycznie sam.

Kiedy warto wdrożyć BaseLinkera?

BaseLinker jest szczególnie polecany, gdy:

1. Sprzedajesz na więcej niż jednym kanale - Np. sklep internetowy + Allegro + Amazon. Bez integracji prowadzi to do chaosu i wielokrotnej ręcznej pracy.

2. Twoje aktualizacje stanów i cen są czasochłonne - Jeżeli codziennie „przepisywanie” danych zajmuje godziny – BaseLinker eliminuje ten proces.

3. Zdarzają się problemy z dostępnością produktów - Brak aktualnych stanów powoduje:

• nadwyprzedaże,

• anulowania,

• obniżenie jakości sprzedaży na marketplace’ach,

• negatywne komentarze. Synchronizacja BaseLinkera rozwiązuje te problemy.

4. Chcesz zwiększyć skalę sprzedaży bez zwiększania liczby pracowników - Automatyzacja umożliwia:

• obsługę większej liczby zamówień,

• skrócenie czasu procesowania,

• zmniejszenie liczby błędów. Firma rośnie, a koszty operacyjne pozostają stabilne.

5. Chcesz usprawnić procesy logistyczne, wysyłkowe i księgowe - BaseLinker może całkowicie przejąć:

• generowanie dokumentów,

• obsługę wysyłek,

• routing zamówień,

• komunikację z klientem.

Przygotowanie do wdrożenia – co ustalić przed startem?

Skuteczne wdrożenie BaseLinkera wymaga przemyślenia kluczowych założeń jeszcze przed podłączeniem pierwszej integracji. To właśnie od tych decyzji zależy, czy system będzie działał stabilnie i bezproblemowo, czy też doprowadzi do chaosu w stanach magazynowych i procesach operacyjnych. Poniżej przedstawiam zestaw obszarów, które warto przeanalizować przed rozpoczęciem konfiguracji.

Ustalenie „głównego magazynu” – fundament wdrożenia

To jedno z najważniejszych zagadnień, ponieważ cała synchronizacja stanów i rezerwacji opiera się na wskazaniu, który system jest nadrzędnym źródłem danych magazynowych. Możliwe scenariusze:

A) Sklep internetowy jako główny magazyn

Najczęściej wybierana opcja, szczególnie gdy sklep posiada już:

• pełną bazę produktów,

• stan magazynowy aktualizowany na bieżąco,

• integracje z hurtowniami.

Zalety:

• prosta synchronizacja,

• minimalna liczba zmian na poziomie operacji,

• produkty są zarządzane tam, gdzie dotychczas.

Wady:

• ograniczenia platformy sklepowej (np. Shoper, Shopify) mogą wymagać dodatkowych automatyzacji.

B) Zewnętrzny program magazynowy / ERP jako źródło stanów

Idealne dla firm z rozbudowaną logistyką, np. posiadających magazyn fizyczny, PZ/WZ, gospodarkę paletową, kompletacje.

Zalety:

• precyzyjna gospodarka magazynowa,

• zgodność z księgowością i dokumentami magazynowymi.

Wymaga:

• integracji ERP → BaseLinker → kanały sprzedaży,

• jednoznacznego powiązania SKU i produktów w każdym systemie.

C) Magazyn BaseLinkera (Products Manager)

Dobre rozwiązanie dla firm, które:

• chcą mieć centralne zarządzanie produktami w jednym miejscu,

• pracują na wielu platformach,

• nie mają magazynu w sklepie lub ERP.

Zalety:

• największa elastyczność,

• łatwe zarządzanie stanami w jednym panelu,

• idealne do omnichannel.

Wymaga:

• przeniesienia lub powiązania produktów w BaseLinker Products.

Który system jest źródłem prawdy o cenach?

Ceny to drugi krytyczny element wdrożenia. Trzeba wskazać jeden system, z którego BaseLinker będzie pobierał ceny do synchronizacji.

Opcje:

A) Sklep internetowy

• dobre przy małej liczbie kanałów sprzedaży,

• ceny promocyjne i ich logika pozostają w sklepie.

B) ERP

• polecane firmom, które mają rozbudowane cenniki, grupy rabatowe, B2B,

• stabilna kontrola nad marżą i polityką cenową.

C) BaseLinker

• dobre rozwiązanie dla firm działających intensywnie w marketplace’ach,

• możliwość stosowania reguł cenowych, automatycznych korekt i dynamic pricing.

Najważniejsza zasada: Ustal jeden system zarządzający cenami i nie zmieniaj ich ręcznie w wielu miejscach jednocześnie.

2.3. Kolejność integracji – jak nie zrobić chaosu

Integracje powinny być wdrażane strategicznie, a nie wszystkie naraz. Najlepsza kolejność:

1. Sklep internetowy

Podstawa działania. Dopiero po poprawnym pobraniu produktów i zamówień można podłączać kolejne kanały.

2. Najważniejszy marketplace (najczęściej Allegro)

Po połączeniu:

• powiąż oferty z produktami,

• sprawdź synchronizację stanów,

• uruchom aktualizację cen i statusów.

3. Kolejne marketplace’y (Amazon, eBay, Empik...)

Każdy marketplace wymaga osobnej konfiguracji, dlatego dodawaj je pojedynczo i testuj, zanim przejdziesz dalej.

4. Integracje kurierskie

Dopiero po poprawnym działaniu zamówień i produktów.

5. Integracje ERP i księgowości

Najbardziej złożony etap, warto go wdrażać samodzielnie dopiero po ustabilizowaniu sprzedaży.

2.4. Jakie procesy chcesz zautomatyzować w pierwszej kolejności?

Automatyzacje w BaseLinkerze pozwalają oszczędzić nawet kilkadziesiąt godzin pracy miesięcznie, ale wymagają ustalenia priorytetów.

Najpopularniejsze automatyzacje:

A) Automatyczna wysyłka etykiet

• przypisywanie przewoźnika do metody dostawy,

• generowanie paczek po zmianie statusu,

• automatyczne pobieranie numeru śledzenia.

B) Automatyczne maile do klientów

• potwierdzenia zamówienia,

• informacja o nadaniu przesyłki,

• prośba o opinie.

C) Automatyczne wystawianie faktur

• po zmianie statusu,

• po opłaceniu zamówienia,

• z automatycznym wysyłaniem PDF do klienta.

D) Automatyczna zmiana statusów

Przykłady:

• „Nowe” → „W przygotowaniu”, gdy zamówienie jest opłacone,

• „Wysłane”, gdy kurier generuje numer listu przewozowego.

E) Automatyczne akcje porządkowe

• zamykanie nieopłaconych zamówień,

• łączenie duplikatów,

• automatyczna rezerwacja stanów.

Najlepsze podejście: Wdrażaj automatyzacje stopniowo – jedna grupa procesów na raz, po wcześniejszych testach. W ten sposób łatwo wychwycisz błędy.

Wdrażanie BaseLinkera etapami – strategia minimalizująca ryzyko

Największy błąd firm to chęć uruchomienia wszystkiego jednocześnie. Tymczasem najlepsza praktyka to podejście etapowe:

• Etap 1: Produkty + zamówienia + podstawowa synchronizacja stanów

• Etap 2: Marketplace nr 1 + mapowanie ofert

• Etap 3: Kolejne marketplace’y

• Etap 4: Kurierzy + dokumenty

• Etap 5: Automatyzacje

• Etap 6: ERP + raportowanie zaawansowane

Korzyści podejścia etapowego:

• szybka diagnoza błędów,

• brak zagrożenia nadwyprzedaży,

• mniejsze ryzyko chaosu magazynowego,

• wdrożenie trwa krócej i przebiega stabilniej.

Założenie konta i podstawowa konfiguracja

Po ustaleniu kluczowych założeń wdrożenia możesz przejść do utworzenia konta w BaseLinkerze oraz wykonania pierwszych ustawień systemowych. To etap szybki, ale istotny — poprawna konfiguracja podstawowa ułatwia kolejne integracje, automatyzacje i synchronizacje.

Poniżej przedstawiam pełen, rozszerzony opis kroków, które należy wykonać.

Rejestracja

Rejestracja konta w BaseLinkerze jest prosta, intuicyjna i trwa zwykle kilka minut, jednak warto wykonać ją świadomie, aby od początku pracować na właściwych ustawieniach.

Kroki rejestracyjne:

• Wejdź na stronę BaseLinkera - Przejdź do oficjalnej strony systemu: https://baselinker.comZ poziomu strony głównej wybierz opcję Rozpocznij lub Załóż konto.

• Podaj adres e-mail oraz hasło - E-mail będzie Twoim loginem, dlatego warto użyć adresu firmowego, do którego masz stały dostęp.

• Wprowadź podstawowe dane firmy - System poprosi o podanie:– nazwy firmy lub imienia i nazwiska (jeśli JDG),– numeru NIP,– kraju prowadzenia działalności,– formy prawnej.

• Aktywuj dostęp testowy - BaseLinker oferuje bezpłatny okres próbny, który pozwala wykonać pełną konfigurację, w tym:– dodawanie integracji,– testowanie automatyzacji,– wystawianie ofert,– generowanie etykiet.

Dlaczego warto wykorzystać trial? - Ponieważ pozwala stworzyć kompletną konfigurację bez presji czasu i bez kosztów, zanim przejdziesz do wersji płatnej.

• Zaloguj się do panelu i zapoznaj się z układem menu - Menu BaseLinkera zawiera:– Produkty,– Zamówienia,– Automatyzacje,– Integracje,– Kurierzy,– Marketplace’y,– Ustawienia konta.

  To dobry moment, aby ogólnie zorientować się, gdzie znajdują się poszczególne funkcje.

Uzupełnienie danych firmy

Po rejestracji warto od razu przejść do uzupełnienia informacji o firmie — te dane są później wykorzystywane przy fakturach, dokumentach wysyłkowych, integracjach z przewoźnikami i marketplace’ami.

Co należy skonfigurować:

1. Dane podstawowe firmy

W sekcji Ustawienia konta → Dane firmy uzupełnij:

– pełną nazwę firmy,– numer NIP / VAT UE (jeżeli dotyczy),– REGON (opcjonalnie),– pełny adres firmy,– adres magazynu (ważne dla przewoźników),– telefon kontaktowy,– adres e-mail dla klientów i marketplace’ów.

Dlaczego to istotne? - Marketplace’y (np. Allegro, Amazon) oraz kurierzy wymagają pełnych danych do poprawnego generowania dokumentów.

2. Dane do faktur i dokumentów księgowych

Jeżeli planujesz korzystać z:

– modułu faktur BaseLinkera,– integracji z Fakturownią / iFirmą / Subiektem GT / Optimą / WAPRO,– automatycznego wystawiania faktur,

to musisz wprowadzić:

– dane firmy na fakturze,– numer konta bankowego,– stopkę faktury,– numerację dokumentów,– preferowane stawki VAT.

Praktyczna wskazówka: Jeżeli masz kilka marek lub sklepów, możesz w BaseLinkerze utworzyć osobne zestawy danych do faktur.

3. Ustawienia systemowe: strefa czasowa, waluty, języki

W sekcji Ustawienia konta → Ogólne:

Strefa czasowa

Ustaw lokalną strefę czasową firmy, aby:

– czasy zamówień były zgodne z rzeczywistością,– automatyzacje działały we właściwych godzinach.

Waluty

Jeśli sprzedajesz międzynarodowo:

– aktywuj dodatkowe waluty,– ustaw walutę domyślną,– włącz automatyczne pobieranie kursów (opcjonalnie).

Języki panelu i komunikacji

Możesz ustawić:

– język panelu użytkownika,– języki opisów produktów,– języki szablonów e-mail (np. angielski, niemiecki, czeski).

To szczególnie ważne przy sprzedaży cross-border.

Integracja ze sklepem internetowym

Integracja sklepu internetowego z BaseLinkerem to kluczowy, absolutnie fundamentalny etap całego wdrożenia. To właśnie sklep jest zwykle źródłem produktów, stanów magazynowych oraz miejscem, gdzie najwcześniej widoczne są nowe zamówienia. Dlatego poprawne połączenie i właściwa konfiguracja synchronizacji decydują o późniejszej stabilności wszystkich marketplace’ów, ERP i automatyzacji.

Poniżej znajdziesz szczegółowy proces integracji oraz wskazówki, które pozwalają uniknąć błędów.

Podłączenie sklepu — pierwszy i najważniejszy krok

Aby dodać sklep internetowy do BaseLinkera, należy przejść do odpowiedniej sekcji:

Panel BaseLinker → Integracje → Sklepy internetowe → Dodaj integrację

System wyświetli listę obsługiwanych platform, m.in.:– WooCommerce– PrestaShop– Shoper– Shopify– Magento– IdoSell– SkyShop– RedCart– i wiele innych.

Każda platforma ma swoją specyfikę techniczną, dlatego poniżej opisano najczęstsze scenariusze.

Integracja według platform

A) WooCommerce (WordPress)

Najpopularniejsza integracja — szybka, elastyczna, stabilna.

• Zainstaluj wtyczkę BaseLinker w WordPressie.

• Wygeneruj klucze REST API (klucz publiczny + prywatny).

• Wprowadź je w BaseLinkerze wraz z adresem URL sklepu.

• Zapisz połączenie i wykonaj test komunikacji.

WooCommerce pozwala synchronizować:– produkty,– warianty,– stany,– zamówienia.

Uwaga: Przed wdrożeniem sprawdź, czy w sklepie nie ma duplikatów SKU — BaseLinker synchronizuje po SKU.

B) PrestaShop

Wymaga aktywacji API w panelu sklepu.

• Włącz Webservice (API) w panelu PrestaShop.

• Zaznacz wymagane uprawnienia (products, inventory, orders).

• Skopiuj Token API.

• W BaseLinkerze podaj:– adres URL sklepu,– token,– opcjonalnie prefiks tabel, jeśli sklep jest niestandardowy.

Uwaga: W PrestaShop często występują ograniczenia API, które wymagają ręcznej optymalizacji (np. timeouty przy dużej liczbie produktów).

C) Shoper

Integracja wspierana oficjalnie i stabilnie.

• W panelu Shoper przejdź do „Administracja → Integracje → API”.

• Wygeneruj token API.

• W BaseLinkerze wybierz integrację Shoper i wprowadź token.

• Wybierz zakres synchronizacji (produkty / zamówienia / stany).

Wskazówka: Shoper ma ograniczenia dotyczące częstotliwości pobierania danych — warto ustawić harmonogram synchronizacji w BaseLinkerze.

D) Shopify

Na rynku polskim coraz popularniejszy.

• Zainstaluj aplikację BaseLinker z Shopify App Store.

• Połącz ją z kontem BaseLinker.

• Wybierz typ danych do pobierania (produkty, zamówienia, inventory).

Ważne: Shopify stosuje tzw. Inventory Locations — przed wdrożeniem trzeba wybrać, który magazyn jest nadrzędny.

E) IdoSell

Nieco bardziej skomplikowana integracja, ale oferuje bardzo wysoką stabilność.

• Aktywuj moduł BaseLinker w panelu IdoSell.

• Skonfiguruj zakres API i uprawnienia.

• Połącz konto w BaseLinkerze.

Wskazówka: IdoSell posiada zaawansowane blokady stanów i rezerwacji — warto przetestować je przed uruchomieniem marketplace’ów.

Co system pobiera po integracji?

Po poprawnym podłączeniu sklepu BaseLinker automatycznie pobiera:

1. Produkty

– SKU,– nazwy,– opisy,– zdjęcia,– warianty,– ceny,– stany magazynowe (jeśli sklep jest głównym magazynem).

Produkty można także później powiązać ręcznie lub automatycznie.

2. Zamówienia

BaseLinker odbiera zamówienia:

– archiwalne (opcjonalnie),– nowe (regularnie, zgodnie z harmonogramem),– zmiany statusów (zgodnie z ustawieniami).

Dzięki temu wszystkie przyszłe integracje z marketplace’ami wyświetlą sprzedaż w jednym miejscu.

Ustalenie kierunku synchronizacji

To jedna z najważniejszych decyzji w całym wdrożeniu.

Nie chodzi o samo „połączenie”, ale o to:

Kto aktualizuje stany i ceny: sklep czy BaseLinker?orazKtóry system jest nadrzędny dla produktów?

Najczęstszy i najstabilniejszy scenariusz:

• Sklep jest bazą produktówProdukty powstają i są edytowane w sklepie (opis, zdjęcia, nazwy).

• BaseLinker pobiera produkty, synchronizuje stany i steruje sprzedażąBL utrzymuje spójność stanów we wszystkich kanałach.

• BaseLinker rozsyła zmiany na marketplace’yAllegro, Amazon, Empik, eBay – aktualizacje stanów i cen idą z BL.

To scenariusz idealny dla 95% sklepów.

Alternatywne scenariusze synchronizacji

A) Sklep → BaseLinker (jednokierunkowo)

Stany zmieniają się w sklepie, BaseLinker tylko je odczytuje.

Zalety:– minimalna ingerencja w istniejące procesy,– mniej ryzyka błędów.

Wady:– marketplace’y nie aktualizują się natychmiast (zależnie od harmonogramu).

B) BaseLinker → Sklep (dwukierunkowo)

BaseLinker traktowany jako nadrzędny magazyn.

Zalety:– szybkie zmiany dostępności,– idealne przy sprzedaży wielokanałowej.

Wady:– wymaga dużej dyscypliny w aktualizowaniu stanów tylko w BL.

C) ERP jako źródło stanów

Sklep pobiera stany z ERP, BaseLinker również z ERP, a marketplace’y z BL.

Zalety:– najwyższa zgodność stanów,– idealne dla firm z logistyką wielomagazynową.

Wady:– bardziej skomplikowane wdrożenie,– wymaga jednoznacznego powiązania SKU między wszystkimi systemami.

Wskazówki praktyczne

Aby uniknąć problemów:

• Nigdy nie aktualizuj stanów ręcznie w wielu systemach jednocześnie.

• Zawsze wybierz jeden nadrzędny magazyn.

• Po integracji wykonaj test: kup produkt → sprawdź spadek stanu w sklepie / BL / marketplace.

• Zachowaj spójność SKU — to klucz synchronizacji.

Integracja z marketplace’ami (np. Allegro, Amazon)

Marketplace’y są kluczowym elementem skalowania sprzedaży w e-commerce. To właśnie dzięki integracji z BaseLinkerem możliwe jest:

– automatyczne wystawianie setek lub tysięcy ofert,– bieżąca synchronizacja stanów magazynowych i cen,– zarządzanie zamówieniami z jednego panelu,– unikanie nadwyprzedaży,– pełna automatyzacja obsługi klienta.

Dla większości firm podłączenie marketplace’ów to największy punkt zwrotu — moment, w którym BaseLinker zaczyna realnie oszczędzać czas operacyjny i zwiększać przychody.

Podłączenie Allegro (przykład)

Allegro jest najpopularniejszym marketplace’em w Polsce, dlatego to najczęstsza pierwsza integracja.

Krok 1: Dodanie integracji Allegro

W BaseLinkerze:

Integracje → Marketplace → Dodaj integrację → Allegro

Wybierz opcję „Połącz konto” i zaloguj się do Allegro.Zatwierdź wymagane uprawnienia API — pozwalają one BaseLinkerowi:

– wystawiać oferty,– pobierać zamówienia,– aktualizować ceny i stany,– przekazywać numery przesyłek,– zarządzać statusami.

Krok 2: Ustawienia integracji — absolutnie kluczowe

Po połączeniu konta przejdź do ustawień Allegro w BaseLinkerze.

Najważniejsze obszary konfiguracji:

1. Domyślne warunki dostawy

Ustaw:

– dostępne formy wysyłki,– koszty,– czasy realizacji,– powiązanie metod dostawy z kurierami BaseLinkera.

Dzięki temu numery przesyłek będą automatycznie przesyłane do Allegro.

2. Szablony ofert Allegro

Najbardziej rozbudowany element integracji.

W szablonach możesz ustawić:

– domyślny opis,– układ zdjęć,– parametry techniczne,– cechy obowiązkowe w kategoriach,– reguły cenowe (np. ceny Allegro + 10%).

Szablony umożliwiają wystawianie tysięcy produktów automatycznie — w pełni zgodnie z wymaganiami Allegro.

3. Powiązanie produktów i ofert

BaseLinker pozwala:

– powiązać istniejące oferty z produktami sklepu / magazynu,– automatycznie aktualizować stany,– aktualizować ceny zgodnie z wybraną logiką cenową.

Najważniejsza zasada:Oferta w Allegro musi być powiązana z jednym, konkretnym produktem (SKU), aby synchronizacja była możliwa.

4. Reguły wystawiania i aktualizacji ofert

Możesz zautomatyzować:

– wystawianie nowych ofert po dodaniu produktu,– ponowne wystawienie po wyczerpaniu stanu,– zmianę ceny, gdy spadnie marża,– automatyczne zamykanie ofert przy braku stanu.

BaseLinker umożliwia szczegółowe reguły, np.:

„Wystaw ofertę tylko wtedy, gdy stan magazynowy > 3 sztuki”.

5. Odbieranie zamówień z Allegro

Połączone konto automatycznie pobiera:

– zamówienia,– dane kupującego,– wybraną metodę dostawy,– dane o płatności.

BaseLinker potrafi także:

– automatycznie zmieniać status zamówienia,– generować paczki i etykiety,– wysyłać maile transakcyjne,– aktualizować status wysyłki w Allegro.

5.2. Podłączenie innych marketplace’ów

Integracja przebiega podobnie jak z Allegro, jednak każdy marketplace ma swoją specyfikę i unikalne ustawienia.

Poniżej omówiono najczęstsze scenariusze.

A) Amazon

Obsługuje wiele krajów i wymaga doprecyzowanych ustawień:

– wybór marketplace’u (np. DE, UK, ES, PL),– konfiguracja magazynów FBA / FBM,– języki i waluty ofert,– kategorie i atrybuty obowiązkowe,– template’y produktów,– automatyczna synchronizacja z BuyBox pricing.

Wskazówka:Amazon wymaga konkretnej jakości danych, dlatego produkty muszą mieć EAN / GTIN.

B) Empik Marketplace

Bardzo dynamiczny rynek w PL.

Ustawienia obejmują:

– powiązanie katalogu produktowego z kategoriami Empiku,– szablony opisów,– powiązanie metod dostawy z kurierami,– wymagane dane dodatkowe (np. wiek, materiał, język produktu).

C) OLX

Platforma specyficzna:

– oferty są pobierane jako ogłoszenia,– często wymagają manualnej weryfikacji,– automatyczna synchronizacja cen jest ograniczona względem Allegro.

D) eBay

Ważne elementy konfiguracji:

– wybór regionu (np. UK, DE, USA),– waluty, języki, stawki VAT,– powiązanie kategorii eBay z kategoriami sklepu,– reguły cenowe (np. narzut na zagraniczne marketplace’y).

E) Etsy

Idealne dla produktów handmade lub personalizowanych.

Ustawienia obejmują:

– warianty,– atrybuty produktów,– polityki dostaw globalnych.

Co warto zrobić po integracji marketplace’u?

• Przeprowadzić powiązanie produktów – to klucz stabilnej synchronizacji.

• Przygotować szablony ofert – dzięki temu masowe wystawianie jest możliwe.

• Włączyć automatyczne aktualizacje stanów.

• Włączyć wysyłanie numerów przesyłek do marketplace’u.

• Włączyć reguły zamykania ofert przy braku stanu.

• Przetestować: zamówienie → etykieta → wysyłka → status.

Najważniejsze zasady integracji marketplace’ów

– Marketplace ≠ sklep — każdy kanał wymaga własnych szablonów i konfiguracji.

– SKU muszą być spójne między magazynami, sklepem i BaseLinkerem.

– Stany muszą pochodzić z jednego systemu (sklep / ERP / BL).

– Nie aktualizuj cen w wielu miejscach — jeden system nadrzędny.

– Marketplace’y podpięte „wszystkie naraz” powodują chaos — konfiguruj je kolejno.

Import i mapowanie produktów

Import produktów oraz ich późniejsze powiązanie między kanałami sprzedaży to fundament poprawnego działania synchronizacji w BaseLinkerze. To właśnie na tym etapie system „uczy się”, który produkt jest którym — niezależnie od tego, czy pochodzi ze sklepu internetowego, Allegro, Amazonu, ERP czy hurtowni.

Jeśli ten etap zostanie wykonany prawidłowo, późniejsze integracje, automatyzacje i aktualizacje stanów będą działać bezbłędnie. Jeśli zostanie pominięty lub zrobiony niedokładnie — pojawią się problemy z nadwyprzedażą, duplikatami lub błędnymi stanami magazynowymi.

Skąd produkty? — źródła danych produktowych

BaseLinker nie narzuca jednego źródła prawdy o produktach. Możesz wybrać model najlepiej dopasowany do struktury firmy.

Poniżej omówiono trzy najczęstsze scenariusze.

A) Produkty tworzone w sklepie → importowane do BaseLinkera

To najpopularniejszy model, wybierany przez większość sklepów internetowych.

Produkty w sklepie mają zwykle:

– pełne opisy,– zdjęcia,– ceny,– warianty,– stany magazynowe,– przypisanie kategorii.

Zalety tego podejścia:

– zarządzanie produktami pozostaje tam, gdzie zespół pracuje na co dzień,– sklep generuje karty produktów zgodne z wymaganiami SEO,– BaseLinker automatycznie pobiera wszystkie dane i odczytuje stany.

W tym modelu BaseLinker pełni funkcję:

– agregatora stanów,– centralnego modułu synchronizacji,– centrum powiązań między marketplace’ami a sklepem.

B) Produkty tworzone w BaseLinker Products Manager → eksportowane do kanałów

Ten model wybierają firmy:

– działające mocno na marketplace’ach,– mające kilka sklepów internetowych,– potrzebujące jednego centralnego źródła produktów.

BaseLinker może być wówczas:

– magazynem głównym,– centrum danych produktowych,– miejscem tworzenia opisów i wariantów.

Zalety:

– jedna baza produktów dla wielu sklepów i marketplace’ów,– łatwiejsze zarządzanie stanami w omnichannel,– możliwość rozbudowanych automatyzacji cen i opisów.

C) Produkty z hurtowni (feed XML/CSV/EDI/APIs)

W tym modelu:

– produkty mogą być pobierane automatycznie do BaseLinkera,– system odświeża stany i ceny zgodnie z harmonogramem hurtowni,– produkty można automatycznie wystawiać jako własne oferty.

Zastosowanie:

– dropshipping,– rozszerzanie oferty o kolejne kategorie,– szybkie uruchamianie sprzedaży dużych katalogów.

Podsumowanie modeli

Najwygodniejszy model dla 90% sklepów:

Sklep internetowy = źródło kart produktówBaseLinker = synchronizacja stanów, sprzedaż, marketplace’y

Ten układ jest najprostszy, najstabilniejszy i najbardziej kompatybilny z rozbudowanym ekosystemem platform e-commerce.

Powiązanie produktów z ofertami marketplace — absolutnie kluczowy etap

Dla BaseLinkera kluczowe jest, aby wiedział:

który produkt w magazynie jest tym samym produktem w sklepie i tym samym produktem w Allegro/Amazonie.

Bez tego:

– stany nie będą się synchronizować,– ceny mogą się nie aktualizować,– zamówienia będą przypadały do „produktów niepowiązanych”,– automatyzacje mogą przestać działać.

Dlatego ten krok musi być wykonany uważnie.

Jak BaseLinker mapuje (powiązuje) produkty?

1. Automatycznie — po identyfikatorach

Najczęściej stosowana metoda. System wykrywa powiązania na podstawie:

– SKU,– EAN / GTIN,– ID produktu w sklepie,– ID wariantu.

To najszybszy i najbardziej stabilny sposób mapowania.

Warunek: Identyfikatory muszą być spójne we wszystkich systemach.

2. Ręcznie — wskazując produkt dla oferty

BaseLinker pozwala ręcznie wybrać produkt, z którym ma być powiązana:

– oferta Allegro,– oferta Amazon,– oferta Empiku,– ogłoszenie OLX.

Ta metoda jest niezbędna, gdy:

– SKU różnią się między systemami,– marketplace nie zwraca EAN,– produkty pochodzą z różnych źródeł.

Ręczne mapowanie umożliwia pełną kontrolę w nietypowych przypadkach.

Jakie są efekty poprawnego powiązania produktów?

1. Wspólne stany magazynowe

Zamówienia z Allegro, Amazonu, sklepu i innych kanałów:

zmniejszają stan tego samego produktu.

Dzięki temu:

– nie występują nadwyprzedaże,– marketplace’y nie nakładają ograniczeń,– raportowanie stanów jest spójne.

2. Aktualizacja stanów w czasie rzeczywistym

Zmiana stanu w jednym systemie:

→ aktualizuje się w BaseLinkerze→ a następnie na wszystkich marketplace’ach

3. Aktualizacja cen i parametrów

W zależności od ustawień:

– BaseLinker może aktualizować ceny w marketplace’ach,– sklep może aktualizować ceny w BaseLinkerze,– ERP może zarządzać cenami centralnie.

4. Automatyzacje działają poprawnie

Reguły typu:

– „zarezerwuj stan po zakupie”,– „wyślij powiadomienie o braku towaru”,– „ponownie wystaw ofertę, gdy stan wróci” —

działają TYLKO wtedy, gdy produkty są prawidłowo zmapowane.

Konfiguracja magazynu i stanów

Zarządzanie stanami magazynowymi to absolutne centrum działania BaseLinkera. Od poprawnej konfiguracji tego modułu zależy:

– stabilność sprzedaży,– brak nadwyprzedaży,– poprawna synchronizacja między kanałami,– spójność danych w sklepie, marketplace’ach i ERP,– działanie automatyzacji i procesów logistycznych.

Dlatego konfiguracja magazynu jest jednym z najważniejszych etapów wdrożenia.

Jedno źródło stanów — fundament stabilnego wdrożenia

Najważniejsza zasada pracy z BaseLinkerem:

Tylko jeden system może być głównym źródłem stanów magazynowych.

Wszystkie inne systemy muszą te stany jedynie odbierać.

Dlaczego to tak ważne?

Jeżeli kilka systemów jednocześnie zarządza stanem (np. sklep + marketplace + ERP), to:

– aktualizacje będą się wzajemnie nadpisywać,– powstaną błędy i duplikaty stanów,– pojawią się nadwyprzedaże,– automatyzacje mogą działać niepoprawnie.

Jakie mogą być źródła stanów?

BaseLinker pozwala wybrać jeden z trzech modeli:

A) Magazyn sklepu internetowego

Najczęściej stosowany model w małych i średnich sklepach.

Zastosowanie:

– sklep ma aktualne stany,– integracje hurtowni aktualizują stany w sklepie,– magazyn jest już uporządkowany,– sklep ma rozbudowaną logikę wariantów.

BaseLinker w tym modelu:

– pobiera stany ze sklepu,– wysyła stany na marketplace’y,– rezerwuje stany po zamówieniach,– aktualizuje stan faktyczny (jeśli włączona jest obsługa stanów zwrotnych).

B) Magazyn BaseLinkera — Products Manager

Idealny przy sprzedaży wielokanałowej w kilku sklepach lub marketplace’ach.

Zastosowanie:

– firma działa w modelu omnichannel,– produkty nie są przypisane do jednego sklepu,– firma chce centralne zarządzanie magazynem,– integracje z ERP są uproszczone.

BaseLinker w tym modelu:

– staje się systemem nadrzędnym,– wysyła stany do sklepu, Allegro, Amazonu i innych,– zarządza rezerwacjami i kompletacjami,– może obsługiwać wiele lokalizacji magazynowych.

C) ERP (Subiekt GT, WAPRO, Optima, Enova itd.)

Najbardziej zaawansowany model — stosowany w firmach o rozbudowanej logistyce.

Zastosowanie:

– firma prowadzi pełną gospodarkę magazynową (PZ/WZ, RW/PW),– potrzebny jest jeden system zgodny z księgowością,– wiele magazynów lub lokalizacji,– kompletacje, zestawy, produkcja.

BaseLinker w tym modelu:

– pobiera stany z ERP,– przesyła zamówienia do ERP jako rezerwacje,– rozsyła stany do sklepu i marketplace’ów,– może aktualizować dane po każdej zmianie dokumentu magazynowego.

Podsumowanie źródeł stanów

Najważniejsza decyzja:

Który system jest nadrzędny i zawsze “ma rację” w kwestii stanów magazynowych?

Tę decyzję trzeba ustalić na etapie planowania wdrożenia — inaczej cały system będzie działał niestabilnie.

Zasady aktualizacji stanów — kontrola dostępności towaru

Po określeniu głównego magazynu konfigurujemy to, co ma się dziać ze stanami w kanałach sprzedaży.

To kluczowy proces, ponieważ marketplace’y bardzo mocno pilnują aktualności stanów. Błędy skutkują:

– blokadą konta,– obniżeniem jakości sprzedaży,– karami,– negatywnymi komentarzami.

Jak BaseLinker aktualizuje stany?

W zależności od ustawień BaseLinker może:

– pobierać stany z wybranego systemu nadrzędnego,– aktualizować stany po każdym zamówieniu,– wysyłać stany do marketplace’ów i sklepów,– rezerwować stany po wpłynięciu zamówienia lub po jego opłaceniu,– automatycznie odblokowywać stan po anulowaniu zamówienia.

Ustal, co ma się dziać przy stanie 0

Marketplace’y wymagają określonych działań, dlatego BaseLinker umożliwia różne mechanizmy:

Opcja 1: Ukrycie oferty

Najbezpieczniejsza opcja, unikasz sprzedaży towaru, którego nie masz.

Opcja 2: Ustawienie dostępności na “Brak towaru”

Oferta pozostaje widoczna, ale bez możliwości zakupu.

Opcja 3: Pozostawienie oferty aktywnej, ale zablokowana sprzedaż

Czasem stosowane w modelu preorder / zapowiedzi.

Opcja 4: Rezerwacja ujemnych stanów

Dostępne tylko w specyficznych scenariuszach (B2B, ERP).

Częstotliwość aktualizacji stanów

BaseLinker może pracować w trybie:

A) Real-time (natychmiast)

Najczęściej stosowany — zmiana stanu w sklepie aktualizuje BL + marketplace’y praktycznie od razu.

B) Semi-real-time (aktualizacje cykliczne)

Co 5–15 minut — stosowane przy dużych magazynach lub dużym obciążeniu API.

C) Tryb nocny / rzadki

Tylko dla kanałów pomocniczych (np. nieaktywnych marketplace’ów).

Rekomendacja: Dla 99% firm — aktualizacja natychmiastowa lub co 1 min.

Co jeszcze warto skonfigurować w module stanów?

– rezerwacja stanów: po zakupie vs. po opłaceniu,– zwalnianie stanów po anulowaniu zamówienia,– synchronizacja zestawów i kompletów,– obsługa wariantów,– synchronizacja wielu magazynów,– integracja z logistyką zewnętrzną (FBA, dropshipping, ERP).

Integracja z firmami kurierskimi i wysyłką

Integracja z przewoźnikami to jeden z najbardziej odczuwalnych elementów wdrożenia BaseLinkera — pozwala skrócić proces pakowania i wysyłki z kilku minut do kilku sekund. Po poprawnej konfiguracji cały proces logistyczny może być zautomatyzowany:

– nadawanie paczek,– generowanie etykiet,– wysyłanie numerów śledzenia klientom,– aktualizacja statusów w marketplace’ach,– obsługa zwrotów i duplikatów.

Dzięki temu firma może skalować liczbę zamówień bez zwiększania liczby pracowników.

Dodanie integracji kurierskich

W panelu BaseLinkera przejdź do:

Integracje → Kurierzy i wysyłka → Dodaj integrację

Lista dostępnych przewoźników obejmuje praktycznie cały rynek:

– InPost (Paczkomaty + Kurier),– DPD,– DHL,– GLS,– UPS,– FedEx,– Orlen Paczka,– Poczta Polska,– Allegro One,– Furgonetka, Apaczka i inni brokerzy.

Aby dodać przewoźnika:

• Wybierz firmę kurierską z listy.

• Wprowadź dane autoryzacyjne API:– login,– hasło,– token API,– numer klienta (jeśli wymagane),– klucz integracyjny.

• Zapisz integrację.

• Wykonaj test połączenia (w większości przypadków dostępny przy zapisie).

Najważniejszy efekt: Od tego momentu BaseLinker może generować etykiety bez logowania do panelu kuriera.

Mapowanie metod dostawy (klucz do pełnej automatyzacji)

BaseLinker musi wiedzieć:

która metoda dostawy wybrana przez klienta = jaka konkretna usługa kurierska.

Dzięki temu zamówienie automatycznie „wpada” w odpowiedni tryb wysyłki.

Jak to działa w praktyce?

W BaseLinkerze przejdź do:

Integracje → Kurierzy → Mapowanie metod dostawy

Następnie powiąż:

Metody dostawy ze sklepu i marketplace’ów

np.:

– „Paczkomat InPost 24/7”– „Kurier DHL”– „DPD pobranie”– „Allegro One Box”– „Empik Standard”

z konkretnymi usługami przewoźnika w BaseLinkerze

np.:

– „InPost Paczkomat Standard”– „DHL Parcel”– „DPD Classic COD”– „Allegro One Box”

Efekt końcowy mapowania

Dzięki poprawnym powiązaniom:

1. Zamówienie pojawia się w panelu BaseLinkera z przypisaną metodą wysyłki

Nie musisz wybierać kuriera ręcznie dla każdego zamówienia.

2. Etykieta generuje się jednym kliknięciem

Lub — po włączeniu automatyzacji — generuje się automatycznie, np. po zmianie statusu „W realizacji”.

3. Numer śledzenia automatycznie trafia do:

– klienta,– marketplace’u (Allegro, Amazon, Empik itd.),– sklepu internetowego.

4. Unikasz błędów pracowników

Nie dojdzie do sytuacji, w której klient wybiera Paczkomat, a pracownik przez pomyłkę nada paczkę kurierem.

Dodatkowe możliwości integracji kurierskich

Poza podstawową funkcjonalnością BaseLinker oferuje zaawansowane opcje:

A) Automatyczny wybór przewoźnika

Na podstawie:

– gabarytu,– wartości zamówienia,– kraju dostawy,– wybranej metody płatności.

B) Masowe generowanie etykiet

Możesz:

– wygenerować 50, 200 lub 1000 etykiet jednocześnie,– przepakować proces do automatyzacji (zdefiniować reguły pracy magazynu).

C) Integracja z drukarkami etykiet

Obsługa:

– ZPL,– EPL,– PDF,– drukarek termicznych 4×6”.

D) Automatyczne wysyłanie śledzenia do klienta

Wysyłka e-mail lub SMS:

– po wygenerowaniu etykiety,– po nadaniu przesyłki,– po pierwszym skanie u przewoźnika.

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

Błąd 1: Brak mapowania metod dostawy

Efekt: konieczność ręcznego wyboru kuriera → utrata automatyzacji.

Błąd 2: Złe dane API

Efekt: etykiety nie generują się lub generują się z błędami.

Błąd 3: Różne nazwy metod dostawy w sklepie

Efekt: BaseLinker ich nie rozpozna → mapowanie nie działa.

Błąd 4: Brak automatyzacji potransakcyjnej

Efekt: ręczne wklejanie numerów śledzenia → strat czasu.

Statusy zamówień i automatyzacje

Statusy zamówień to centralny element zarządzania logistyką w BaseLinkerze. To one decydują o tym, kiedy:

– zamówienie jest przekazywane do magazynu,– etykieta ma zostać wygenerowana,– klient dostaje powiadomienie,– marketplace otrzymuje numer śledzenia,– dokumenty są wystawiane automatycznie.

Statusy są również fundamentem wszystkich reguł automatycznych, które pozwalają niemal całkowicie wyeliminować ręczną obsługę zamówień.

Konfiguracja statusów

BaseLinker w standardzie dostarcza kilka statusów, ale w większości firm konieczne jest zbudowanie własnej, dopasowanej ścieżki obsługi zamówienia.

W panelu możesz:

Tworzyć własne statusy, takie jak:

– „Nowe”– „W trakcie pakowania”– „Gotowe do wysyłki”– „Wysłane”– „Zwrot”– „Reklamacja”– „Wstrzymane” (np. brak płatności, niepełne dane)– „Do sprawdzenia” (gdy coś wymaga uwagi pracownika)

Określić kolory i ikony statusów, aby zespół magazynowy szybciej je rozpoznawał.

Ustalić powiązania statusów między systemami:

• Sklep → BaseLinker - np. status „Processing” w WooCommerce = „W trakcie pakowania” w BL.

• BaseLinker → Marketplace’y - np. status „Wysłane” = oznaczenie „Shipped” na Amazonie lub „Wysłano” na Allegro.

• ERP → BaseLinker - np. gdy WZ zostaje wystawione, BaseLinker automatycznie zmienia status zamówienia.

To zapewnia spójność informacji w całym ekosystemie.

Automatyzacje (Reguły Automatyczne)

Reguły automatyczne to najpotężniejsze narzędzie BaseLinkera. To one pozwalają przejść z modelu:

obsługa ręczna → obsługa półautomatyczna → pełna automatyzacja.

Reguły możesz uruchomić:

– po zmianie statusu,– po pojawieniu się zamówienia,– po opłaceniu zamówienia,– o określonej godzinie,– dla zleceń kurierskich,– dla dokumentów (faktury/paragony).

Przykłady reguł automatycznych — gotowe, sprawdzone w praktyce

1. Automatyzacja obsługi nowych zamówień

Jeśli zamówienie ma status „Nowe” i zostało opłacone →– przypisz do magazyniera X,– oznacz zamówienie jako „Do pakowania”,– wydrukuj dokument WZ,– wyślij klientowi powiadomienie.

To pozwala, aby magazyn pracował bez konieczności ciągłego sprawdzania panelu.

2. Automatyczna wysyłka etykiet

Jeśli zamówienie przejdzie na status „W trakcie pakowania” →– generuj etykietę,– dodaj numer śledzenia do zamówienia,– oznacz zamówienie jako „Oczekuje na odbiór kuriera”.

To oszczędza najwięcej czasu — nawet kilka godzin dziennie.

3. Automatyczne wysyłanie danych do marketplace’ów

Jeśli zamówienie przejdzie na status „Wysłane” →– wyślij numer śledzenia do Allegro,– wyślij numer śledzenia do Amazon,– poinformuj klienta e-mail/SMS,– archiwizuj zamówienie po 48 godzinach.

Unikasz kar za brak numeru przesyłki i poprawiasz statystyki kont.

4. Automatyczne wystawianie dokumentów sprzedaży

Jeśli zamówienie jest opłacone →– wystaw fakturę w Fakturowni / Subiekcie / WAPRO,– wyślij klientowi PDF z fakturą,– dodaj dokument jako załącznik do zamówienia.

To eliminuje ręczne wystawianie dokumentów i minimalizuje błędy.

5. Reguły porządkowe — kluczowe przy dużej sprzedaży

– zamykanie nieopłaconych zamówień po 48–72 godzinach,– automatyczne scalanie duplikatów,– przenoszenie zamówień do odpowiednich magazynów,– oznaczanie zamówień z niestandardowymi uwagami do weryfikacji.

Te procesy pomagają utrzymać porządek w panelu, zwłaszcza przy 200+ zamówieniach dziennie.

Dlaczego automatyzacje są tak ważne?

Dobrze zbudowany zestaw reguł pozwala:

1. Skrócić czas obsługi zamówienia nawet o 70–90%

Magazyn działa szybciej, płynniej i bez błędów.

2. Zminimalizować liczbę pomyłek ludzkich

Reguły działają zawsze tak samo i nie męczą się.

3. Pracować z większą liczbą zamówień bez zwiększania zatrudnienia

Automatyzacja = skalowanie.

4. Poprawić jakość obsługi klienta

Automatyczne maile i numery śledzenia zmniejszają liczbę zapytań.

5. Stabilizować wyniki na marketplace’ach

Szybkie potwierdzanie wysyłki = lepsze algorytmy, mniej kar.

Dokumenty sprzedażowe – faktury, paragony, WZ

BaseLinker może obsługiwać cały proces dokumentowania sprzedaży — od wystawienia faktury, przez generowanie paragonów, aż po tworzenie dokumentów magazynowych (WZ).To, jak system będzie działał, zależy od wybranego modelu:

– czy korzystasz z zewnętrznego programu fakturowego,– czy obsługujesz dokumenty bezpośrednio w BaseLinkerze,– czy dokumenty magazynowe tworzy ERP.

Prawidłowa konfiguracja pozwala zautomatyzować niemal cały proces księgowo–magazynowy.

Jakie dokumenty może obsługiwać BaseLinker?

BaseLinker oferuje szeroki zakres obsługi dokumentów:

1. Faktury VAT

– wystawianie ręczne,– wystawianie automatyczne po zmianie statusu,– możliwość wysyłki PDF do klienta,– numeracja zgodna z systemem księgowym lub BL.

2. Paragony

– obsługa paragonów online przez integracje z zewnętrznymi systemami fiskalnymi,– automatyczne przekazywanie danych transakcyjnych do kasy fiskalnej.

3. Dokumenty magazynowe (WZ, PZ)

– generowane przez ERP lub przez moduły magazynowe zewnętrzne,– BaseLinker może przesyłać informacje o zamówieniach do ERP, który następnie wystawia dokument.

4. Korekty dokumentów

– korekty faktur,– anulowanie dokumentów sprzedaży.

Integracja z systemami fakturowymi i księgowymi

BaseLinker obsługuje bezpośrednie integracje z wieloma popularnymi systemami:

Zewnętrzne systemy fakturowe:

– Fakturownia,– iFirma,– InFakt,– FakturaXL,– WFirma.

Systemy ERP:

– Subiekt GT,– WAPRO Mag,– Comarch Optima,– Enova,– Insert Nexo / Subiekt Nexo.

Jak to działa?

A) Zamówienie wpływa do BaseLinkera

↓

B) Reguła automatyczna uruchamia wystawienie dokumentu

↓

C) System księgowy tworzy dokument i odsyła numer / PDF

↓

D) BaseLinker wysyła PDF do klienta i zapisuje w zamówieniu

Taki model eliminuje ręczne przepisywanie danych i błędy księgowe.

Używanie modułu faktur w BaseLinkerze

Jeżeli firma nie korzysta z żadnego programu fakturowego, BaseLinker oferuje własny moduł:

Możliwości modułu faktur BaseLinkera:

– wystawianie faktur i korekt,– automatyczna numeracja dokumentów,– możliwość drukowania i eksportu PDF,– wysyłka dokumentów do klienta e-mailem,– powiązanie dokumentów z zamówieniami i statusami,– obsługa danych firmy i kontrahentów.

Kiedy warto korzystać z modułu faktur BL?

– gdy nie masz rozbudowanego ERP,– gdy chcesz w pełni automatyzować wystawianie dokumentów,– gdy chcesz uprościć proces fakturowania,– gdy Twoje wymagania podatkowe są proste (sklepy D2C).

Automatyzacja tworzenia dokumentów

Jedną z największych przewag BaseLinkera jest możliwość wystawiania dokumentów automatycznie.

Przykładowe reguły automatyczne:

1. Automatyczne wystawianie faktury po opłaceniu

Jeśli zamówienie zostanie opłacone → wystaw fakturę - oraz:– wyślij PDF do klienta,– dodaj dokument do zamówienia,– nadaj numer śledzenia (jeśli etykieta gotowa).

2. Automatyczna faktura przy zmianie statusu „Do wysyłki”

Popularne w firmach, które fakturują po spakowaniu.

3. Automatyczne generowanie dokumentów WZ

(np. gdy ERP wystawia dokument po pobraniu zamówienia z BL).

4. Automatyczne wysyłanie dokumentów do księgowości

Raz dziennie / co godzinę / natychmiast.

Najczęstsze modele pracy z dokumentami

BaseLinker umożliwia trzy główne scenariusze:

Model A — Dokumenty wystawia ERP

Najczęściej w średnich i dużych firmach z magazynem.

Zalety:– pełna zgodność dokumentacji magazynowej,– automatyczne rezerwacje,– zgodność z księgowością.

Wady:– wymaga stabilnej integracji ERP ↔ BL.

Model B — Dokumenty wystawia system fakturowy (np. Fakturownia)

Najbardziej popularny model w MŚP.

Zalety:– szybka konfiguracja,– automatyzacje działają perfekcyjnie,– przejrzysty panel dokumentów.

Model C — Dokumenty wystawia BaseLinker

Idealny dla firm bez rozbudowanego zaplecza księgowego.

Zalety:– pełna automatyzacja,– brak zależności od zewnętrznego systemu.

Najczęstsze błędy przy konfiguracji dokumentów

– generowanie dokumentów w kilku systemach naraz,

– brak jednej spójnej numeracji,

– brak automatyzacji → ręczne wystawianie setek dokumentów,

– niespójne dane firmowe,

– brak powiązań Status → Dokument → Wysyłka.

Testy przed pełnym przełączeniem

Zanim włączysz pełną automatyczną synchronizację oraz masowe wystawianie ofert, konieczne jest przeprowadzenie szczegółowych testów. Ten etap decyduje o stabilności całego wdrożenia — pozwala wykryć błędy, niespójności, źle powiązane produkty czy niepoprawnie działające automatyzacje, zanim spowodują realne szkody operacyjne.

Testy powinny odbywać się w środowisku jak najbardziej zbliżonym do produkcji, ale bez ryzyka wpływu na prawdziwą sprzedaż.

Lista elementów do przetestowania (checklista)

Poniższy zestaw testów obejmuje wszystkie kluczowe obszary działania BaseLinkera. Zaleca się przeprowadzić je krok po kroku, zapisując wyniki.

1. Test napływu zamówień

Sprawdź, czy nowe zamówienia ze sklepu internetowego:

– pojawiają się w BaseLinkerze w odpowiednim statusie,– mają poprawnie pobrane dane klienta i metody dostawy,– zawierają właściwe produkty wraz z wariantami.

To absolutna podstawa — brak poprawnej synchronizacji zamówień oznacza, że system nie może działać poprawnie.

2. Test marketplace’ów

Przeprowadź testowe zamówienia/zakupy (lub skorzystaj z wewnętrznych narzędzi sandbox, jeśli dostępne):

– zamówienia z Allegro/Amazonu muszą pojawić się w BL,– produkty muszą być prawidłowo powiązane (SKU, EAN),– metody dostawy muszą mapować się do właściwych usług kurierskich.

Jeśli oferta nie zostanie poprawnie powiązana z produktem — system nie obniży stanu magazynowego.

3. Test synchronizacji stanów magazynowych

Najlepszy sposób to wykonanie testowego zamówienia i obserwacja:

– czy BaseLinker obniża stan produktu,– czy zmiana propaguje się do sklepu,– czy marketplace również otrzymuje zaktualizowany stan.

Jeśli stany nie synchronizują się w obie strony poprawnie, wdrożenie nie jest gotowe do startu.

4. Test generowania etykiet

Wygeneruj kilka etykiet testowych:

– dla różnych przewoźników (InPost, DPD, DHL…),– dla różnych metod dostawy,– z różnymi wariantami paczek.

Sprawdź:

– czy dane adresowe są poprawne,– czy paczka pojawia się w panelu kuriera,– czy numery śledzenia wracają do BaseLinkera.

5. Test automatyzacji

Zweryfikuj reguły automatyczne:

– czy status zmienia się zgodnie z założeniami,– czy e-mail wysyła się w odpowiednim momencie,– czy dokumenty generują się poprawnie,– czy BaseLinker przekazuje numer śledzenia do marketplace’u.

Najczęstsze błędy wynikają właśnie z nieprzetestowanych automatyzacji.

6. Test dokumentów sprzedażowych

Przeprowadź kontrolę dokumentów:

– faktury powinny generować się zgodnie z numeracją,– dokumenty powinny wracać z systemu księgowego (lub BL) do zamówienia,– dane firmy i kontrahentów powinny być spójne.

7. Test pełnego przepływu zamówienia (E2E)

Zamówienie testowe powinno przejść drogę:

Nowe → Opłacone → Do pakowania → Gotowe do wysyłki → Wysłane

na każdym etapie:

– statusy muszą zmieniać się prawidłowo,– odpowiednie automatyzacje muszą działać,– aktualizacje muszą być przekazane do klientów i marketplace’ów.

To końcowy test przed wdrożeniem.

Start produkcyjny — przełączenie na pełne działanie systemu

Po wykonaniu kompletu testów i potwierdzeniu, że wszystkie procesy działają poprawnie, można przejść do trybu produkcyjnego. Ten etap wymaga szczególnej ostrożności.

Krok 1: Włącz pełną synchronizację

Zazwyczaj oznacza to:

– automatyczne aktualizacje stanów magazynowych,– automatyczne aktualizacje cen,– automatyczne pobieranie i wysyłanie zamówień.

To moment, który najbardziej wpływa na realną sprzedaż.

Krok 2: Masowe wystawienie ofert na marketplace’y

Dopiero po pozytywnych testach:

– wystaw oferty z BaseLinkera na Allegro, Amazon, Empik, eBay itd.,– upewnij się, że każda oferta jest powiązana z produktem,– sprawdź poprawność cen, zdjęć, parametrów.

Krok 3: Monitoring pierwszych dni działania

W pierwszych 3–7 dniach:

– codziennie przeglądaj logi synchronizacji,– obserwuj zmiany stanów magazynowych,– sprawdzaj, czy statusy zamówień aktualizują się prawidłowo,– weryfikuj, czy etykiety generują się zgodnie z metodą dostawy,– kontroluj poprawność dokumentów (zwłaszcza faktur).

Ten etap pozwala szybko wychwycić problemy i je poprawić zanim wpłyną na obsługę klientów.

Najczęstsze błędy przy wdrażaniu BaseLinkera i jak ich uniknąć

Wdrożenie BaseLinkera pozwala znacząco usprawnić procesy operacyjne, ale tylko pod warunkiem, że zostanie przeprowadzone świadomie i metodycznie. Wiele firm popełnia powtarzalne błędy, które później prowadzą do chaosu magazynowego, nieprawidłowych synchronizacji lub niekontrolowanych automatyzacji. Poniżej opisano najczęściej występujące problemy oraz sposoby na skuteczne ich uniknięcie.

Brak jasno określonego „głównego magazynu”

To najczęściej spotykany i jednocześnie najpoważniejszy błąd wdrożeniowy.

Objawy błędnej konfiguracji:

– stany magazynowe „rozjeżdżają się” pomiędzy sklepem, marketplace’ami i BaseLinkerem,– pojawiają się nadwyprzedaże, szczególnie przy wielu kanałach sprzedaży,– trudno ustalić, skąd pochodzi błędna informacja o stanie.

Powód problemu:

Kilka systemów jednocześnie aktualizuje stany, nadpisując swoje dane.

Jak uniknąć?

– zdefiniuj jeden system, który jest jedynym źródłem prawdy o stanach (Sklep / ERP / BaseLinker Products),– wyłącz możliwość aktualizacji stanów w pozostałych systemach,– przetestuj obniżanie stanów przy zamówieniach z różnych kanałów przed startem.

Jedno źródło stanów = stabilny ekosystem sprzedażowy.

12.2. Niespójne lub błędne SKU / EAN (brak identyfikatorów produktów)

BaseLinker łączy produkty na podstawie identyfikatorów (SKU, EAN, ID). Jeśli są one niespójne lub niekompletne, system nie jest w stanie prawidłowo mapować produktów.

Objawy:

– oferty z marketplace’ów nie łączą się z produktami,– stany aktualizują się błędnie lub wcale,– zamówienia trafiają bez powiązanych produktów,– powstają duplikaty produktów w BaseLinkerze.

Przyczyny:

– każdy system używa innego SKU,– brak SKU w sklepie lub marketplace’ach,– duplikaty identyfikatorów.

Rozwiązanie:

– uporządkuj wszystkie identyfikatory przed wdrożeniem,– upewnij się, że SKU / EAN są identyczne we wszystkich systemach: sklep, ERP, marketplace’y, BL,– stosuj unikalne, jednoznaczne SKU (żadnego „produkt1”, „test123”).

Dobrze przygotowane SKU to fundament poprawnej synchronizacji.

Zbyt szybkie włączenie wszystkich automatyzacji naraz

Automatyzacje są potężnym narzędziem, ale jeśli włączysz je wszystkie od razu, mogą one wykonywać sprzeczne akcje lub wywoływać się wzajemnie.

Objawy:

– statusy zmieniają się „same z siebie”,– etykiety generują się nieprawidłowo lub podwójnie,– nie wiadomo, która reguła wykonała daną akcję,– pojawiają się konflikty w numerach dokumentów lub stanach.

Dlaczego?

Reguły działają jednocześnie, czasem jedna wywołuje drugą, co prowadzi do trudnych do wykrycia błędów.

Jak uniknąć?

– wdrażaj automatyzacje etapami — jedna grupa reguł na raz,– po każdej zmianie testuj realny przepływ zamówienia,– analizuj logi automatyzacji (pokazują, która reguła wywołała konkretną akcję).

Zasada wdrożeniowa: minimalizm na początku, automatyzacja w kolejnych etapach.

Brak mapowania metod dostawy

To błąd, który bardzo często ujawnia się dopiero po pierwszej wysyłce zamówień.

Objawy:

– BaseLinker nie może wygenerować etykiety,– wybierany jest błędny kurier,– zamówienia wpadają bez informacji o metodzie dostawy,– pracownicy muszą ręcznie poprawiać wysyłki.

Przyczyna:

Metoda dostawy w sklepie lub marketplace nie została powiązana z odpowiednią usługą kurierską w BaseLinkerze.

Jak uniknąć?

– stwórz listę wszystkich metod dostawy ze sklepu i marketplace’ów,– powiąż je z odpowiednimi usługami kurierów w BL (InPost, DPD, DHL itd.),– przetestuj generowanie kilku etykiet testowych.

Poprawne mapowanie dostaw to gwarancja płynnej obsługi logistycznej.

Brak przeszkolenia zespołu

Nawet perfekcyjnie skonfigurowany BaseLinker nie zadziała, jeśli pracownicy nie wiedzą, jak go używać.

Objawy niewyszkolonego zespołu:

– błędne zmiany statusów,– generowanie nieprawidłowych etykiet,– ignorowanie błędów w logach,– błędne pakowanie zamówień przez mylne statusy.

Jak zapobiec?

– przygotuj prostą instrukcję obsługi BaseLinkera dla działu pakowania i obsługi klienta,– nagraj krótkie materiały wideo z realnym przejściem zamówienia przez proces,– oznacz w systemie statusy kolorami, aby były intuicyjne,– przeprowadź szkolenie testowe na kilku zamówieniach.

Wdrożenie to nie tylko konfiguracja — to zmiana procesów i nawyków pracy.

Jak rozwijać wdrożenie – kolejne kroki

Po stabilnym uruchomieniu pierwszego etapu wdrożenia (produkty, zamówienia, podstawowy marketplace, kurierzy, kluczowe automatyzacje), BaseLinker może stać się rozbudowanym centrum dowodzenia całym ekosystemem e-commerce.To etap skalowania, w którym najważniejsze jest dokładanie nowych funkcji metodycznie – nie wszystko naraz.

Poniżej przedstawiono możliwe ścieżki rozwoju wraz z rekomendacjami wdrożeniowymi.

Dołączanie kolejnych marketplace’ów (Amazon, Empik, eBay, Morele, Kaufland itp.)

Rozszerzenie sprzedaży o nowe platformy jest naturalnym krokiem po ustabilizowaniu integracji sklepu i pierwszego marketplace’u.

Dlaczego robić to stopniowo?

– każdy marketplace ma własne zasady, wymagania i limity,– wymaga osobnego mapowania kategorii, parametrów, szablonów i ofert,– błędy w jednym marketplace’u mogą zaburzyć cały łańcuch synchronizacji.

Rekomendowany proces wdrożeniowy:

• Podłącz pojedynczy marketplace.

• Zaimportuj oferty i wykonaj powiązanie produktów.

• Przetestuj synchronizację stanów, cen i statusów wysyłki.

• Dopiero po tygodniu poprawnego działania przejdź do kolejnego marketplace’u.

BaseLinker umożliwia skalowanie sprzedaży na dowolną liczbę platform – istotne jest tylko utrzymanie porządku danych i spójnej logiki stanów.

Integracja z hurtowniami i automatyczne uzupełnianie stanów

Jeśli korzystasz z dropshippingu lub posiadasz wielu dostawców, integracja hurtowni może przenieść aktualizację produktów i stanów na autopilot.

Co umożliwia integracja z hurtownią?

– cykliczne pobieranie stanów magazynowych,– automatyczne aktualizacje cen,– import nowych produktów,– filtrowanie i wybór asortymentu w BaseLinkerze lub sklepie.

Najważniejsze decyzje:

– Czy hurtownia ma aktualizować tylko stany, czy również ceny?– Czy produkty hurtowni mają trafiać bezpośrednio na marketplace’y, czy przez sklep?– Czy potrzebne jest przemapowanie identyfikatorów (EAN, SKU)?

Dobrze skonfigurowana integracja hurtowni eliminuje 90% ręcznej aktualizacji stanów.

Integracja z ERP i przejęcie pełnego zarządzania magazynem

To etap dla firm, które mają:– fizyczny magazyn,– dokumenty PZ/WZ,– procesy kompletacji,– kilku magazynierów lub logistykę wielomagazynową.

Korzyści z integracji ERP → BaseLinker → kanały sprzedaży:

– pełna synchronizacja stanów i rezerwacji,– automatyczne wystawianie dokumentów magazynowych,– zgodność księgowa i magazynowa,– eliminuje potrzebę ręcznego zarządzania stanami w BaseLinkerze.

Ważne zasady integracji ERP:

– ERP musi być jednoznacznym źródłem stanów,– SKU i EAN muszą być w 100% spójne,– testy ERP powinny odbywać się w środowisku odseparowanym od realnej sprzedaży.

W tym etapie BaseLinker staje się centrum logistycznym, a ERP centralnym magazynem.

Rozbudowa automatyzacji – zaawansowane procesy

Po stabilnym pierwszym etapie warto budować automatyzacje, które realnie oszczędzają czas i poprawiają jakość obsługi.

Przykłady zaawansowanych automatyzacji:

A) Segmentacja klientów i personalizacja działań

– automatyczne przydzielanie VIP,– rabaty dla powracających klientów,– dodatkowe powiadomienia dla klientów B2B.

B) Automatyczne działania cenowe

– dynamic pricing (np. zwiększenie ceny przy niskim stanie),– automatyczne podnoszenie marży przy sprzedaży na Amazonie,– promocje czasowe sterowane warunkami.

C) Automatyczne zarządzanie ofertami marketplace

– automatyczne wystawianie nowych ofert przy uzupełnieniu stanu,– zamykanie ofert o niskim stanie,– przenoszenie ofert między kontami marketplace.

D) Automatyzacja zadań zespołu

– automatyczne przypisanie zamówień do pracowników wg typu zamówienia, magazynu lub marketplace’u,– automatyczne tagowanie zamówień,– pełna automatyzacja statusów.

Automatyzacje w BaseLinkerze pozwalają oszczędzić dziesiątki godzin pracy miesięcznie.

Wdrożenie raportowania i analityki sprzedaży (Excel, Google Data Studio, Power BI)

BaseLinker jest idealnym źródłem danych do systemów raportowania.

Co można raportować?

– sprzedaż dzienna, tygodniowa, miesięczna,– rentowność wg kategorii, SKU, kanału sprzedaży,– skuteczność pracowników,– statusy automatyzacji i logi.

Jak wykorzystać BaseLinkera?

– eksport zamówień do Excela (cykliczny lub ręczny),– integracja z API do Power BI / Looker Studio,– tworzenie dashboardów KPI dla magazynu i obsługi klienta.

Dobrze wdrożona analityka pozwala podejmować decyzje oparte na danych, a nie intuicji.

Kiedy przejść do kolejnego etapu?

Decyzję o rozwoju wdrożenia warto podjąć, gdy:– wszystkie integracje działają stabilnie,– błędy logistyczne są bliskie 0,– zespół jest przeszkolony,– automatyzacje podstawowe nie wywołują konfliktów,– masz spójne dane (SKU, EAN, stany).

Jeżeli którykolwiek z tych punktów nie jest spełniony — lepiej opóźnić kolejny etap rozwoju wdrożenia.

Podsumowanie

Wdrożenie BaseLinkera to jedna z najbardziej opłacalnych inwestycji w rozwój i uporządkowanie sprzedaży online. System pozwala połączyć wszystkie kanały, procesy i narzędzia w jeden spójny ekosystem — pod warunkiem, że zostanie wdrożony świadomie i metodycznie.

BaseLinker nie jest zwykłą „nakładką” na sklep. To centralna warstwa operacyjna e-commerce, która przejmuje kontrolę nad produktami, stanami, zamówieniami, wysyłkami i dokumentami. Właśnie dlatego kluczowe jest, aby jego konfiguracja była przemyślana.

Najważniejsze fundamenty skutecznego wdrożenia

1. Prawidłowa architektura danych

Każdy stabilny system e-commerce wymaga jasnych odpowiedzi na trzy pytania:

– Skąd pochodzą produkty? (sklep, BaseLinker, ERP, hurtownie)– Gdzie znajduje się główny magazyn i stany?– Który system zarządza cenami?

To decyzje strategiczne — od nich zależy, czy synchronizacja będzie spójna, czy chaotyczna.

2. Poprawna integracja wszystkich kanałów i narzędzi

Sukces wdrożenia opiera się na dokładnym podłączeniu:

– sklepu internetowego,– marketplace’ów (Allegro, Amazon, Empik itd.),– firm kurierskich,– systemów fakturowych i ERP.

Każda integracja wymaga precyzyjnego ustawienia parametrów, mapowania usług, kategorii i metod dostawy.

3. Powiązanie produktów i poprawna konfiguracja magazynu

BaseLinker musi wiedzieć, który produkt jest którym w każdym kanale.

Kluczowe są:

– spójne SKU i EAN,– poprawne mapowanie ofert marketplace,– jedno źródło stanów,– jasne zasady aktualizacji dostępności.

Bez tego automatyzacja nie zadziała stabilnie.

4. Przemyślana konfiguracja statusów i automatyzacji

Statusy zamówień to „kręgosłup” procesów operacyjnych.

Automatyzacje powinny wspierać:

– pracę magazynu,– komunikację z klientami,– generowanie dokumentów,– obsługę wysyłki,– wewnętrzne workflow zespołu.

Najważniejsze, aby wdrażać je stopniowo — jedna grupa procesów na raz.

5. Testy przed pełnym startem

Testy są absolutnie kluczowym etapem.

W praktyce należy sprawdzić:

– synchronizację zamówień,– zmiany stanów,– generowanie etykiet,– działanie reguł automatycznych,– aktualizację statusów w marketplace’ach.

Dopiero po pozytywnych testach można włączyć pełną automatyzację i masowe wystawianie ofert.

Co dalej? Naturalne kierunki rozwoju wdrożenia

Po udanym podstawowym wdrożeniu możesz rozwijać system, m.in. przez:

– dodanie kolejnych marketplace’ów,– integrację hurtowni i automatyczne uzupełnianie stanów,– podłączenie ERP i zaawansowane zarządzanie magazynem,– rozbudowane automatyzacje, segmentację klientów i dynamic pricing,– raportowanie sprzedaży i marży (Excel / BI / API).

BaseLinker jest narzędziem skalowalnym — może rosnąć razem z Twoim biznesem.

Ostatnia rada wdrożeniowa

Największym błędem jest wdrażanie wszystkiego naraz.Najlepsze wdrożenia przebiegają według zasady:

prosta baza → stabilizacja → rozwój → automatyzacja → skalowanie.

Jeśli utrzymasz taką kolejność, BaseLinker stanie się kręgosłupem Twojego e-commerce — stabilnym, automatycznym i wydajnym.

+48 512 451 727

mateusz@matuszczak.pro

Napędzamy sprzedaż w Ecommerce

Kontakt

Usługi

Wynajem Ecommerce Managera

Wdrożenie Baselinker od A do Z

Doradztwo Ecommerce dla lokalnych firm

Kompleksowa obsługa sprzedaży na allegro

Doradztwo Ecommerce dla sklepów internetowych

Zarządzanie sprzedażą Ecommerce