Automatyzacja BaseLinker w firmie usługowej: vouchery, faktury i rezerwacje
Poranek właścicielki salonu kosmetycznego: skrzynka mailowa, trzy zamówienia na vouchery do ręcznego potwierdzenia, faktury z wczoraj i pytania o wolne terminy. Godzina pracy, zanim wejdzie pierwsza klientka. Pokazuję, jak w BaseLinkerze ustawić łańcuch: opłacony voucher → faktura → potwierdzenie z voucherem → status, jak połączyć to z systemem rezerwacji przez Make, jakie szablony wiadomości wkleić i kiedy BaseLinker w firmie usługowej w ogóle ma sens.
Autor: Mateusz Matuszczak · Aktualizacja:
Jak zautomatyzować sprzedaż voucherów w BaseLinkerze?
Ustaw akcję automatyczną uruchamianą po zaksięgowaniu płatności, ograniczoną do voucherów (kategoria lub SKU). Reguła wystawia fakturę, wysyła e-mail z voucherem i zmienia status. Termin wizyty i przypomnienie obsługuje system rezerwacji połączony przez Make, a liczbę voucherów ogranicza stan w magazynie.
🎟️ Zobacz scenariusz →Na czym polega automatyzacja BaseLinker w firmie usługowej?
BaseLinker kojarzy się ze sklepami, ale w salonie, gabinecie czy u trenera obsługuje to samo: zamówienie, płatność, dokument i wiadomość do klienta. Podstawy: czym jest BaseLinker i czy go potrzebujesz.
Automatyzacja obsługi zamówień w firmie usługowej to zestaw akcji automatycznych w BaseLinkerze, które po opłaceniu vouchera, pakietu lub produktu same wystawiają dokument sprzedaży, wysyłają klientowi potwierdzenie, zmieniają status zamówienia i przekazują dane dalej, np. do systemu rezerwacji. Właściciel nie dotyka zamówienia, dopóki klient nie przyjdzie na wizytę.
Czy BaseLinker ma sens w salonie lub gabinecie?
Nie każda firma usługowa go potrzebuje. Decyduje to, co sprzedajesz online.
W skrócie: BaseLinker opłaca się firmie usługowej, gdy sprzedaje online vouchery, pakiety lub produkty fizyczne (np. kosmetyki), zwłaszcza w kilku kanałach. Jeśli sprzedajesz tylko wizyty, prościej i taniej jest połączyć system rezerwacji z programem do faktur przez Make.
| Sytuacja | Co wystarczy | Dlaczego |
|---|---|---|
| Tylko rezerwacje wizyt | Setmore lub Booksy + Make + inFakt | Zamówieniem jest wizyta, a system rezerwacji zna termin i płatność. Przykład: faktura po wizycie Setmore + inFakt |
| Wizyty + vouchery online | Sklep lub strona z płatnościami + BaseLinker + Make | Voucher to zamówienie z płatnością, fakturą i limitem sztuk |
| Wizyty + sprzedaż kosmetyków | BaseLinker | Magazyn, wysyłki, etykiety i wybór kuriera działają tak jak w sklepie |
| Sprzedaż w kilku kanałach (sklep, Allegro) | BaseLinker | Jedno miejsce na zamówienia i stany zamiast kilku paneli |
| Kilka zamówień w miesiącu | Ręcznie lub prosta automatyzacja w Make | Abonament i konfiguracja mogą kosztować więcej niż oszczędzony czas (cennik BaseLinker) |
Szerzej o tym, kiedy wdrożenie się zwraca: kiedy warto wdrożyć BaseLinker i czy BaseLinker się opłaca przy 20 zamówieniach dziennie.
Jak działają akcje automatyczne w BaseLinkerze?
Każda reguła to zdarzenie, warunki i akcje. Reguły można łączyć w łańcuch przez zmianę statusu.
W skrócie: akcja automatyczna uruchamia się po zdarzeniu (np. zaksięgowanie płatności, zmiana statusu), sprawdza warunki (np. tylko produkty z kategorii „Vouchery”) i wykonuje akcje (faktura, e-mail, SMS, zmiana statusu). Zmiana statusu na końcu jednej reguły może uruchomić kolejną.
zdarzenie
Co uruchamia regułę
warunek
Dla których zamówień
akcja
Co robi system
łańcuch
Kolejna reguła
Bez znajomości API ustawisz zmianę statusu, e-mail, SMS, fakturę lub paragon, przesyłkę z etykietą i dodanie tagu. Połączenie z zewnętrznym systemem rezerwacji wymaga już Make, webhooka lub API.
Jak zautomatyzować sprzedaż voucherów w BaseLinkerze? 6 kroków
Przykład: salon kosmetyczny sprzedaje vouchery na zabiegi w sklepie internetowym z płatnością Przelewy24, PayU lub Stripe.
W skrócie: 1) podłącz sklep i płatności, 2) utwórz statusy dla voucherów, 3) ustaw wyzwalacz na zaksięgowanie płatności z warunkiem „tylko vouchery”, 4) wystaw dokument sprzedaży, 5) wyślij potwierdzenie z voucherem i zmień status, 6) przetestuj na testowym zamówieniu i włącz monitoring.
-
1
Podłącz sklep i płatności
Dodaj integrację sklepu, w którym klientka kupuje voucher (np. Shoper lub WooCommerce), i sprawdź, czy status płatności przechodzi do BaseLinkera. Voucher dodaj jako produkt z unikalnym SKU, np.VOUCHER-MANICURE.→ Bez poprawnego SKU reguły i stany nie wiedzą, którego vouchera dotyczy zamówienie. -
2
Przygotuj statusy dla voucherów
Utwórz osobną ścieżkę statusów, np. Opłacone – voucher → Voucher wysłany → Zrealizowany. Dzięki temu vouchery nie mieszają się z zamówieniami wysyłkowymi.→ Statusy to fundament łańcucha. Nikt w zespole nie zmienia ich nazw bez konsultacji. -
3
Ustaw wyzwalacz na płatność, nie na „Nowe”
Akcja automatyczna startuje po zaksięgowaniu płatności, z warunkiem ograniczającym ją do kategorii voucherów lub konkretnych SKU. Status „Nowe” pojawia się już przy złożeniu zamówienia, więc faktura i voucher mogłyby trafić do kogoś, kto nie zapłacił.→ Pierwsza akcja: zmiana statusu na Opłacone – voucher. -
4
Wystaw dokument sprzedaży
Status Opłacone – voucher uruchamia wystawienie faktury lub paragonu w module BaseLinkera albo w podłączonym programie ( BaseLinker + inFakt). Gdy klient podał NIP, reguła wystawia fakturę na firmę: faktury B2B i B2C w BaseLinkerze.→ Szczegóły podatkowe vouchera w sekcji Faktury i KSeF. -
5
Wyślij potwierdzenie z voucherem
Reguła wysyła e-mail z szablonu z danymi zamówienia, voucherem (załącznik lub link) i linkiem do rezerwacji terminu, a potem zmienia status na Voucher wysłany. Voucher fizyczny? Ta sama reguła może utworzyć przesyłkę i etykietę, a walidacja adresu i telefonu chroni przed błędnym nadaniem.→ Link do rezerwacji w mailu skraca drogę od zakupu do wizyty. -
6
Przetestuj i włącz monitoring
Złóż testowe zamówienie i sprawdź efekt na końcu łańcucha: czy przyszedł mail, czy dokument ma poprawne dane, czy status się zmienił. Czas wykonania zależy od tego, jak szybko operator płatności potwierdzi wpłatę, więc testuj w docelowym środowisku.→ Po starcie: utrzymanie automatyzacji i monitoring błędów.
Jak połączyć BaseLinker z systemem rezerwacji i płatnościami?
BaseLinker jest warstwą zamówień. Termin wizyty żyje w systemie rezerwacji, a łączy je Make.
W skrócie: sklep i płatności przekazują zamówienie do BaseLinkera, BaseLinker obsługuje voucher, fakturę i potwierdzenie, a system rezerwacji (np. Setmore) przechowuje termin, wysyła przypomnienie przed wizytą i prośbę o opinię. Gdy dane mają płynąć między nimi, łączysz je w Make. Zasada: jedno miejsce nadrzędne dla każdej informacji, bez równoległej edycji w dwóch systemach.
Sklep i płatności
BaseLinker
System rezerwacji
Make — łącznik
* Linki partnerskie — jeśli założysz konto przez te linki, mogę otrzymać wynagrodzenie, a Twoje warunki się nie zmieniają. Polecam tylko narzędzia, które sam wdrażam i utrzymuję u klientów: narzędzia, które polecam.
Szablony wiadomości dla firmy usługowej: potwierdzenie, SMS i prośba o opinię
Treści do skopiowania. Pola w nawiasach kwadratowych zamień na znaczniki z listy dostępnej w edytorze szablonów BaseLinkera.
W skrócie: firmie usługowej wystarczą trzy wiadomości: potwierdzenie zakupu vouchera (e-mail po zaksięgowaniu płatności), krótki SMS z tym samym potwierdzeniem i prośba o opinię wysyłana dzień po wizycie. Dane klienta i zamówienia uzupełniają znaczniki dynamiczne, więc szablon piszesz raz.
Szablon 1: potwierdzenie zakupu vouchera (e-mail)
TematTwój voucher do [nazwa firmy] — zamówienie nr [numer zamówienia]
TreśćCześć [imię klienta], dziękujemy za zakup vouchera na [nazwa usługi]. Zamówienie nr [numer zamówienia] jest opłacone, a voucher znajdziesz w załączniku. Termin zarezerwujesz tutaj: [link do rezerwacji]. Voucher jest ważny do [data ważności]. Masz pytania? Zadzwoń: [telefon]. Do zobaczenia!
Szablon 2: potwierdzenie SMS
Dziekujemy za zakup! Voucher na [nazwa uslugi], zamowienie nr [numer zamowienia], jest w mailu. Rezerwacja: [krotki link]. [nazwa firmy]
Szablon 3: prośba o opinię po wizycie
TematJak oceniasz wizytę w [nazwa firmy]?
TreśćCześć [imię klienta], dziękujemy za wizytę. Będzie nam miło, jeśli podzielisz się szczerą opinią: [link do opinii Google]. To zajmie chwilę, a nam bardzo pomaga. Dziękujemy!
Status „Zrealizowany” ktoś musi ustawić po wizycie. Jeśli tego nie pilnujesz, prośbę o opinię lepiej wysyłać z systemu rezerwacji, który sam wie, że wizyta się odbyła. Więcej o szablonach: powiadomienia e-mail i SMS w BaseLinkerze.
Jak nie sprzedać więcej voucherów, niż masz terminów?
Voucher nie leży na półce, ale terminy w kalendarzu są ograniczone.
W skrócie: ustaw stan vouchera w magazynie BaseLinkera na liczbę terminów, które realnie obsłużysz w okresie ważności, pomniejszoną o bufor. Włącz kończenie oferty przy stanie zero i powiadomienie przy 2–3 sztukach. Stan zmniejsza się już przy utworzeniu zamówienia, więc nie sprzedasz tej samej puli dwa razy w czasie synchronizacji.
| Ustawienie | Przykład | Po co |
|---|---|---|
| Stan vouchera | Wolne terminy − już sprzedane vouchery − bufor, np. 30 − 12 − 3 = 15 | Sprzedajesz tyle, ile obsłużysz |
| Koniec oferty przy zerze | Oferta znika ze sklepu lub ma stan 0 | Brak zakupów „na termin, którego nie ma” |
| Powiadomienie o niskim stanie | E-mail do właściciela przy 2–3 sztukach | Czas na decyzję: dodać terminy czy zakończyć sprzedaż (wykrywanie braków) |
| Osobne SKU na usługę | VOUCHER-MANICURE, VOUCHER-MASAZ-60 | Limity i raporty dla każdej usługi osobno |
| Okres sprzedaży | Vouchery świąteczne tylko do 20 grudnia | Szczyt nie zapcha kalendarza na styczeń |
Stan vouchera to umowna pula, a nie lustro kalendarza. Raz w tygodniu porównaj go z wolnymi terminami w systemie rezerwacji, szczególnie przed świętami i Dniem Kobiet.
Faktura za voucher i KSeF: co ustawić w automatyzacji?
Automatyzacja wystawi dokument, ale to Ty decydujesz, jaki i kiedy.
W skrócie: moment wystawienia dokumentu zależy od rodzaju bonu. Bon jednego przeznaczenia (konkretna usługa, znana stawka VAT) zwykle rozlicza się przy sprzedaży vouchera, bon różnego przeznaczenia (np. kwotowy na dowolne zabiegi) przy jego realizacji. Faktury dla firm trafiają do KSeF. Regułę w BaseLinkerze ustaw dopiero po uzgodnieniu tego z księgową.
Klient z NIP-em
Klient prywatny
Ta sekcja nie jest poradą podatkową. Pokazuje, co trzeba ustalić, zanim reguła zacznie wystawiać dokumenty automatycznie.
Samodzielna konfiguracja czy wdrożenie: co działa, a co nie?
Jedną regułę ustawisz sam. Kilka powiązanych systemów to już projekt.
Konsultacja: BaseLinker i automatyzacje w firmie usługowej
Sprawdzę, czy BaseLinker ma u Ciebie sens, ustawię scenariusz voucherów i połączę go z rezerwacjami. Jestem oficjalnym partnerem wdrożeniowym BaseLinker.
Najczęstsze pytania o BaseLinker w firmie usługowej
Czy BaseLinker nadaje się dla firmy usługowej?
Czy BaseLinker ma kalendarz rezerwacji?
Jaki wyzwalacz ustawić dla automatyzacji voucherów w BaseLinkerze?
Jak nie sprzedać więcej voucherów, niż mam terminów?
Kto wysyła przypomnienie o wizycie: BaseLinker czy system rezerwacji?
Jak wystawić fakturę za voucher automatycznie?
Ile trwa wdrożenie takiej automatyzacji?
Zamówienia → rezerwacje → faktury
Voucher sprzedaje się sam. Faktura i potwierdzenie też.
Scenariusz voucherów w 6 krokach, integracja z systemem rezerwacji przez Make, trzy szablony wiadomości, limity sprzedaży i faktury z KSeF. Chcesz, żebym ustawił to u Ciebie? Umów konsultację.
Zakres i cena wdrożenia zależą od liczby integracji i reguł.